หลังจากที่พวกเราคร่ำเคร่ง งงๆ อึนๆ กับ KPIและหลายๆ คนก็กำลังรออะไรบางอย่างด้วยใจระทึก ตึ๊กๆ ตั๊กๆ ว่าจะเมื่อไรนะ เมื่อไรกัน อิอิ… ณ ขณะนี้เหลือแต่ฝ่ายบริการ
เอ… แต่คนที่ไปมาแล้ว กลับมาเกิดไหงออกอาการฮาๆ ก็ไม่รับทราบ โดยเฉพาะหลังจากหัวหน้าฝ่ายผู้แสนดี อย่างข้าพเจ้าตรวจสอบรายงานผลการปฏิบัติงานและส่งฉบับแก้ไขไปให้ยลใครได้ไปก็ยิ้มน้อยยิ้มกว้าง เช่นคุณพี่ติ๋ว คุณพี่บูรณ์ คุณพี่จุ๋ม ส่วนคุณพี่เกบอกว่ายังมีผิดเฟ้ยยย  โดยมีคุณหนูใหญ่มาเยี่ยมๆ มองๆ 555 มาทำไรรู้นะ…..
จากการตรวจสอบเอกสารหนึ่งลัง (ไหงมันเยอะขนาดนั้น อ่านไปจะพบคำตอบ) พบว่า ปัญหาใหญ่ที่พบสำหรับฝ่ายข้าพเจ้า และคิดว่าน่าจะนำมาเสนอให้ได้อ่านกัน เผื่อฝ่าย/งานอื่นที่ไม่มีปัญหา จะได้บอกเทคนิคให้พวกเรา
เมื่อเขียนจำเป็นต้องแต่งเรื่อง แต้มสีใส่ความเห็นของข้าพเจ้าลงไป คนนั่งใกล้ๆ บอกว่า พูดได้ทู๊กกวัน สรุปได้ดังนี้คือ….
1. ความเข้าใจเรื่อง KPI หากถามในมุมของข้าพเจ้าก็จะบอกว่าได้มีการชี้แจงในภาพรวม ให้หัวหน้างานลงไปดู ให้เจ้าตัวลงไปตรวจสอบ มีอะไรสงสัย จะไต่ระดับกันอย่างไรให้ถาม หรืออื่นๆ อีกมากมาย มีทั้งประชุมกลุ่มเล็ก ประชุมกลุ่มใหญ่ ที่นับครั้งไม่ถ้วน และคิดว่าไม่จำเป็นต้องนับ คงต้องคุยแบบนี้กันต่อไป จนกว่าจะเกษียณกันไปข้างนึง หรือมีอะไรให้มาเล่นอีก แต่ดูเหมือนยังไม่สว่างกระจ่างใจมลเท่าที่ควร …. เรื่องนี้พวกเราทุกคนต้องทบทวนตัวเองให้มากยิ่งขี้นกลับไปอ่านเอาเรื่องให้ชัดๆ ทำความเข้าใจให้มากๆ
2. การเขียนรายงาน พวกเราขาดทักษะในการเขียนทั้งที่ทำงานนั้นอยู่ แต่ไม่สามารถนำเสนอออกมาเป็นลายลักษณ์อักษรได้ หรือเขียนออกมาเป็นคนละทิศกับ KPI ที่กำหนดไว้ เรื่องนี้ได้บอกกันในฝ่ายว่า หากเราเขียนรายงานผลการปฏิบัติงานประจำวัน (ที่เขียนกันมานาน) ให้ตรงกับ KPI แล้วดูว่า KPI คืออะไร จะทำให้ชีวิตง่ายขึ้น เพราะจะเป็นการบันทึกทุกอย่าง แต่ปัญหาคือความเคยชินที่ไม่ปรับวิธีเขียน ตัวเองต้องปรับใหม่ หัวหน้างานต้องดูแลอย่างใกล้ชิด เพราะว่าจะถึงมือหัวหน้าฝ่ายแทบจะเป็นปลายทางแล้ว แหม…พอเราเขียนไป บอกมาว่าใช่ๆ พี่ทำแบบนี้แหละ ว่าแล้วดิฉันก็เล่านิทานเรื่องงานเขียนครั้งแรกที่ส่งให้เจ้านาย แล้วเจ้านายบอกว่าปองไปเขียนมาใหม่ ….
