ก่อนไปสัมมนามองอย่างผิวเผินก็จะไม่เห็นว่ามีเรื่องอะไรต้องทำ แต่จริงๆ แล้วๆ มีภาระงานหลายอย่างซึ่งมีคนเข้าไปเกี่ยวข้องอยู่มากมาย
หลังจากที่มีการจองเวลาท่านผู้บริหาร พาหนะ ที่พัก ห้องประชุม ก็ต้องร่ายยาวเขียนเป็นโครงการ กำหนดระยะเวลา เป้าหมาย และคำนวณงบประมาณ ก็ส่งไปให้สำนักงานเลขานุการ เพื่อส่งต่อให้มหาวิทยาลัยอนุมัติ ซึ่งก็ต้องผ่านด่านการตรวจสอบ มีการแก้ไขและชี้แจงเพิ่มเติม ซึ่งก็ต้องปรับเปลี่ยนไปตามคำชี้แนะ รับหน้าโดยข้าพเจ้าเอง
เมื่อได้รับเรื่องอนุมัติกลับมา  สำนักงานเลขานุการเป็นฝ่ายทำประกาศขอปิดหอสมุดฯ
งานธุรการต้องทำเรื่องของยืมเงิน ไปรับเช็ค ไปเบิกเงิน จัดเตรียมเอกสารทางการเิงิน ขอรถ จองห้องประชุม เตรียมอาหารกลางวันและอาหารว่าง ฯลฯ
ฝ่ายบริการ เตรียมทำประกาศออกไปยังหน่วยงานต่าง ในทุกช่องทางการสื่อสารเพื่อแจ้งผู้ใช้บริการ
งานไอทีดูเรื่องระบบอัตโนมัติเพื่อให้วันกำหนดส่งกระโดดข้ามไปจะได้ไม่เกิดค่าปรับ เรื่องนี้ต้องช่วยกันดูแล
ส่วนข้าพเจ้าก็ทำตารางว่าใครจะพักคู่กับใคร ใครจะไปเพิ่ม ค่าใช้จ่ายของสมาชิกสมทบควรเป็นเท่าไร มีค่าใช้จ่ายอื่นๆ เกิดขึ้นไหม จองที่พักที่ทุกครั้งจะต้องมีการอาการผลุบๆ โผล่ๆ จึงมักบอกกับโรงแรมว่าจะบวกหรือลบห้องพักจำนวนสองห้อง ขอใบเสนอราคา ต่อรองราคา ตามด้วยเงื่อนไขต่างๆ ที่เกิดขึ้นที่แตะละปีจะไม่เหมือนกัน และทำทุกอย่างประหนึ่งหัวหน้าทัวร์ ตามด้วยจัดทำแบบสอบถามที่มีทั้งให้แสดงและขอความคิดเห็น และให้งานธุรการเป็นผู้รวบรวม
ก่อนถึงวันสัมมนาจริงก็ต้องทำกำหนดการไปติดตรงโตีะลงชื่อให้ทราบกันอีกครั้ง ส่งให้หัวหน้าหอสมุด ผู้อำนวยการ และเก็บที่ตัวเอง หากใครถามจะได้หยิบขึ้นมาตอบได้ทันการ
ส่วนใบลงชื่อการเข้าสัมมนา งานธุรการรับไปดำเนินการ เนื่องจากเป็นการสัมมนาแบบกันเอ้งกันเองเรื่องพวกนี้จึงใช้วิธีร่อนกันไปร่อนกันมา ไม่ต้องมาตั้งโต๊ะสััมมนาให้เปลืองแรงงาน
ก่อนจะถึงวันสัมมนาก็ต้องฮัลโหลคอนเฟิร์มทั้งรถทั้งคนให้พร้อม แผนที่ต้องมีให้พนักงานขับรถ ส่วนจะใช้หรือไม่ใช้ก็แล้วแต่ เมื่อให้แผนที่แล้วก็ต้องชำเลืองแลมองว่าคุณ พขร. ศึกษาแผนที่หรือไม่ นอกจากเขาแล้วตัวเองเองก็ต้องศึกษาไว้ได้วย รวมทั้งสอบถามว่าจะมีใครสักคนไหมที่เคยไปไปแถวๆ นั้นบ้าง จะได้ช่วยๆ กัน เวลาหลงหรือเลี้ยวผิดทาง เพราะหลายครั้งที่เราพบกับเหตุการณ์แบบนั้น จึงไม่อยากให้เกิดขึ้นกับตัวเอง
สิ่งสำคัญต่อมาคือต้องนำใบสำคัญรับเงินติดตัวไปด้วยเพราะบางทีเราอาจไปพบหนังสือ หรือ ฯลฯ ที่สมควรจัดหาเข้ามาในห้องสมุดฯ แล้วผู้ขายไม่มีใบเสร็จรับเงิน จะได้ซื้อได้โดยมีหลักฐานที่ถูกต้อง
ต่อด้วยหมายเลขโทรศัพท์ที่จำป็น เช่น เบอร์ของสถานที่พัก เบอร์ขุนคลัง และที่สำคัญแบบยิ่งยวดคือ เงินค่ะเงิน ต้องมีสำรองจ่ายในทุกกรณีเพราะไปยืมคนอื่นกลัวคิดดอกแบบนอกระบบอ่ะ….