การจัดทำแผนพัฒนาบุคลากรรายบุคคล
IDP เป็นแผนงานเพื่อเตรียมความพร้อมของบุคลากรให้มีคุณสมบัติ มีความสามารถ และมีศักยภาพในการทำงาน สำหรับตำแหน่งงานที่สูงขึ้น เป็นแผนพัฒนาความสามารถในการทำงานที่เน้นการสื่อสารแบบสองทางระหว่างหัวหน้าและบุคลากร การจัดทำ IDP ให้เกิดประโยชน์และมีประสิทธิภาพ หัวหน้าต้องให้ความร่วมมือ และมีการปฏิบัติตามแผน IDP อย่างเป็นระบบและต่อเนื่อง
ประโยชน์ IDP
ระดับผู้ใต้บังคับบัญชา
- ปรับปรุงความสามารถที่มีทั้งจุดเด่นและจุดด้อย เพื่อปรับปรุงผลงานที่รับผิดชอบให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น
- พัฒนา สามารถนำมาพัฒนาความสามารถในงานให้ดีขึ้น ต่อจากความสามารถเดิม เป็นการเพิ่มศักยภาพในการทำงานของบุคลากรให้มีความสามารถที่จะรับผิดชอบงานที่สูงขึ้น
- เตรียมความพร้อม สามารถช่วยบุคลากรมีความพร้อมในตำแหน่งงานที่สูงขึ้น หรืองานที่ต้องย้ายไปทำ ทำให้ลดความรู้สึกกังวล ลดความเครียดและความกลัวที่ไม่สามารถทำงานได้
ระดับหัวหน้า
- การทดแทนงาน ทำให้บุคลากรสามารถทำงานแทนกันได้ ซึ่งมีผลให้หัวหน้าไม่หนักใจ หากกรณีบุคลากรลางานหรือลาออก
- ผลงานของหน่วยงาน ความสำเร็จของหัวหน้าเกิดจากการเรียนรู้และการพัฒนาของบุคลากร โดยมีหัวหน้ารับผิดชอบในการพัฒนาความสามารถของบุคลากรเหล่านั้น
- คุณภาพชีวิตการทำงาน เป็นการรักษาสมดุลการทำงาน สามารถบริหารเวลาในงานที่รับผิดชอบและชีวิตส่วนตัว
ระดับองค์กร
- ผลงานขององค์กร ผลสำเร็จของหน่วยงานเป็นไปตามเป้าหมายย่อมส่งผลความสำเร็จสู่องค์กร
- การสร้างแบรนด์ให้กับองค์การ ช่วยสร้างภาพลักษณ์ให้กับองค์กร แบรนด์อาจทำให้มีการพูดปากต่อปากเกี่ยวกับรูปแบบการพัฒนาคนในรูปแบบ เทคนิค และวิธีการพัฒนาคนในองค์กร
ขั้นตอนการทำ IDP
- กำหนดมาตรฐานความสามารถที่ต้องการ
- ประเมินความสามารถของบุคลากร
- กำหนดเครื่องมือการพัฒนาบุคลากร
- จัดทำแผนพัฒนาบุคลากรรายบุคคล
- พูดคุยแผนการพัฒนากับบุคลากร
- ติดตามประเมินผลการพัฒนาบุคลากร
ขั้นตอนการจัดทำ IDP คือ
1. การกำหนดมาตรฐานความสามารถ (competency) ซึ่ง competency แบ่งออกเป็น 3 ประเภท ได้แก่
1.ความสามารถหลัก เป็นการกำหนดขึ้นจากวิสัยทัศน์ภารกิจ และนโยบายองค์กร
2. ความสามารถในการบริหารจัดการงาน เป็นการกำหนดขึ้นจากขอบเขตงานของระดับตำแหน่งงาน
3. ความสามารถในงาน เป็นความสามารถเฉพาะด้าน กำหนดขึ้นจากขอบเขตงานในรายละเอียด ตำแหน่งต่างกัน ขอบเขตงานต่างกัน มี competency ต่างกัน ตามหน้าที่ความรับผิดชอบในงานที่ได้รับมอบหมาย
