การปรับอุปนิสัยในการทำงานที่ทำให้เสียเวลา

คนเรามีรูปแบบการทำงานที่ไม่เหมือนกัน แต่ทุกคนล้วนทำในสิ่งที่คิดว่า ดี ซึ่งบางเรื่องก็เป็นเรื่องที่ทำให้เสียเวลา อุปนิสัยในการทำงานเหล่านั้นบางอย่างทำให้เสียเวลาในการทำงาน ดังนั้นจึงต้องมีการปรับอุปนิสัยในการทำงานบางอย่างที่ทำให้เราเสียเวลา เพื่อให้เราไม่ต้องเสียเวลามากมายไปกับเรื่องเหล่านั้น เช่น

การจัดไฟล์เอกสารและไฟล์คอมพิวเตอร์
เรามีเรื่องที่จะต้องค้นหาข้อมูล หรือค้นหาเอกสารกันทุกวัน ไม่ว่าจะเป็นไฟล์เอกสาร หรือไฟล์คอมพิวเตอร์ สาเหตุเพราะเราไม่ได้จัดไฟล์ให้เป็นระเบียบ สาเหตุที่เราไม่ได้จัดไฟล์ให้เป็นระเบียบเพราะเราไม่มีเวลา และสาเหตุที่เราไม่มีเวลาจัดไฟล์ก็เพราะเราเอาเวลาไปหาเอกสาร
ข้อเสนอแนะเรื่องจัดไฟล์เอกสาร และไฟล์คอมพิวเตอร์
       o   หลีกเลี่ยงการเก็บเอกสารที่ไม่จำเป็นไว้
       o   ตั้งชื่อไฟล์ให้เป็นระบบ จัดระเบียบการตั้งชื่อให้ดี จะได้หาไฟล์ที่ต้องการได้ง่าย
       o   เก็บไฟล์ที่เกี่ยวข้องกันไว้ที่เดียวกัน ถึงแม้จะเป็นไฟล์คนละชนิดกันก็ตาม
       o   แยกไฟล์ที่กำลังทำกับไฟล์ที่ทำเสร็จแล้วออกจากกัน
       o   หลีกเลี่ยงการเก็บไฟล์จำนวนมากใน Folder เดียวกัน ถ้าจำเป็นให้ใช้วิธีสร้าง Subfolder
การจัดการกับอีเมล์
       1. มีเมล์บ็อกซ์ (Mail boxes หรือ ตู้จดหมาย) 2 ตู้ แยกระหว่างเรื่องส่วนตัวกับเรื่องงาน
      2. อย่าเปิด mail บ่อยจนเกินไป ควรเปิด mail วันละ 3 ครั้ง ตอนเช้าก่อนการทำงาน ตอนบ่ายก่อนเข้าทำงานช่วงบ่าย ตอนเย็นก่อนกลับบ้าน
      3. ฝึกนิสัยการเขียนอีเมล์ให้ดี
      4. ใช้กฎ “2 นาที” ใช้เวลาในการอ่านและตอบไม่เกิน 2 นาที ทำทันที่โดยไม่ต้องสนใจว่าเป็นเรืองสำคัญมากหรือน้อย
      5.  พยายามเปิดเมล์หรืออ่านเอกสารเพียงครั้งเดียวแล้วตัดสินใจทำอย่างใดอย่างหนึ่งดังต่อไปนี้
           5.1 ลงมือทำและตอบเมล์ทันที เช่น อนุมัติ ไม่อนุมัติ ตกลง ไม่ตกลง รับทราบเป็นต้น
           5.2 ในกรณีที่ยังไม่พร้อมที่จะทำในขณะนี้ หรือเรื่องยาวเกินไป ยากเกินไป จะต้องหาเวลาอ่าน พิจารณาภายหลัง หรือมีข้อมูลไม่มากพอ หรือต้องปรึกษาหารือ ขอความเห็นจากผู้อื่น เป็นต้น ให้ย้ายเมล์หรือเก็บเอกสารที่จะต้องทำต่อไป อาจตั้งชื่อไฟล์ว่า pending  ก็ได้ เพื่อไม่ให้เอกสารรกอยู่ใน Inbox
           5.3 มอบหมายงานให้คนอื่นทำโดยการ forward นั้น แล้วสั่งการไปเลย
