ปัจจุบันองค์กรต่าง ๆ ของภาครัฐจะให้ความสำคัญกับงานบริการที่เน้นการสร้างความพึงพอใจของผู้รับบริการการโดยการปรับปรุงงานด้านการบริการเพื่อตอบสนองต่อความต้องการของผู้รับบริการ ซึ่งหอสมุดเป็นองค์กรหนึ่งที่ให้ความสำคัญกับการปรับปรุงคุณภาพการให้บริการอย่างต่อเนื่อง
ดังนั้นการเตรียมความพร้อมทั้งด้านสถานที่ให้บริการ สิ่งอำนวยความสะดวก บุคลากรผู้ปฏิบัติงาน ความรู้ความสามารถในการสร้างความรู้รอบและรอบรู้ ในการปฏิบัติงานที่ตนรับผิดชอบซึ่งเป็นการเตรียมความพร้อมที่จะรับผิดชอบงานในทุกรูปแบบและพร้อมที่จะเผชิญปัญหา อุปสรรค นานานัปการที่จะเกิดขึ้นในการให้บริการ
 รวมถึงการเตรียมความพร้อมต่อการสร้างปฏิสัมพันธ์และการสนทนากับผู้รับบริการ การให้ความช่วยเหลือ เพื่อเป็นการสร้างความพึงพอใจ ความประทับใจและเกิดความชื่นชมองค์กร อันเป็นการสร้างภาพลักษณ์ที่ดีให้แก่องค์กร และเบื้องหลังความสำเร็จของการปฏิบัติงานบริการคือ การเตรียมความพร้อมก่อนการให้บริการ ซึ่งมีแนวปฏิบัติ ดังนี้
1. สถานที่ให้บริการ สะอาดมีความเป็นระเบียบเรียบร้อย ห้องน้ำสะอาด มีการจัดจุดบริการที่เหมาะสมแก่ ผู้มารับบริการ เช่น โต๊ะ เก้าอี้ น้ำดื่ม มุมอ่านหนังสือ มีผัง/ป้าย ที่บ่งบอกขั้นตอนการให้บริการที่ชัดเจน มีจุดประชาสัมพันธ์/ติดต่อสอบถามที่เหมาะสมสะดวกต่อผู้รับบริการ
2. บุคลากรผู้รับผิดชอบงานด้านการบริการ เป็นการเตรียมความพร้อมด้านบุคลิกภาพ การดูแลหน้าตา ทรงผม เล็บมือ ให้สะอาดอยู่เสมอ ก่อนออกจากบ้านควรสำรวจตัวเองว่าดูเรียบร้อยหรือยัง การแต่งกายเสื้อผ้าที่สวมใส่มีความเหมาะสมกับรูปร่างและบุคลิกลักษณะของตนเองและสถานที่ แม้กระทั่งกริยาท่าทางในการ ท่าเดิน นั่ง และยืนที่ดูดีสามารถบ่งบอกถึงบุคลิกภาพที่มีความมั่นใจและเชื่อมั่นในตนเอง ซึ่งการเดิน นั่ง ยืน ที่ถูกลักษณะนอกจากจะส่งผลต่อภาพลักษณ์ของตนเองแล้วยังส่งผลต่อสุขภาพของตนเองอีกด้วย ดังนั้นการที่มีบุคลิกภาพที่ดีย่อมส่งผลโดยตรงต่อภาพพจน์ที่ดีที่มีต่อสายตาผู้รับบริการ ถือว่าเป็นภาพภายนอกที่ต้องแต่งแต้มเติมสีสันเข้าไปเพื่อให้ผู้รับบริการชอบและพอใจ คุณที่จะเป็นผู้หนึ่งที่สามารถผูกจิต ผู้ใจผู้รับบริการด้วยภาพลักษณ์ภายนอกที่คุณสามารถสร้างขั้นมาเองได้
3. ด้านการใช้กริยามารยาท ที่มีความสุภาพต่อเพื่อนร่วมงานและผู้รับบริการ มีหน้าตายิ้มแย้มแจ่มใสเสมอเมื่อมีผู้มารับบริการ ซึ่งใบหน้าและแววตาที่แสดงออกมานั้นจะเป็นเสน่ห์ที่ดึงดูดใจผู้รับบริการสิ่งแรกนั้นก็คือ การสบตากับผู้ที่มารับบริการที่แสดงออกถึงความเอาใจใส่และความปรารถนาที่จะสนทนาปราศรัยด้วยพร้อมที่จะช่วยเหลือ สร้างความเป็นกันเอง ซึ่งการมีสุขภาพจิตที่ดีจะช่วยทำให้เรามีใบหน้าและแววตาที่ดีและสดใสอยู่เสมอ
