ตามที่มหาวิทยาลัยศิลปากร ได้จ้างบริษัท คอนเวอร์เจนซ์ซิสเทมส์ จำกัด ดำเนินการปรับปรุงระบบบริหารทรัพยากรองค์กรของมหาวิทยาลัยศิลปากร โดยใช้ระบบ ERP Software Application ชื่อ “SAP S/4 Hana” ที่พัฒนาโดยบริษัท SAP จากประเทศเยอรมัน เข้ามาประยุกต์ใช้เพื่อรองรับการทำงานในระบบการงบประมาณ การพัสดุ การบัญชีและการเงิน และการบัญชีบริหาร โดยบริษัทได้เข้ามาเป็นที่ปรึกษาและติดตั้งระบบ โดยใช้ชื่อโครงการในการดำเนินงานครั้งนี้ว่า SU-ERP ย่อมาจาก Silpakorn University Enterprise Resource Planning System หรือโครงการระบบบริหารทรัพยากรองค์กร มหาวิทยาลัยศิลปากร โดยเริ่มดำเนินการตั้งแต่เดือนกันยายน 2560 เป็นต้นมานั้น
 
ขณะนี้โครงการดังกล่าวได้ดำเนินการมาถึงขั้นตอนการอบรมขั้นสุดท้ายเพื่อเข้าใช้งานในระบบต่าง ๆ ที่พัฒนา/ดัดแปลงขึ้นเพื่อรองรับการทำงานในมหาวิทยาลัยศิลปากรให้กับผู้ที่เป็น Key User (กลุ่มบุคลากรที่เป็นตัวแทนจาก “ส่วนกลาง” และ “ส่วนงาน” ที่เกี่ยวข้องกับระบบ SU-ERP ที่เข้ามาทำงานร่วมกันในการพัฒนาระบบตั้งแต่เริ่มต้นโครงการจนถึงการใช้งานจริง) ได้แก่ ระบบบัญชีการเงิน (Financial Accounting – FI) ระบบบริหารงบประมาณ (Fund Management – FI) ระบบบริหารพัสดุ (Material Management – MM) และระบบบริหาร (Controlling – CO) ซึ่งระบบต่าง ๆ เหล่านั้นก็จะมีระบบย่อย ๆ อีก จึงต้องใช้ระยะเวลาในการอบรมอีกระยะหนึ่ง ลำดับถัดไปก็จะดำเนินการอบรมการใช้ระบบให้กับผู้ที่เป็น End User (กลุ่มบุคลากรผู้ที่เป็นผู้ร่วมใช้งานระบบ SU-ERP หลังจากเริ่มใช้งานจริงแล้วจากทุกหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง) และคาดว่าระบบ SU-ERP จะเริ่มใช้งานได้จริงในปีงบประมาณ พ.ศ. 2562 ที่จะถึงนี้
 
การทำงานของระบบย่อยต่าง ๆ ภายในระบบ SU-ERP จะเชื่อมโยงกัน กล่าวคือ ระบบงานการควบคุมงบประมาณเชื่อมโยงกับระบบบริหารพัสดุ ระบบบัญชี และการเงิน โดยสามารถสืบค้นข้อมูลรายละเอียด ความถูกต้องของการใช้จ่ายงบประมาณ เพิ่มประสิทธิภาพของการปฏิบัติงานให้กับบุคลากรและรองรับการตรวจสอบจากหน่วยงานภายในและภายนอกมหาวิทยาลัย และเป็นการปรับกระบวนการปฏิบัติงานด้านงบประมาณ พัสดุ บัญชี การเงิน และการบริหารทรัพยากรมนุษย์ของทุกหน่วยงานภายในมหาวิทยาลัยให้เป็นมาตรฐานเดียวกัน ทำให้ผู้ปฏิบัติงานของมหาวิทยาลัยศิลปากรด้านงบประมาณ พัสดุ บัญชี การเงิน ต้องเข้าไปทำงานในระบบนี้ทั้งหมด
 