2. ประเมินความสามารถของบุคลากร
การประเมินช่องว่างความสามารถของบุคลากร เป็นการวิเคราะห์บุคลากรที่หัวหน้าดูแลรับผิดชอบ ว่ามีพฤติกรรมการทำงานที่เป็นไปอย่างที่ต้องการหรือไม่
รูปแบบการประเมินช่องว่างความสามารถ
- Super Visor Evaluation เป็นการประเมินพฤติกรรมบุคลากรโดยผู้บังคับบัญชาเป็นผู้ประเมินเป็นได้ทั้งผู้บังคับบัญชาโดยตรง หรือผู้บังคับบัญชาเหนือขึ้นไป
- Self Evaluation เป็นการประเมินโดยบุคลากรเป็นผู้รับผิดชอบในการประเมินเอง บุคลากรต้องพิจารณาจากผลงานและให้คะแนนว่าตนเองมีความสามารถระดับใด
- 180 Degree Evaluation เป็นการประเมิน 2 ช่องทาง ได้แก่ การประเมินโดยผู้บังคับบัญชาและโดยบุคลากร เป็นรูปแบบที่เปิดโอกาสให้บุคลากรมีส่วนร่วมในการประเมินด้วย ซึ่งการประเมินแบบนี้ต้องมีการกำหนดค่าน้ำหนัก ว่าหัวหน้าประเมินกี่ % และบุคลากรควรเป็นกี่ %
- 360 Degree Evaluation เป็นการประเมินหลากหลายด้าน แบบรอบทิศ ได้แก่ หัวหน้า ตัวบุคลากรเอง หรือการประเมินโดยลูกค้า ผู้ใช้บริการ เพื่อนร่วมงาน ผู้ที่ประเมินต้องมีความเกี่ยวข้องการทำงานของบุคลากรนั้นๆ
3. กำหนดเครื่องมือการพัฒนาบุคลากร
1) การฝึกอบรมในห้องเรียน 2) การสอนงาน 3) การฝึกอบรมในคณะทำงาน 4) โปรแกรมพี่เลี้ยง 5) การเพิ่มคุณค่าในงาน 6) การเพิ่มปริมาณงาน 7) การมองหมายโครงการ 8) การหมุนเวียนงาน 9) การให้คำปรึกษาแนะนำ 10) การติดตาม/สังเกต 11) การทำกิจกรรม 12) การเรียนรู้ด้วยตนเอง 13) การเป็นวิทยากรภายใน 14) การดูงานนอกสถานที่ 15) การให้ข้อมูลย้อนกลับ 16) การฝึกงานกับผู้เชี่ยวชาญ 17) การเปรียบเทียบคู่แข่ง/คู่เปรียบเทียบ 18) การประชุม/สัมมนา 19) การให้ทุนการศึกษา
4. จัดทำแผนพัฒนาบุคลากรรายบุคคล
การกำหนดปัจจัยที่ใช้ในการพัฒนา
- กรณีบุคลากรมีความสามารถที่เป็นจุดแข็ง-จุดอ่อนหัวหน้าต้องพิจารณาเลือกพัฒนาความสามารถที่เป็นจุดอ่อนก่อนจุดแข็ง
- กรณีบุคลากรมีความสามารถที่เป็นจุดอ่อนอย่างเดียว หัวหน้าต้องพิจารณาเลือกพัฒนาความสามารถที่เป็นจุดอ่อนที่ควรพัฒนาก่อน
- กรณีบุคลากรมีความสามารถที่เป็นจุดแข็งอย่างเดียว หัวหน้าต้องพิจารณาเลือกพัฒนาความสามารถที่เป็นจุดแข็งเพื่อเสริมความสามารถที่เป็นจุดแข็งให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น
กำหนดผู้รับผิดชอบในการพัฒนา
- หน่วยงานบุคลากร ที่รับผิดชอบจัดหาหลักสูตรฝึกอบรมที่เหมาะสมในรูปแบบการจัดฝึกอบรมภายใน-ภายนอก
