ที่ผ่านมาจนถึงปัจจุบันมหาวิทยาลัยศิลปากรใช้ระบบสารสนเทศเพื่อการบริหาร (Management Information System) หรือที่เรียกว่า ระบบ MIS ซึ่งประกอบด้วยระบบย่อย เช่น ระบบงบประมาณ ระบบพัสดุ ระบบการเงิน ระบบบัญชี ระบบเงินเดือน ระบบบริหารงานบุคลากร เป็นต้น ระบบดังกล่าวได้พัฒนาขึ้นมาและใช้งานมาเป็นเวลานาน โดยในปัจจุบันได้มีการพัฒนาทางด้านเทคโนโลยีที่ก้าวหน้าไปมาก และสามารถรองรับกับการทำงานและอำนวยความสะดวกให้กับผู้ปฏิบัติงานให้ได้รับความสะดวก รวดเร็ว และเป็นมาตรฐานเดียวกัน ทำให้มหาวิทยาลัยศิลปากรมีแนวคิดที่จะนำระบบใหม่เข้ามาใช้แทนระบบ MIS ที่ใช้อยู่ในปัจจุบัน
 
ในปัจจุบัน องค์กรธุรกิจ นิยมใช้ ระบบ ERP เข้ามาใช้ในองค์กร โดย ERP หรือ Enterprise Resource Planning คือระบบการวางแผนทรัพยากรทางธุรกิจขององค์กรโดยรวมเพื่อให้เกิดการใช้ประโยชน์ได้อย่างสูงสุด โดยเป็นระบบที่เชื่อมโยงระบบงานต่าง ๆ ขององค์กรเข้าด้วยกันเพื่อให้มีการใช้ข้อมูลร่วมกันจากฐานข้อมูลเดียวกัน มีการใช้กระบวนการที่เป็นมาตรฐานร่วมกัน ได้แก่ บัญชีการเงิน (Financial Accounting = FI) บัญชีต้นทุน (Management Accounting = CO) งานพัสดุ (Materials Management = MM) การขายจัดจำหน่าย (Sales and Distribution = SD) การวางแผนและการผลิต (Production Planning =PP) การควบคุมคุณภาพ (Quality Management =QM) การซ่อมบำรุง (Plant Maintenance = PM) งบประมาณ (Fund management = FM) การให้บริการ (Customer Service = CS) และบุคลากร (Human Resources = HR) ทำให้ไม่ทำงานซ้ำซ้อน พร้อมสามารถรับรู้สถานการณ์และปัญหาของงานต่าง ๆ ได้ทันที ทำให้สามารถตัดสินใจดำเนินธุรกิจ หรือแก้ปัญหาภายในองค์กรได้อย่างมีประสิทธิภาพ
 
มหาวิทยาลัยศิลปากรจึงตัดสินใจนำระบบ ERP Software Application ชื่อ “SAP S/4 Hana” ที่พัฒนาโดยบริษัท SAP จากประเทศเยอรมัน เข้ามาประยุกต์ใช้เพื่อรองรับการทำงานใน 4 ระบบ ได้แก่ ระบบวางแผนและบริหารงบประมาณ (FM : Fund Management) ระบบบริหารงานพัสดุ (จัดหา และวัสดุคงคลัง) (MM : Material Management) ระบบบัญชี และระบบการเงิน (FI : Financial Accounting) และระบบบัญชีต้นทุน (CO : Controlling) โดยเลือกบริษัท คอนเวอร์เจนซ์ซิสเทมส์ จำกัด (Convergence System) เข้ามาเป็นที่ปรึกษาและติดตั้งระบบ โดยใช้ชื่อโครงการในการดำเนินงานครั้งนี้ว่า SU-ERP ย่อมาจาก Silpakorn University Enterprise Resource Planning System หรือโครงการระบบบริหารทรัพยากรองค์กร มหาวิทยาลัยศิลปากร
 
