ตั้งแต่เดือนมกราคม 2562 ที่ผ่านมา มหาวิทยาลัยศิลปากรของเราได้มีการนำระบบบริหารทรัพยากรองค์กรที่เรียกว่า SU-ERP มาใช้แทนระบบบริหารเดิมคือระบบ MIS (Management Information System) โดยใช้โปรแกรม SAP ซึ่งผู้บริหาร ผู้ปฏิบัติงาน และผู้ที่มีส่วนเกี่ยวข้องในระบบต่าง ๆ ได้เข้ารับการอบรมและทดสอบการใช้งานมาแล้วประมาณเกือบปี และวันที่เริ่มใช้จริงคือ เดือนมกราคม 2562 ทำให้การทำงานระบบการเงิน/บัญชี พัสดุ และอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องนั้น ค่อนข้างช้าลงเนื่องจากระบบยังไม่เสถียร ระหว่างทำก็เกิดปัญหาจากระบบบ้าง การป้อนข้อมูลไม่ถูกต้องบ้าง แต่ละปัญหาต้องรอการแก้ไขจากทีมผู้ดูแลระบบ บางครั้งตัวผู้ทำเองก็เริ่มหงุดหงิดว่าตกลงเราทำงานไม่รู้เรื่องหรือระบบมันเกิดปัญหากันแน่ ขอเปรียบเทียบการเบิกจ่ายวัสดุในระบบเดิมและระบบใหม่ ดังนี้
จะเห็นได้ว่าการเบิกจ่ายวัสดุจากระบบ SAP นั้น มีการทำงานซ้ำซ้อน คือ ต้องน้ำใบเบิกวัสดุที่กรอกลงในแบบฟอร์มของหอสมุดฯ แล้วไปกรอกข้อมูลในระบบอีกครั้ง ทำให้การทำงานนั้นใช้เวลามากกว่าเดิมในเรื่องของเอกสาร ถึงอย่างไรก็ตามการทำงานก็ยังคงต้องดำเนินต่อไป แต่สิ่งที่ต้องทำมากขึ้นคือตัวผู้ปฏิบัติงานเองต้องพยายามศึกษาเรียนรู้วิธีการ/กระบวนการทำงานของระบบ SAP ให้ได้มากและรวดเร็วที่สุด เพื่อลดความล่าช้าของงาน…และต้องให้กำลังใจตัวเองว่า…สู้…สู้ค่ะ