       เรื่องที่เป็นเมล์ถ้าอ่านแล้วก็ลบทิ้งไปเลย ถ้าเป็นเอกสารก็ฉีกทิ้งไปเลย แต่ถ้าหากต้องการเก็บไว้ก็ย้ายไปในไฟล์ Reference ก็ได้ เพื่อจะได้ไม่ต้องเปิดอ่านอีก การทำดังนี้จะทำให้เราไม่เสียเวลาในการอ่านเมล์หรืออ่านเอกสารหลายรอบ และถ้าทำจนกระทั้งติดเป็นนิสัยแล้วจะพบว่ามันช่วยลดการอ่านเมล์ได้มาก
การผัดวันประกันพรุ่ง
       การผัดวันประกันพรุ่งคือ นิสัยที่ชอบเลื่อนหรือผลัดการกระทำสิ่งหนึ่งสิ่งใดที่สามารถทำได้ในวันนี้ออกไป เราต่างมีนิสัยนี้ด้วยกันเกือบทุกคน แต่ในระดับที่แตกต่างกัน  ผลลัพธ์คือ งานที่มีความสำคัญมากถูกเลื่อนออกไปจนกระทั้งถึงกำหนดเส้นตาย หรืออาจจะไม่ได้ทำเลย  ซึ่งจะมีผลต่อคุณภาพของงานและความเครียดในขณะทำงาน การผัดวันประกันพรุ่งนั้นมีสาเหตุ 3 อย่างคือ
      1. ไม่ชอบหรือไม่สนใจงานนั้นๆ เรามักจะทำงานที่เราชอบก่อน ส่วนที่เราไม่ชอบเราก็จะผัดผ่อน และพยายามหางานที่เราชอบมาทำ เพียงจะได้ยังไม่ต้องทำงานที่เราไม่ชอบ มีวิธีแก้ไขคือ
          1.1 มอบหมายงานให้คนอื่นทำ เขาอาจจะชอบงานนี้ก็ได้
          1.2 ถ้ามอบหมายงานให้คนอื่นทำต่อไม่ได้ ก็ต้องทำใจให้ยอมรับว่าเราต้องทำงานนี้
          1 .3 นึกถึงความรู้สึกสบายใจ โล่งใจเมื่อทำงานนี้สำเร็จ และเมื่อถึงเวลานั้นก็ให้รางวัลตัวเอง
          1.4 กำหนดลงไปในแผนงานประจำวัน และมีวินัยมีความซื่อสัตย์ที่จะทำให้สำเร็จตามนั้น
       2. กลัวความล้มเหลว กลังว่าจะทำได้ไม่ดีพอ แต่ถ้าเราผัดผ่อนต่อไปเราก็จะทำงานไม่สำเร็จแน่นอนวิธีที่ดีที่สุดก็คือ การเผชิญหน้าอย่างตรงไปตรงมาว่าเราจะต้องทำด้วยความรู้และประสบการณ์ที่มีอยู่ในขณะนี้ และที่สามารถจะหาเพิ่มเติมได้ด้วยเวลาที่เหลืออยู่  วางแผนว่ามีเวลาเหลืออยู่เท่าใด หรือควรจะใช้เวลาสักเท่าใด เสร็แล้วมีวิธีแก้ไขคือ
          2.1 การเผชิญหน้าอย่างตรงไปตรงมา
          2.2 วางแผนว่ามีเวลาเหลืออยู่เท่าใด
          2.3 การศึกษาหาความรู้เพิ่มเติม หรือหาที่ปรึกษา
          2.4 วางแผน ทั้งแผนในการศึกษาหาความรู้ และแผนในการปรึกษาที่ปรึกษา และแผนในการทำงานนั้นๆ
      3. ไม่รู้จะเริ่มต้นอย่างไรดี เมื่อเราจะต้องทำงานที่สำคัญไม่มีประสบการณ์มาก่อน ประกอบกับงานที่จะต้องทำมีเรื่องมากมายหลายอย่างเราไม่รู้จะเริ่มต้นอย่างไรดี เสร็จแล้วก็ไม่ได้เริ่มสักที  วิธีแก้ไขคือ
          3.1 ลงมือทำทันที และเมื่อเราทำไปแล้วเราก็จะสามารถปรับตัว และหาทางออกเองได้
           3.2 แบ่งงานออกเป็นงานย่อยๆ เรียงลำดับงานย่อยๆ เหล่านั้นตามก่อน-หลัง แล้ววางแผนในการทำงานย่อยๆ เหล่านั้นที่ละชิ้น