ประโยชน์ที่จะได้รับจากการใช้ระบบ SAP-ERP
1. เปลี่ยนการปฏิบัติงานจากระบบแบบ Manual เป็นระบบการปฏิบัติงานแบบ Electronic โดยการปฏิบัติงานจะมีความสะดวกและรวดเร็วมากกว่าการปฏิบัติงานในปัจจุบัน
2. ปรับกระบวนการปฏิบัติงานด้านงบประมาณ พัสดุ บัญชี การเงิน และการบริหารทรัพยากรมนุษย์ของทุกหน่วยงานภายในมหาวิทยาลัยให้เป็นมาตรฐานเดียวกัน
3.  การปฏิบัติงานสอดคล้องกับระเบียบ ข้อบังคับ และกฎหมายที่มหาวิทยาลัยถือปฏิบัติ ตลอดจนการปฏิบัติตามนโยบายด้านสารสนเทศและความปลอดภัย ทำให้มีความถูกต้อง และอำนวยความสะดวกสำหรับผู้ใช้งานในทุกระดับ
4. ระบบงานการควบคุมงบประมาณเชื่อมโยงกับระบบบริหารพัสดุ ระบบบัญชี และการเงิน สามารถสืบค้นข้อมูลรายละเอียด ความถูกต้องของการใช้จ่ายงบประมาณ เพิ่มประสิทธิภาพของการปฏิบัติงานให้กับบุคลากร
5. เอื้อประโยชน์สำหรับการตรวจสอบสถานะ ความถูกต้องของการใช้งบประมาณ และงบประมาณคงเหลือ เพื่ออำนวยความสะดวกในการเร่งรัดการใช้งบประมาณ
6. เพิ่มประสิทธิภาพ ความรวดเร็ว และความถูกต้องของการจัดหา เนื่องจากระบบออกแบบการปฏิบัติงานสอดคล้องกับระเบียบพัสดุ ทำให้บุคลากรที่ได้รับมอบหมายให้รับผิดชอบในชั้นตอนการพัสดุ สามารถวางแผนช่วงเวลาในการตรวจสอบ ตรวจรับ อนุมัติงานด้านการพัสดุได้อย่างรวดเร็ว และมีประสิทธิภาพ
7. เพิ่มการควบคุมภายในให้กับการปฏิบัติงานของแต่ละหน่วยงาน และภาพรวมของมหาวิทยาลัย ทำให้ขั้นตอนการปฏิบัติงานแต่ละขั้นตอนมีการตรวจสอบยืนยันความถูกต้องและโปร่งใส
8. รายงานทางการเงินมีความสมบูรณ์ ถูกต้อง ครบถ้วน พร้อมรับการตรวจสอบจากหน่วยงานภายนอก เช่น สำนักงานตรวจเงินแผ่นดิน กรมบัญชีกลาง ฯลฯ
9. สามารถควบคุมต้นทุนต่อหน่วยผลผลิตตามหลักเกณฑ์ภาครัฐตามแนวทางที่กรมบัญชีกลางกำหนด เพื่อเป็นข้อมูลที่ใช้ในการวิเคราะห์ประสิทธิภาพการดำเนินการของมหาวิทยาลัย รวมถึงสามารถนำไปใช้ในการวางแผนการจัดทำงบประมาณในปีต่อ ๆ ไป
10. เป็นเครื่องมือสำคัญที่ช่วยให้การปฏิบัติงานเป็นไปด้วยความโปร่งใส ตรวจสอบได้ รวมทั้งยังช่วยในการประมวลผลรายงานการดำเนินการในแต่ละขั้นตอน อันจะนำไปใช้ในการตัดสินใจของผู้บริหาร และเป็นพื้นฐานของการปฏิบัติงานของมหาวิทยาลัยเพื่อนำไปสู่เป้าหมาย
 