- หัวหน้าจะรับผิดชอบเครื่องมือพัฒนา เช่น การสอนงาน การฝึกอบรมในขณะปฏิบัติงาน การเป็นแม่แบบหรือตัวอย่างให้บุคลากร เป็นต้น
- บุคลากร ต้องรับผิดชอบเครื่องมือ คือ การเรียนรู้ด้วยตนเอง เช่น หนังสือ ทีวี วิดีโอ ตำรา เป็นต้น
การกำหนดระยะเวลาเริ่มต้นและสิ้นสุด
- ช่วงที่สะดวกของหัวหน้า 2. ช่วงที่สะดวกของบุคลากร 3. ลักษณะของเครื่องมือพัฒนา
5. พูดคุยแผนการพัฒนากับบุคลากร
IDP Feedback หรือ Individual Development Feedback เป็นการให้ข้อมูลย้อนกลับถึงแผนการพัฒนา ความสามารถของบุคลากร เพื่อแจ้งให้บุคลากรรู้ว่าความสามารถเรื่องใดเป็นจุดแข็ง และความสามารถเรื่องใดเป็นจุดอ่อน จุดเริ่มต้น IDP Feedback เป็นการลดปัญหาที่เกิดขึ้นอยู่ที่ตัวหัวหน้า หัวหน้าต้องมีใจหรือมีความพร้อมในการให้ข้อมูลย้อนกลับ รวมถึงประสิทธิภาพของ IDP Feedback ขึ้นอยู่กับแนวทางหรือเทคนิคการพูดคุยกับบุคลากร องค์กรอาจหาวิทยากรภายนอกมาถ่ายทอดให้ความรู้และเทคนิคต่างๆ ในการให้ข้อมูลย้อนกลับบุคลากร
6. การติดตามและประเมินผลการพัฒนางาน
การติดตาม เป็นการเก็บรวบรวมข้อมูลการปฏิบัติตามแผน IDP ที่กำหนดไว้ นำไปสู่การตัดสินใจ แก้ไข ปรับปรุงเครื่องมือการพัฒนา ข้อมูลการติดตามจะเป็นประโยชน์ต่อการกระตุ้นให้การพัฒนาเป็นไป ตามเป้าหมาย และเสร็จในระยะเวลาที่กำหนด
การประเมินผล เป็นการตรวจสอบความก้าวหน้าของแผน IDP ตลอดจนการพิจารณาผลสำเร็จของแผน IDP ว่าก้าวหน้าแค่ไหน เมื่อเปรียบเทียบกับเป้าหมายที่กำหนดขึ้น
รูปแบบการติตามและประเมินความสำเร็จของแผนพัฒนาความสามารถของบุคลากรรายบุคคล แบ่งเป็น 2 รูปแบบ ได้แก่
- การติดตามหัวหน้าในการปฏิบัติตามแผน IDP เป็นการติดตามและประเมินว่าหัวหน้าได้พัฒนาความสามารถของบุคลากรด้วยการใช้เครื่องมือการพัฒนาที่กำหนดไว้ใน IDP หรือไม่
- การติดตามความสามารถที่ปรับปรุง/พัฒนาของบุคลากร เป็นการติดตามและประเมินความสำเร็จของ IDP เพื่อตรวจสอบบุคลากรว่าได้ปรับเปลี่ยนพฤติกรรมมากน้อยเพียงใด รวมถึงผลการดำเนินงาน หรือตัวชี้วัดผลงานหลัก เป็นไปตามเป้าหมายที่กำหนดหรือไม่
สิ่งที่ได้รับ
- เป็นองค์ความรู้ที่ศึกษาเพิ่มเติมจากการฟังผู้บริหารบรรยาย ทำให้เข้าใจประเด็น ข้อพัฒนางาน พัฒนาตนเองมากขึ้น
- IDP ช่วยให้เราพัฒนาตนเองทั้งจุดแข็งและจุดอ่อน เพื่อให้เราเสริมทักษะ สร้าง พัฒนาความสามารถของตนให้ดีขึ้น
- ค้นหาแนวทางที่จะทราบตัวตนของเราเองว่า ถนัด และชอบด้านใด เพื่อเราได้แสดงความสามารถที่เราก็อาจไม่รู้ว่าตนเองทำได้ หรือทำได้ดี