ในการจัดทำโครงการต่าง ๆ ของหอสมุด พระราชวังสนามจันทร์ จำเป็นต้องมีการจัดหาวัสดุเพื่อมาใช้ในการดำเนินโครงการ ซึ่งการจัดหาวัสดุ จำเป็นต้องดำเนินการให้เสร็จสิ้นก่อนที่จะทำกิจกรรมอื่น ๆ ในโครงการ เพื่อให้สามารถมีวัสดุไว้ใช้ได้ทัน เนื่องจากการจัดหาวัดุนั้นมีกระบวนการ ขั้นตอนที่ต้องดำเนินการตามกฎ ระเบียบที่เกี่ยวข้อง ซึ่งขั้นตอนคร่าว ๆ พอจะสรุปได้ดังนี้
 
1. คณะกรรมการหรือคณะทำงานร่วมกันพิจารณารายการวัสดุที่จะใช้ในโครงการว่าจะใช้วัสดุใดบ้าง มีคุณสมบัติเฉพาะอย่างไร และเป็นจำนวนเท่าไร
 
2. ส่งข้อมูลตามข้อ 1 มาให้งานธุรการดำเนินการจัดหา
 
3. งานธุรการดำเนินการจัดหา โดยปกติโครงการที่จัดทำในหอสมุด พระราชวังสนามจันทร์จะมีวงเงินในการจัดหาวัสดุไม่มากนัก ซึ่งมักไม่ถึง 100,000 บาท ดังนั้นการดำเนินการจัดหาวัสดุดังกล่าว จะดำเนินการด้วยวิธีเฉพาะเจาะจง ตามพระราชบัญญัติการจัดซื้อจัดจ้างและการบริหารพัสดุภาครัฐ พ.ศ. 2560 โดยเริ่มจากการจัดทำรายงานขอซื้อขอจ้าง เสนอผู้อำนวยการสำนักหอสมุดกลาง เพื่ออนุมัติให้ดำเนินการจัดซื้อจัดจ้าง ซึ่งในรายงานขอซื้อขอจ้างจะมีรายละเอียดตามระเบียบกระทรวงการคลังว่าด้วยการจัดซื้อจัดจ้างและการบริหารพัสดุภาครัฐ พ.ศ. 2560 ข้อ 22 ดังนี้
     (1) เหตุผลและความจำเป็นที่ต้องจัดซื้อ
     (2) รายละเอียดคุณลักษณะเฉพาะของพัสดุ
     (3) ราคากลางของพัสดุที่จะซื้อ
     (4)  วงเงินที่จะซื้อ โดยให้ระบุวงเงินงบประมาณ ถ้าไม่มีวงเงินดังกล่าวให้ระบุวงเงินที่ประมาณว่าจะซื้อ
     (5) กำหนดเวลาที่ต้องการใช้พัสดุนั้น
     (6) วิธีที่จะซื้อและเหตุผลที่ต้องการซื้อโดยวิธีนั้น
     (7) หลักเกณฑ์การพิจารณาคัดเลือกข้อเสนอ
     (8) ข้อเสนออื่น ๆ เช่น การขออนุมัติแต่งตั้งคณะกรรมการต่าง ๆ ที่จำเป็นในการซื้อ
 
4. ดำเนินการสืบราคาหรือเจรจาต่อรองกับร้านค้าที่จำหน่ายวัสดุที่จะซื้อมาจัดทำโครงการ
 
5. จัดทำบันทึกขออนุมัติจัดซื้อวัสดุ โดยแต่งตั้งคณะกรรมการตรวจรับพัสดุด้วย โดยปกติที่หอสมุด พระราชวังสนามจันทร์ดำเนินการนั้น คณะกรรมการตรวจรับพัสดุจะแต่งตั้งจากคณะกรรมการหรือคณะทำงานในโครงการนั้น ๆ
 
6. สั่งซื้อวัสดุจากร้านค้าที่ได้ขออนุมัติจัดซือวัสดุ ตามข้อ 5
 
7. ดำเนินการเบิกจ่ายเงินค่าวัสดุ
 
สิ่งที่คณะกรรมการหรือคณะทำงานต้องช่วยกันพิจารณาในการจัดหาวัสดุสำหรับใช้ในการจัดทำโครงการ คือ จะต้องร่วมกันพิจารณาว่าในการบริหารโครงการและในแต่ละกิจกรรมที่จัดขึ้นในโครงการนั้น ๆ ต้องใช้วัสดุใดบ้าง มีคุณลักษณะเฉพาะเป็นอย่างไร และมีปริมาณเท่าใดจึงจะเพียงพอ และให้ดำเนินการแต่เนิ่น ๆ ไม่รอระยะเวลากระชั้นชิดแล้วค่อยดำเนินการ เพราะอาจจะดำเนินการจัดหาวัสดุมาใช้ในโครงการไม่ทัน ทำให้ส่งผลกระทบต่อการจัดทำโครงการได้