เทคนิคการให้บริการ
ในฐานะที่ข้าพเจ้าเป็นผู้รับผิดชอบด้านงานบริการโสตทัศนศึกษา หัวใจสำคัญคือ ผู้รับบริการซึ่งเป็นเป้าหมายของการทำงานด้านการบริการให้ประสบความสำเร็จ ซึ่งกลยุทธ์ที่สำคัญในการปฏิบัติงานด้านการบริการให้บรรลุเป้าหมาย คือ เทคนิคการให้บริการซึ่งเป็นกลยุทธ์ในการขับเคลื่อนงานบริการโสตทัศน์เพื่อตอบสนองความต้องการหรือสิ่งที่เป็นประโยชน์ต่อผู้รับบริการ นั่นหมายถึง การเป็นผู้ให้บริการที่ดี ผู้รับบริการเกิดความประทับใจและชื่อชมองค์กรรวมทั้งยังเป็นการสร้างภาพลักษณ์ที่ดีให้แก่องค์กรอีกด้วย ดังนั้นการที่จะเป็นผู้ให้บริการมืออาชีพนั้นจะต้องเป็นผู้ที่มีบุคลิกภาพและมีคุณสมบัติที่เหมาะสมพร้อมทั้งมีการพัฒนาเทคนิคการให้บริการเพื่อให้การบริการมีประสิทธิภาพอย่างต่อเนื่อง ซึ่งรายละเอียด ดังนี้
1. ผู้ปฏิบัติงานด้านการบริการควรเป็นผู้รักงานบริการเพราะผู้ที่รักงานบริการจะมีความเข้าใจและเอาใจใส่ในงานและให้ความสำคัญต่อผู้รับบริการ มีความเอาใจใส่ ยิ้มแย้มแจ่มใส มีความกระตือรือร้นที่จะช่วยเหลือผู้รับบริการ
2. ผู้ให้บริการควรมีบุคลิกภาพและลักษณะการแต่งกายที่ดูสะอาดเรียบร้อยรวมถึงกิริยามารยาทที่แสดงออกควรเป็นไปตามธรรมชาติ เช่น การหัวเราะ การยิ้ม การแสดงท่าทางประกอบการสื่อสาร
3. เทคนิคการให้บริการ โดยเฉพาะอย่างยิ่งการสนทนาที่ทำให้ผู้รับบริการเกิดความประทับใจ ซึ่งมีวิธีง่าย ๆ คือ
3.1 การสร้างความเป็นกันเองเพื่อให้ผู้บริการเกิดความอุ่นใจ แสดงความเป็นมิตรภาพที่แสดงออกทางสีหน้า แววตา กริยาท่าทาง และน้ำเสียงที่มีความสุภาพ
3.2 เน้นการฟังเป็นหลัก ผู้ให้บริการควรเป็นผู้ฟังที่ดี ตั้งใจฟังในขณะที่ผู้รับบริการกำลังพูดไม่ควรแสดงความไม่พอใจออกมา
3.3 ผู้ให้บริการควรทบทวนคำพูดเพื่อแสดงให้ผู้รับริการทราบว่ามีความตั้งใจฟังในเรื่องที่ผู้รับริการพูด
ข้อควรระวังในการให้บริการ
1. ไม่สนใจหรือไม่ตอบสนองความต้องการของผู้รับบริการ ควรคำนึงอยู่เสมอว่าผู้รับบริการมีความสำคัญ
2. การให้บริการขาดตกบกพร่อง ซึ่งเป็นสิ่งที่ต้องย้ำเตือนอยู่เสมออย่าให้ขาดตกบกพร่องเพราะอาจส่งผลกระทบงานบริการอื่น ๆ เกิดความเสียหายตามไปด้วย
3. การดำเนินการล่าช้า ซึ่งเป็นภาพลักษณ์ที่ไม่ดีอย่างยิ่งอาจสร้างความเสียหายแก่ผู้รับบริการได้
4. ใช้กริยาวาจาไม่เหมาะสม ที่อาจทำลายความรู้สึกของผู้รับบริการ ซึ่งในการให้บริการนั้นสามารถรับรู้ได้จาก กริยา ท่าทาง น้ำเสียง ดังนั้นผู้ให้บริการควรมีสติและรู้จักควบคุมอารมณ์
5. การสร้างความผิดหวังให้กับผู้รับบริการ เช่น การพูดโทรศัพท์ไม่เหมาะสม การไม่สนใจหรือไม่เต็มใจให้บริการ การให้บริการผิดพลาดสร้างความเสียหายให้แก่ผู้รับบริการ
แนวทางการปฏิบัติการให้บริการ
1. ด้านร่างกาย มีสุขภาพแข็งแรง หน้าตาสดใจ ยิ้ม ทักทาย การแต่งกายเรียบร้อย มีกิริยาสุภาพ ต้องวางตัวเป็นมิตร เปิดเผย จริงใจ
2. ด้านวาจา ในการสนทนากับผู้รับบริการควร มีนำเสียงไพเราะชวนฟัง และชัดเจน ใช้ถ้อยคำเหมาะสม พูดให้เกิดประโยชน์แก่ผู้รับบริการ
3. ด้านจิตใจ ต้องทำจิตใจให้เบิกบาน แจ่มใส ยินดีที่จะต้อนรับ
จะเห็นได้สิ่งสำคัญของงานบริการคือ ผู้ให้บริการต้องมีบุคลิกภาพและคุณลักษณะที่มีความเหมาะสม มีความรู้ความสามารถ รู้จักแก้ไขปัญหาเฉพาะหน้าได้ดี เป็นผู้ที่มีใจให้บริการเป็นสำคัญ มีความเข้าใจและตระหนักถึงความสำคัญในการให้บริการเพื่อสร้างความประทับใจให้แก่ผู้รับบริการทุกคนรวมทั้งยังเป็นการสร้างภาพลักษณ์ที่ดีให้แก่ห้องสมุดอีกด้วย