ที่ผ่านมามหาวิทยาลัยศิลปากรได้ใช้สารสนเทศเพื่อการบริหาร (Management Information System) หรือระบบ MIS หลังจากนั้นมหาวิทยาลัยศิลปากรได้จ้างบริษัทคอนเวอร์เจนซ์ซิสเท็มส์ จำกัด ดำเนินการปรับปรุงระบบบริหารทรัพยากรองค์กรของมหาวิทยาลัยศิลปากร หรือที่เรียกกันว่าระบบ SU-ERP เพื่อมาใช้งานแทนระบบ MIS โดยใช้โปรแกรมของ SAP หลังจากที่ได้พัฒนามาได้ระยะหนึ่งแล้วนั้น ณ วันที่ 2 มกราคม 2562 ก็เป็นวันที่เริ่มใช้ระบบ SU-ERP เต็มรูปแบบ ทำให้การทำงานในระบบ MIS สิ้นสุดลง
 

 
ในการทำงานเป็นปฐมฤกษ์ของผู้เขียนเมื่อวันที่ 2 มกราคม 2562 คือการจัดทำบันทึกเบิกจ่ายเงินซึ่งเป็นเรื่องของเงินเดือนและเงินที่จ่ายพร้อมเงินเดือนประจำเดือนมกราคม 2562 จำนวน 3 บันทึก ได้แก่ บันทึกขออนุมัติเบิกจ่ายเงินค่าจ้างชั่วคราวและสมทบเงินประกันสังคม บันทึกขออนุมัติเบิกจ่ายเงินเดือนพนักงานในสถาบันอุดมศึกษาและเงินสวัสดิการพนักงาน และบันทึกเบิกจ่ายเงินตอบแทนนอกเหนือเงินเดือนของบุคลการที่ทำงานบริหาร โดยได้สร้างข้อมูลไว้ในโปรแกรม Excel แล้ว Load เข้าไปในระบบ SAP ด้วย T-code “zglpg002” เพื่อประมวลผล
 

 
เมื่อประมวลผลเสร็จแล้วสั่งพิมพ์ออกมาด้วย T-code “zapfm002” เป็นเอกสารตั้งหนี้เพื่อขออนุมัติจ่ายเงิน
 

 
การทำงานในระบบ SAP มีวิธีการทำงาน 2 วิธี ได้แก่

• ทำในระบบครบทุกขั้นตอน เช่น การจัดซื้อจัดจ้างที่มีวงเงินตั้งแต่ 10,000 บาทขึ้นไป ต้องมีใบสั่งซื้อหรือสั่งจ้าง หรือที่เรียกว่าใบ PO ต้องเข้าไปดำเนินการตั้งแต่กระบวนการสร้างเอกสารขอซื้อขอจ้างหรือใบ PR จนถึงกระบวนการส่งเบิกเงิน วิธีนี้เป็นการจ่ายเงินให้เจ้าหนี้หรือร้านค้าผ่านระบบโดยตรง 
• การจัดซื้อจัดจ้างที่มีวงเงินไม่ถึง 10,000 บาทและทำเบิกจ่ายเงินให้เจ้าหนี้โดยตรง หรือการจัดซื้อจัดจ้างที่ใช้เงินทดรองราชการจ่ายให้กับเจ้าหนี้หรือร้านค้า หรือการเบิกจ่ายเงินทุกประเภทที่ไม่ได้เป็นการจัดซื้อจัดจ้าง วิธีนี้ต้องทำเอกสารให้ถูกต้องตามกฎ ระเบียบที่เกี่ยวข้องก่อน โดยทำเอกสารด้วยโปรแกรม Excel หรือ Word หรือที่เรียกกันว่า ทำนอกระบบให้เรียบร้อยก่อน แล้วจึงเข้าไปทำการเบิกจ่ายเงินในระบบ SAP อีกครั้งหนึ่งด้วย T-code “F-43”

 
การทำงานด้วยระบบใหม่นี้ ขั้นตอนและวิธีการทำงานนจะต่างไปจากวิธีการที่เคยทำงานในระบบ MIS คนทำงานจึงต้องศึกษา ทำความเข้าใจ ศึกษารายละเอียดปลีกย่อย ลองผิด ลองถูก ซึ่งมหาวิทยาลัยจะอำนวยความสะดวกในการทำงานโดยตั้งทีม Support เข้ามาให้ความช่วยเหลือ แนะนำ โดยตระเวนไปตามวิทยาเขตต่าง ๆ ของศิลปากร พร้อมทั้งมี Line กลุ่มที่คอยแจ้งข่าว ตอบข้อซักถาม แนะนำวิธีการทำงาน ฯลฯ
 
การทำงานในระบบจะเกิดความผิดพลาดหรือ Error ได้เสมอ เช่น

•  ความผิดพลาดที่เกิดจากคนทำงาน โดยไม่รู้วิธีการทำงานที่ชัดเจนว่าต้องทำอะไร ส่วนไหนต้องใส่ข้อมูลอะไร ซึ่งรายละเอียดปลีกย่อยในการทำงานแต่ละอย่างจะมีมาก คนทำงานต้องมีสมาธิ ศึกษาคู่มือที่ได้รับมา ทำความเข้าใจ แล้วลงมือทำ หากติดขัดให้สอบถามเพื่อน ๆ ที่เคยทำมาแล้ว หรือถามทีม Support แล้วค่อยทำต่อ หากทำไปโดยที่ไม่ถูกต้อง ก็จะต้องมาดำเนินการแก้ไข ซึ่งบางเรื่องไม่สามารถแก้ไขได้ต้องยกเลิก หรือกลับรายการ แล้วทำเรื่องนั้น ๆ ใหม่ทำให้เสียเวลา ในขณะเดียวกันต้องเข้าใจว่าเรากำลังทำงานเรื่องอะไรอยู่ กฎ ระเบียบ ขั้นตอนที่ถูกต้องเป็นอย่างไร แล้วจึงเข้าไปทำกับระบบให้ถูกต้อง
• ความผิดพลาดที่เกิดจากผู้ทำงานหลังบ้านหรือส่วนกลางของมหาวิทยาลัยที่ยังไม่ลงข้อมูล ยังไม่ Link ข้อมูลกรณีนี้หากคนทำงานพบเจอต้องรีบแจ้งให้รีบดำเนินการ เพื่อทุกฝ่ายจะได้ทำงานได้อย่างถูกต้อง
• ความผิดพลาดที่เกิดจากระบบทั้งระบบ SAP และความไม่เสถียรของระบบ Internet ทำให้คนทำงานไม่สามารถทำงานได้ กรณีนี้หากเป็นเพราะระบบ SAP ก็ต้องแจ้งให้ทีมงานของบริษัทแก้ไขหรือบางครั้งก็อาจใช้วิธีออกไปจากระบบ SAP ก่อนแล้วเข้ามาใหม่ก็สามารถทำงานได้ หากเป็นความไม่เสถียรของระบบ Internet ก็ต้องรอให้เสถียรก่อนแล้วค่อยทำงานต่อ

 
ระบบ SU-ERP นี้เป็นความใหม่ของศิลปากร ทั้งคนทำงานทุกคน ทีมงาน Support ทุกคน ต้องมาเรียนรู้กันใหม่ทั้งหมด เราจึงต้องช่วยกันให้ทุกอย่างผ่านพ้นไปได้ด้วยดี  😆    😆