แผนการดำเนินการพัฒนาและติดตั้งระบบมีกำหนดระยะเวลา 11 เดือน ระหว่างเดือนกันยายน 2560 ถึงเดือนสิงหาคม 2561 ซึ่งการดำเนินการดังกล่าวกำหนดคณะทำงานโดยแบ่งเป็นกลุ่ม ดังนี้
1. คณะกรรมการบริหารโครงการ (Steering Committee) หมายถึง กลุ่มบุคคลากรที่มีอำนาจในการตัดสินใจ ประกอบด้วย (1) คณะกรรมการบริหารโครงการ (2) ผู้บริหารระดับสูง และ/หรือบุคคลที่มีส่วนรับผิดชอบผลกระทบของโครงการฯ และ (3) ผู้จัดการโครงการ
2. ผู้จัดการโครงการ (Project Manager) หมายถึง บุคลากรที่มีความรับผิดชอบในการดำเนินงานโครงการให้บรรลุตามวัตถุประสงค์และเป้าหมายตามแผนงานและระยะเวลาที่กำหนด
3. ตัวแทนการบริหารการเปลี่ยนแปลง (Change Agent) หมายถึงบุคลากรที่มีความรับผิดชอบการช่วยสนับสนุน ผลักดัน ร่วมแก้ปัญหา และสื่อสารประชาสัมพันธ์การทำงานโครงการให้บรรลุผลสำเร็จ
4. ผู้ใช้งานหลัก (Key User) หมายถึง กลุ่มบุคคลที่เป็นตัวแทนจาก “ส่วนกลาง” และ “ส่วนงาน” ที่เกี่ยวข้องกับระบบ SU-ERP ที่จะเข้ามาทำงานร่วมกันในการพัฒนาระบบตั้งแต่เริ่มต้นโครงการ จนถึงการใช้งานจริง
5. ผู้ใช้งานขั้นสุดท้าย (End User) หมายถึง กลุ่มบุคลากรผู้ที่เป็นผู้ร่วมใช้งานระบบงาน SU-ERP หลังจากที่เริ่มใช้งานจริงแล้ว จากทุกหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง
6. โปรแกรมเมอร์ขององค์กร (ERP Support / Programmer) หมายถึง บุคลากรจากหน่วยงานกลางหรือ IT ผู้ที่รับผิดชอบในการทำงานด้านเทคนิคทั้งในส่วนของการพัฒนาโปรแกรมเพิ่มเติม และให้การสนับสนุนการทำงานจริง
7. กลุ่ม IT (IT Basis) หมายถึง กลุ่มบุคลากรจากหน่วยงาน IT ผู้ที่รับผิดชอบในการทำงานด้านเทคนิค
 
บุคลากรของหอสมุดพระราชวังสนามจันทร์ได้เข้าไปมีส่วนร่วมในการพัฒนาและติดตั้งระบบในครั้งนี้ จำนวน 3 คน คือ
1. นางพนิดา จมูศรี เข้าไปทำหน้าที่ในกลุ่ม Key User จำนวน 1 ระบบ คือ ระบบบริหารงานพัสดุ (จัดหา และวัสดุคงคลัง) (MM : Material Management)
2. นางสาวพนิดา วรพลาวุฒิ เข้าไปทำหน้าที่ในกลุ่ม Key User จำนวน 1 ระบบ คือ ระบบบริหารงานพัสดุ (จัดหา และวัสดุคงคลัง) (MM : Material Management)
3. นางสุกัญญา โภคา เข้าไปทำหน้าที่ในกลุ่ม Key User จำนวน 2 ระบบ คือ ระบบบริหารงานพัสดุ (จัดหา และวัสดุคงคลัง) (MM : Material Management) และระบบการเงิน (FI : Financial Accounting)
 
ในการเข้าไปร่วมในการพัฒนาและติดตั้งระบบดังกล่าวจะต้องมีการเข้าร่วมประชุม เข้าร่วมอบรมการใช้งานระบบ ร่วมทดสอบและประเมินผลระบบต้นแบบ เพื่อหาวิธีการที่ดีที่สุดที่จะใช้ประโยชน์จากโปรแกรมดังกล่าวร่วมกัน โดยในระยะที่มีการออกแบบระบบจะมีการถ่ายข้อมูลจากระบบ MIS ที่ใช้อยู่ไปเข้าระบบ SU-ERP และจะมีการทำงานคู่ขนานกันไปทั้งสองระบบจนกว่าการทำงานในระบบใหม่จะทำงานได้สมบูรณ์
 
ระบบใหม่นี้นอกจากจะเกี่ยวข้องกับบุคลากรทั้งสามรายที่ต้องเข้าไปมีส่วนในการในการพัฒนาและติดตั้งระบบแล้ว บุคลากรอื่น ๆ ของหน่วยงานก็ต้องมีส่วนร่วมในการใช้ระบบนี้ด้วยในฐานะ End User ซึ่งหลังจากระบบนี้ใช้งานได้สมบูรณ์แล้ว บุคลากรที่เป็น Key User ของหน่วยงานจะต้องจัดอบรมให้กับ End User ของหน่วยงานของตน เพื่อให้สามารถเข้าไปทำงานในระบบในส่วนที่แต่ละคนเข้าไปเกี่ยวข้องได้
 
อ้างอิงจาก เอกสารการประชุม / อบรม SU-ERP Implementation เดือนตุลาคม – ธันวาคม 2560