3. หลักฐาน ในรายงานผลการปฏิบัติงานหากเราเขียนครบถ้วน จะเป็นหลักฐานที่ดีที่สุด เพราะเป็นการทำงานชิ้นเดียว แต่ตอบคำถามได้ครบทุกอย่าง แต่ ปัญหาคือข้อ 2 ส่วนหลักฐานบางอย่างเช่นการเข้าร่วมกิจกรรม/สัมมนา ฯลฯ ที่ต้องเขียนเป็นรายบุคคล ควรต้องเขียนหลังจากเสร็จสิ้นงานนั้นๆ หากเก็บไว้ปัญหาคือเรื่องความจำทั้งเหตุการณ์ การกระทำ และยิ่งมาเขียนย้อนหลังบวกกับระยะเวลาที่มีจำกัดจึงทำให้ไม่ครบถ้วน ขาดเนื้อหาที่น่าจะเป็นประโยชน์ต่อตนเอง/การทำงานและการคิดงานพื่อพัฒนาต่อไป … แสนดีอย่างข้าพเจ้าต้องมานั่ง list รายการทั้งหมด ว่าท่านไหนไปเกี่ยวข้องกับเรื่องใดบ้าง
4. คะแนนช่วย อันนี้ข้าพเจ้าเปรียบเปรยกับการเรียนหนังสือ เพราะวิชาที่เป็นคะแนนช่วยนั้นจะไม่ยาก แต่ต้องทำรายงานที่สมัยก่อนต้องเขียนรายงานจนนิ้วชี้เบี้ยว ก็คือ KPI ในส่วนงานอื่นๆ มีทั้งหมด 5 ข้อ 1) เรื่องวันลา อันนี้เป็นเรื่องที่ต้องดูแลตัวเอง 2) การประชุมอบรม/สัมมนา หัวหน้าฝ่าย/งานวิชาการจะดูแลให้ท่านว่าท่านควรได้รับการเพิ่มพูนเรื่องใด หรือบางทีท่านไปพบเรื่องที่ท่านสนใจก็สามารถนำกลับมานำเสนอได้ หน้าที่คือไปแล้วตักตวงความรู้มา เขียนรายงานคิดต่อ 3) การเรียนรู้ด้วยตนเอง ฯลฯ เป็นเรื่องที่ต้องดูแลตัวเองเช่นกัน มีหลายรูปแบบที่สามารถทำเรื่องแบบนี้ได้ บางคนสามารถเรียนออนไลน์ตั้งหลายวิชา ยกตัวอย่างพี่จิ๋ม เพราะเราต่างทราบกันดีว่าทั่นพี่ very busy มาก เรียนไปตั้ง 3 วิชา เทคนิคอย่างหนึ่งคือเปิดใจไปคุยกับคนที่เรียนก็จะรู้ว่าทำไมถึงเรียน ซึ่งข้าพเจ้าใช้เพราะขี้เกียจเรียนแต่ฟังพี่พัชกับพี่เกเล่าเลยไปเรียนแบบเต็มอกเต็มใจ 4)  IT & Staff Update เรื่องนี้งานวิชาการฯ เป็นผู้จัด หน้าที่คือเข้าไปศึกษา หรือเข้าไปแบ่งปันองค์ความรู้ที่เรามีให้เพื่อนๆ ผลัดกันเป็นวิทยากร เพื่อการฝึกฝนตัวเองต่อไป และ 5) การแลกเปลี่ยนเรียนรู้ มีกลายช่องทางเช่นกัน แต่ที่ทำกันมากคือการเขียน blog ถ้าจะให้ดีคือการดึงประเด็นในการทำงานตามที่เราบันทึกผลการปฏิบัติงาน ออกมาเล่าให้เพื่อนฝูงฟัง