ความรู้ที่จะเล่าสู่แบ่งปันนี้ เป็นเกร็ดจากการเข้าร่วมฝึกอบรม
การเขียนโครงการสู่ความสำเร็จของแผนยุทธศาสตร์
ซึ่งจัดโดย สำนักหอสมุดกลาง เมื่อ 15 ธันวาคม ปีที่ผ่านมา
งานประจำ และงานโครงการ
เป็นคำที่คิดว่าทุกๆ ท่านทราบกันอยู่ดีว่ามีความต่างกัน
ความต่างในที่นี้ นับรวมถึงการให้ความสำคัญของงานด้วย
งานประจำ และโครงการแม้จะมีความสำคัญต่างกัน
แต่ในแง่ของบุคคลก็ยังคงต้องให้ความสำคัญทั้งงานประจำ และโครงการเท่าๆ กัน
ทั้งนี้ งานโครงการแม้จะมิใช่งานประจำ
แต่เป็นงานชั่วคราวที่ต้องนำไปตอบโจทย์การพัฒนา
หรือแก้ปัญหาของหน่วยงาน
งานโครงการจึงจำเป็นจะต้องมีที่มาของการจัดทำ
การเขียนวัตถุประสงค์ของโครงการ จึงจำเป็นต้องชัดเจนและรัดกุมว่า
สิ่งใด คือ ผลที่ต้องการอย่างแท้จริงจากโครงการ
สิ่งใด คือ ผลพลอยได้
สิ่งใด คือ ผลกระทบ เช่น
การติดตั้งสัญญานไฟจราจรหน้า มหาวิทยาลัยธรรมศาสตร์
วัตถุประสงค์ คือ เพื่อแก้ปัญหารถติดเป็นคอขวด
ผลกระทบ คือ ความหงุดหงิด สิ้นเปลืองเวลา สิ้นเปลืองน้ำมัน
ผลผลิตที่ได้จากการติดสัญญาณไฟจราจรเพื่อแก้ปัญหารถติด คือ สัญญานไฟจราจร
ในการทำโครงการหากมีความชัดเจนเรื่องผลลัพธ์ของโครงการ
ก็จะช่วยให้สามารถคิดรายละเอียดเกี่ยวกับกิจกรรมที่จะส่งให้เกิดผลตามที่ต้องการได้
ดังนั้น
สิ่งแรกที่ควรต้องทำเมื่อจะจัดทำโครงการ คือ การหาข้อมูล
สิ่งแรกที่ต้องเขียนก็คือ หลักการและเหตุผล
ทั้งนี้ในการเขียนหลักการและเหตุผล
ควรเลี่ยงการเปรียบเทียบโดยไม่สะท้อนข้อเท็จจริง เช่น
อดีตบริเวณ ก มีคนอยู่หนาแน่น แต่ปัจจุบันหนาแน่นมาก
โดยอาจใช้ว่า อดีตบริเวณ ก มีคนอยู่จำนวน 3 ครอบครัว
แต่ปัจจุบันมีจำนวนเพิ่มขึ้น
หลักควรจำในการเขียนหลักการและเหตุผล คือ narrow down
หมายถึง การเขียนโดยกว้าง แล้วจึงนำเข้าสู่จุดประสงค์ของโครงการ
ทั้งนี้ การทำโครงการหนึ่ง อาจทำเพื่อนำผลกระทบจากโครงการนั้นมาพัฒนาในโครงการต่อๆ ไป