“When eating on elephant, takes one bite at a time” ถ้าจะกินช้าง ให้กินที่ละคำ

การจัดการกับสิ่งที่มาขัดจังหวะในการทำงาน
       การทำงานอย่างใจจดใจจ่อ ทำงานอย่างเดียวด้วยความทุ่มเท มุ่งมั่นที่จะทำให้สำเร็จ ตามเวลาที่กำหนดไว้จำเป็นการทำงานที่ดีที่สุด ที่ให้ประสิทธิภาพและประสิทธิผลสูงสุด อย่างไรก็ตามในบรรยากาศของการทำงาน เรามักจะถูกรบกวนการทำงานของเราเสมอ เช่น มีโทรศัพท์เข้ามา และดึงความสนใจของเราออกไป เพื่อนเข้ามาหาและพูดคุยด้วยเป็นเวลานาน และนายเรียกไปคุยในเวลางานที่เป็นเรื่องอื่น เพื่อนร่วมงานขอข้อมูล ลูกค้ามาหา เป็นต้น  สิ่งรบกวนดังกล่าวนอกจากจะทำให้เราเสียเวลาแล้ว ยังทำให้เราเสียสมาธิ ทำงานไม่ต่อเนื่อง และเมื่อกลับมาทำงานต่อก็ต้องนับหนึ่งใหม่ และบางครั้งที่เลวร้ายคือความคิดที่กำลังพรั่งพรูก็หายไปหมด เพราะขาดความต่อเนื่องทำให้คิดอะไรไม่ออก ดังนั้นเราต้องหาทางจัดการกับสิ่งรบกวนให้มกที่สุด ทั้งทางการถูกรบกวนให้น้อยครั้งที่สุด และเวลาที่ถูกรบกวนให้สั้นที่สุด มีวิธีที่จะจัดการกับสิ่งรบกวนในการทำงานดังนี้
       1. ถ้าเป็นโทรศัพท์มือถือให้ตั้งระบบสั่นหรือระบบประชุม หากมีการโทรเข้าจากและเป็นเรื่องไม่สำคัญก็ไม่ต้องรับ และใช้วิธีโทรกลับเมื่อเราเสร็จงานแทน
       2. ถ้าไม่แน่ใจว่าเป็นเรื่องด่วนหรือไม่ ก็คุยดูก่อน หากพบว่าไม่ใช่เรื่องเร่งด่วนก็ให้บอกว่าติดงานด่วนอยู่ แล้วจะโทรกลับ
       3. ถ้าเพื่อนมาหาบอกไปตรงๆ ว่าติดงานด่วน  แล้วจะไปคุยด้วยภายหลัง
        4. ถ้านายให้ไปพบถามนายอย่างสุภาพว่าเป็นเรื่องด่วนหรือไม่ ถ้าเป็นเรื่องด่วนก็ให้ไปหาเลย ถ้าไม่ด่วนก็ให้แจ้งว่าเรากำลังทำงานอยู่ ขอเวลาอีก 1 ชั่วโมงจะไปหาเป็นต้น นายที่ดีจะมีเหตุผลและเข้าใจ และให้ความร่วมมือกับเราในการบริหารเวลา
        5. บอกลูกค้าว่าเพื่อให้ได้บริการที่ดี ขอให้นัดกับเราก่อนที่จะมาพบ
        6. หากเป็นลูกน้องมาพบ ไต่ถามในเบื้องต้นว่า เป็นเรื่องด่วนหรือไม่ ถ้าไม่ด่วนก็นัดเวลาคุยกับหลังเสร็จงาน หรือเราเป็นฝ่ายโทรไปตามในเวลาที่เราสะดวก
 
แหล่งอ้างอิง : ตัดตอนจาก วิชาการสื่อสารและการบริหารเวลาอย่างมีประสิทธิภาพ (จากการอบรมหลักสูตรออนไลน์ ของสำนักงานคณะกรรมการข้าราชการพลเรือน)

Leave a Reply

Tags

blog CONSAL KPI PULINET การจัดการความรู้ การดูแลสุขภาพ การทำงาน การท่องเที่ยว การบริการ การปฏิบัติงานล่วงเวลา การประชาสัมพันธ์ การพัฒนาตนเอง การพัฒนาบุคลากร การลงรายการ การศึกษาดูงาน การอ่าน การเรียนออนไลน์ กิจกรรมสำหรับเด็ก กิจกรรมส่งเสริมการอ่าน กิจกรรมห้องสมุด ความสุข ค่ายห้องสมุด งานบริการ ธรรมะ นวนิยาย นักเขียน บรรณารักษ์ บริการชุมชน ประกันคุณภาพ ภาพถ่าย ภาษาอังกฤษ มหาวิทยาลัยศิลปากร ระบบห้องสมุดอัตโนมัติ วัด วันสำคัญ วารสาร สัมมนา สุขภาพ หนังสือ หนังสือบริจาค หนังสือและการอ่าน หอสมุดพระราชวังสนามจันทร์ ห้องสมุด ห้องสมุด 24 ชั่วโมง อาหาร