4. การเตรียมอุปกรณ์ เครื่องมือที่จะให้บริการต่าง ๆ ให้พร้อมก่อนผู้รับบริการเข้ามารับบริการเสมอ รวมถึงการให้การต้อนรับผู้รับบริการด้วยมิตรไมตรี มีการปราศรัยทักทายผู้มารับบริการก่อนเสมอและมีการให้บริการแก่ผู้รับบริการทุกคนด้วยความเสมอภาคและเท่าเทียมกันตามลำดับก่อน หลัง ในกรณีที่มีผู้รับบริการจำนวนมากทำให้เกิดการบริการที่ล่าช้าหรือมีข้อผิดพลาดใดๆ ต้องกล่าวคำว่าขอโทษเสมอ
5. การต้อนรับผู้รับบริการ เมื่อมีผู้รับบริการเข้ามาควรสอบถามความต้องการของผู้รับบริการก่อนเสมอโดยใช้คำพูดสวัสดีครับ/ค่ะต้องการติดต่อเรื่องอะไรครับ/ค่ะ อำนวยความสะดวกผู้รับริการด้วยความเต็มใจ
6. เทคนิคด้านการประสานงาน ติดตามงานกับหน่วยงานอื่น ควรมีการแสดงด้วยท่าทีที่เป็นมิตรภาพ มีทัศนคติที่ดีต่อการให้บริการ ให้เกียรติผู้กับเพื่อนร่วมงาน เปิดใจยอมรับความคิดเห็นของผู้อื่น และผู้รับบริการอยู่เสมอ เรียนรู้และพัฒนาตนเองอยู่ตลอดเวลาด้วยการเป็นผู้ที่ใฝ่ศึกษาเรียนรู้เพื่อสร้างความรอบรู้ และรู้รอบ ในงานบริการ ควรให้ความช่วยเหลือนอกภารกิจสามารถแนะนำบุคคลที่สามารถให้บริการในเรื่องอื่นที่ไม่เกี่ยวข้องกับงานของตนเองได้
7. มารยาทการรับโทรศัพท์ เมื่อมีเสียงเรียกเข้าไม่ควรปล่อยให้เสียงโทรศัพท์ดังเกิน 3 ครั้ง หากมีเหตุผลที่จำเป็นต้องรับโทรศัพท์ช้าและควรกล่าวคำทักทาย โดยพูดว่า “สวัสดีครับ/ค่ะ (ชื่อหน่วยงาน), (ชื่อผู้รับโทรศัพท์), รับสายครับ/ค่ะ เมื่อผู้รับบริการแจ้งความต้องการแล้วให้ผู้รับโทรศัพท์แจ้งเจ้าหน้าที่ที่เกี่ยวข้องมารับสายโดยเร็ว กรณีเจ้าหน้าที่ที่เกี่ยวข้องไม่อยู่หรือไม่สามารถรับโทรศัพท์ได้ให้ผู้รับโทรศัพท์สอบถามรายละเอียดต่าง ๆจากผู้ที่โทรเข้ามา เช่น ชื่อผู้โทร เบอร์โทรศัพท์ติดต่อกลับ เรื่องที่ต้องการจะติดต่อเพื่อแจ้งให้เจ้าหน้าที่ที่เกี่ยวข้องทราบต่อไป
8. มารยาทการให้บริการ ขณะให้บริการไม่ควรรับประทานอาหารหรือของขบเคี้ยวต่าง ๆ ไม่หยอกล้อเล่นหรือคุยกันเสียงดัง ขณะให้บริการ ไม่เสริมสวยขณะให้บริการ ไมควรสวมรองเท้าแตะ เสื้อยืด
การสร้างภาพลักษณ์ที่ดีในการปฏิบัติงานด้านการบริการนับเป็นหัวใจสำคัญยิ่งของงานบริการซึ่งผลตอบรับในด้านการให้บริการไม่เพียงแต่เป็นการสร้างความพึงพอใจ ความประทับใจ แก่ผู้รับบริการเท่านั้น แต่ยังเป็นการสร้างภาพลักษณ์ให้กับตัวผู้ให้บริการเองและองค์กรอีกด้วย ดังนั้น การเตรียมความพร้อมก่อนการให้บริการจึงเป็นเรื่องสำคัญที่ทุกคนไม่ควรมองข้ามไม่ว่าจะเป็นเรื่องของ สถานที่ อุปกรณ์การปฏิบัติงาน บุคลากรที่เกี่ยวข้องกับ บุคลิกภาพ กริยามารยาทในการอยู่ร่วมกับผู้อื่น มารยาทการรับโทรศัพท์และการติดต่อประสานงานกับหน่วยงานอื่น ๆ ซึ่งสิ่งเหล่านี้จะเห็นผลอย่างเป็นรูปธรรมได้นั้นควรจะต้องมีการนำระบบการติดตามและประเมินผลมาใช้เพื่อหาจุดอ่อน จุดแข็ง ข้อบกพร่อง แล้วนำมาปรับปรุงแก้ไขเพื่อการพัฒนาและสร้างสรรค์งานบริการอย่างต่อเนื่อง