หรือเรียนกแบบขำๆ ว่า เอาองค์มาลงบ้าง  ก็เป็นคุณูปการไม่น้อยกับหน่วยงาน ซึ่งน่าจะทำควบคู่กับการเก็บความจากหนังสือ บทความ ฯลฯ ส่วนการเก็บความจากสิ่งดังกล่าว หากจะให้ดีน่าจะอ่านจากหลายๆ แหล่งแล้วนำมาประมวลจะทำให้เราพัฒนาจาก blog เป็นบทความได้ โดยที่เราไม่รู้ตัว ค่อยๆ เขียน ค่อยสะสมประสบการณ์ ลองเขียนออกมาก่อน แล้วให้เพื่อนวิจารณ์นอกรอบ แล้วนำไปปรับแก้จะดีไม่น้อย หรือกระทั่งเข้าไปอ่าน comment แล้วไปคิดต่อก็จะทำให้เราเรียนรู้แบบต่อเนื่อง แบบที่เราไม่รู้ตัว
5. เกณฑ์ 4-5 เป็นเกณฑ์ที่พยายามไต่ไปให้ถึง แต่อาจมีเสียงลอยลมวิพากษ์วิจารณ์ตามมาแบบไม่อยากจะฟัง แต่อยากจะบอกว่าหากเราไปเรียนออนไลน์เรื่องตัวชี้วัด (ข้าพเจ้าเรียนแต่ลืมสอบ) หรือไปอ่านเอกสารเยอะๆ จะพบว่าไม่ใช่เป็นเรื่องง่ายโดยเฉพาะเกณฑ์ 5 แต่ก็ไม่ใช่เป็นเรื่องยากที่จะไปให้ถึง …. ลองกลับไปอ่านเกณฑ์ข้อ 3 เรื่องการเสนอข้อคิดเห็นว่าเรามีมากน้อยแค่ไหน ไม่ใช่แค่  “เสนอ” แล้วจบ แล้วบอกว่า ก็เสนอไปแล้ว เราคงต้องมีการคิดต่อหรือไม่ หรือเวลาหัวหน้าซักถามให้คิดต่อ ตอบได้ไหม หรือตอบอย่างไร แล้วมาให้คำตอบหรือแนวทางหรือไม่อย่างไร หรือเงียบทั้งสองฝ่าย  ยิ่งเราไปถึงเกณฑ์ 5 มากเท่าไร การเปลี่ยนเกณฑ์จะต้องมีตามมา
6. ความกังวลใจ อาการเดียวกับคนอกหักที่ฟังเพลงเศร้า จินตนาการแบบนั้นแบบโน้น โดยมิได้กลับมาสอบถามต้นเหตุ กลัวไปว่าตัวเลขที่กำหนดให้มานั้นทำไม่ได้ เป็นต้น ทั้งที่ค่าตัวเลขต่างๆ นั้น นำมาจากตัวเลขที่ทำกันมาอย่างเนิ่นนาน หากทำไม่ได้ก็อาจจะมีตัวแปรอื่นๆ เกิดขึ้น กลัวหัวหน้าจะว่า กลัวเขียนผิด ฯลฯ อันนี้แนะนำให้ไปนั่งชิงช้าสวรรค์ หรือเล่นบันจี้จั๊ม
7.  รวมกันเราอยู่ งานบางงานเป็น KPI ร่วม มีผู้รับผิดชอบร่วมกัน คะแนนเท่ากัน หรือลดหลั่นกันไป คนที่ทำงานจะต้องช่วยกันดูแล ช่วยกันพัฒนา หรือเก็บเอาไว้เื่พื่ออะไร?  หรือกระทั่งเฉยๆ ว่าไงว่ากัน คนที่ไม่พูด เพื่อนก็ต้องถามเพื่อให้พูด เพราะบางทีไม่รู้จะพูดอะไร หรือไม่ทำอะไรก็ต้องทำอะไรบางอย่างเพื่อทดแทน หรือ ฯลฯ ส่วนภาษาง่ายๆ ว่าอะไรให้มาถามแถวๆ ฝ่ายบริการได้ … มิฉะนั้นจะกลายเป็นรวมกันตายหมู่