การปฏิบัติงานให้บริการของหอสมุด พระราชวังสนามจันทร์จะมีการเก็บเงินจากลูกค้าหรือผู้ใช้บริการเพื่อเป็นค่าบริการต่าง ๆ ค่าบริการที่จัดเก็บเป็นประจำทุกวันส่วนใหญ่จะเป็นค่าปรับในการยืมสารสนเทศ(หนังสือและสื่อโสตทัศน์) แล้วส่งคืนเกินกำหนด และค่าเข้าใช้บริการหอสมุดสำหรับบุคคลภายนอก ซึ่งปัจจุบันเจ้าหน้าที่ผู้ให้บริการจะออกใบเสร็จรับเงินสำหรับการรับเงินค่าบริการเหล่านั้นด้วยใบเสร็จรับเงินชนิดที่เขียนด้วยมือ ดังนั้น หากมหาวิทยาลัยศิลปากรใช้ระบบ SU-ERP อย่างเต็มรูปแล้ว การออกใบเสร็จรับเงินต้องออกจากระบบ SU-ERP ด้วยเช่นกัน ซึ่งในแต่ละวันจะมีปริมาณใบเสร็จรับเงินที่ต้องออกค่อนข้างมาก โดยผู้ให้บริการจะตรวจสอบข้อมูลจำนวนเงินที่ต้องจ้ดเก็บจากลูกค้าหรือผู้ใช้บริการจากระบบ INNOPAC ก่อน แล้วถึงจะนำข้อมูลมาใส่ในระบบ SU-ERP เพื่อออกใบเสร็จรับเงิน ซึ่งระบบ SU-ERP ยังไม่สามารถเชื่อมโยงกับระบบ INNOPAC ของหอสมุด พระราชวังสนามจันทร์ได้ ผู้ปฏิบัติงานจึงต้องเปิดใช้งานทั้งสองระบบในเวลาเดียวกัน
 
โปรแกรมย่อยในระบบ SU-ERP ที่ใช้ในการออกใบเสร็จรับเงินในการรับเงินค่าบริการของหอสมุด พระราชวังสนามจันทร์ จะใช้ “โปรแกรมบันทึกรับเงินไม่อ้างอิงใบแจ้งหนี้ (Incoming Payment with AR)” หรือโปรแกรมรับชำระเงินเบ็ดเตล็ด โดยใช้คำสั่ง (Transaction Code) ZARPG002 ซึ่งผู้ใช้งานหรือผู้รับเงินจะต้องใส่รายการที่หน้าจอการบันทึกรายการ เช่น ประเภทเอกสารรับชำระเงิน รหัสหน่วยรับเงิน ชื่อผู้รับเงิน  รายละเอียดของผู้ชำระเงิน รหัสรายการรายได้ ศูนย์ต้นทุนที่รับรายได้ รหัสเงินทุน ขอบเขตหน้าที่ จำนวนเงินที่รับ ข้อมูลส่วนหัว วิธีการชำระเงิน เป็นต้น เมื่อบันทึกรายการรับเงินเข้าสู่ระบบแล้ว โปรแกรมจะมีการจัดเก็บรายละเอียดของข้อมูลในเอกสาร (FI document) โดยสามารถตรวจสอบรายละเอียดในเอกสารผ่านคำสั่งงาน FB03
 
หากต้องการยกเลิกใบเสร็จรับเงินที่ออกไป ต้องไปทำรายการยกเลิกในระบบด้วยคำสั่ง ZARPG003 ก่อนแล้วค่อยไปดำเนินการออกใบเสร็จรับเงินที่ถูกต้องใหม่ ซึ่งการยกเลิกใบเสร็จรับเงิน มีเงื่อนไขคือ
     1.  ห้ามยกเลิกใบเสร็จรับเงินข้ามวัน
     2.  Username ของผู้ที่ยกเลิก ต้องเป็นคนเดียวกับผู้ที่บันทึกรายการ
     3.  สามารถยกเลิกใบเสร็จรับเงินได้ 3 กรณี คือ (1) ชำรุด (2) ยกเลิกเอกสารทางบัญชี เช่น บันทึกรายการผิด เป็นต้น และ (3) กรณีไม่มีรายการทางบัญชี เช่น การสั่งพิมพ์เอกสารผิดเครื่อง เป็นต้น
 
แบบร่าง ใบเสร็จรับเงินที่ออกโดยระบบ SU-ERP

 
ทุกสิ้นวัน หน่วยงานต้องมีการนำส่งเงินให้กับหน่วยงานคลัง โดยทำรายการในโปรแกรมย่อย “โปรแกรมการพิมพ์ใบนำส่งเงิน (Cash Report)” โดยใช้คำสั่ง ZARFM002
 
แบบร่าง ใบนำส่งเงินที่ออกโดยระบบ SU-ERP

 
จะเห็นว่าการปฏิบัติงานเกี่ยวกับการออกใบเสร็จรับเงินจะมีความยุ่งยากพอสมควร ในการปฏิบัติงานเพื่อให้บริการ ผู้ให้บริการควรมุ่งเน้นไปตอบสนองความต้องการของลูกค้าหรือผู้รับบริการเป็นสำคัญ และใช้ระยะเวลาในการออกใบเสร็จรับเงินให้สั้นที่สุด เพื่อไม่ให้ลูกค้าหรือผู้รับบริการต้องรอนาน ดังนั้น หอสมุดหรือผู้เกี่ยวข้อง จึงควรหาวิธีการต่าง ๆ หรือพัฒนา Application สำหรับใช้ในการรับชำระเงินค่าบริการต่าง ๆ ของหอสมุด เพื่อให้ผู้ทำหน้าที่ให้บริการทำงานได้สะดวก รวดเร็ว และมุ่งเน้นการให้บริการแก่ผู้ใช้บริการเป็นสำคัญ