8. การฟัง โดยเฉพาะฟังดิฉัน เพราะเป็นคนพูดไม่ค่อยรู้เรื่อง เสียงดัง อึนได้ตลอดเวลา ถามกลับไป กลับมา ถามตลอด ให้ไปดูที่โน่นที่นี่ ตรงโน้น ตรงนี้ตลอด ฯลฯ  จึงทำให้ไม่อยากถาม หรือเมื่อถามไปแล้วคำตอบก็ยังไม่เข้าใจ ไปถามอีกคน คนนั้นก็แปรความตามความเข้าใจ ซึ่งเข้าใจบ้างไม่เข้าใจบ้าง หรือ ถามผ่านล่าม ส่วนล่ามก็โดยซักฟอกต่อ แล้วไปบอกต่อ แล้วบอกไม่ครบ หรือบางทีก็บอกเกิน เช่นนี้แล… ข้าพเจ้าขอบอกว่าอันตัวข้อยนั้นออกจะแสนดี ขอเพียงแต่ว่าให้ชัดว่าทำอะไร กำลังจะทำอะไร ทำไมจึงทำ แล้วคิดว่าดีหรือไม่ ไม่ดีคืออะไร ดีคืออะไร ความต้องการคืออะไร แล้วมีอะไร หรือใครเกี่ยวข้อง เป็นต้น เพราะหากเราไม่ชัดเจนในงานก็ยากยิ่งนัก …. บริการเน้นย้ำเสมอคือถามได้ตอบได้…. ถูกผิดไม่ว่าแต่ขอให้บอก และปัญหาทุกอย่างจัดการได้ เพราะยังมีคนมากมายในห้องสมุดและในโลกใบนี้ ที่มาช่วยเราแก้ปัญหาโลกแตก เพราะไม่มีใครอยากให้โลกแตก
9. การอ่าน บันทึกข้อความล่าสุดบอกว่าให้ทดลองเขียนรายงานผลการดำเนินงาน มาให้ดูก่อน และหาหลักฐาน  แต่สิ่งที่ได้คือในรายงานผลมีแบบน้ำจิ้ม ส่วนหลักฐานมีแบบอาหารจานหลัก ทำให้เห็นได้ว่าเวลาที่ใช้ไปคือการไปหา/ทำหลักฐานที่ทำกันอย่างดีและบางเรื่องก็ไม่มีความจำเป็น ส่วนตัวรายงานบางรายเขียนด้วยดินสอลางๆๆๆๆๆๆๆจางๆๆๆๆๆๆๆ จนตัวเองเริ่มสับสนและคล้อยตามว่า ชรอยเราคงบอกให้ทำแบบนี้ ปัจจุบันยังหาเจ้ากรมข่าวลือไม่ได้ว่าไผเป็นคนตั้งต้นให้ทำแบบนี้

10. เวลา ทุกครั้งต้องส่งหลังจาก dead line ประมาณ 1 สัปดาห์ แต่เมื่อส่งแล้วหากมีใครถามก็จะบอกเสียงดังว๊าาาา ส่งแล้ว …. ไม่เห็นใจข้อยบ้างเล้ย
ปล.คุณพี่ติ๋วยกตะกร้ามาให้ข้าพเจ้าสองใบ ใบที่ 1 เก็บไว้ ส่วนใบที่ 2 เป้าหมายให้คำไม ส่วนข้าพเจ้าบอกไปว่าคุณพี่ขา ทำใหม่กับคำไมนี่เสียงช่างใกล้เคียงกันจริงๆ
ปีหน้าเริ่มกันใหม่เนอะ….. ข่าวน้ำท่วมให้เราเครียดพอแล้ว อย่าเครียดกันไปเลย