ด้วยระบบ SU-ERP (Silpakorn University Enterprise Resource Planning System) เป็นระบบที่จะเข้ามารองรับการทำงานพื้นฐานของมหาวิทยาลัย ในระบบการงบประมาณ (Budgeting) การพัสดุ (Material Management) การบัญชี และการเงิน (Financial Accounting) และการบัญชีบริหาร (Controlling) ดังนั้นบุคลากรของมหาวิทยาลัยทุกระดับชั้นจะเป็นผู้ที่มีส่วนเกี่ยวข้อง และมีส่วนร่วมกับระบบ SU-ERP ทั้งในทางตรง และทางอ้อม ทางใดทางหนึ่ง หรือทั้งสองทาง 
      สำหรับผู้เขียนมีส่วนเกี่ยวข้องในฐานะผู้ใช้งานขั้นสุดท้าย (End User) หมายถึง กลุ่มบุคลากรผู้ที่เป็นผู้ร่วมใช้งานระบบงาน SU-ERP หลังจากที่เริ่มใช้งานจริงแล้ว จากทุกหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง โดยมีโปรแกรมเมอร์ขององค์กร (ERP Support / Programmer) หมายถึง บุคลากรจากหน่วยงานกลางหรือ IT ผู้ที่รับผิดชอบในการทำงานด้านเทคนิคทั้งในส่วนของการพัฒนาโปรแกรมเพิ่มเติม และให้การสนับสนุนการทำงานจริง ทั้งการแนะนำ การแก้ไข ในการใช้ระบบ
      จะขอกล่าวถึงงานที่ผู้เขียนได้ทำและดำเนินการที่เกี่ยวข้องกับระบบ SU-ERP/SAP ในระบบการงบประมาณการเงิน การบัญชีที่เป็นรายได้ของหน่วยงาน ซึ่งระบุเฉพาะรายได้ที่เกิดจากการให้บริการแก่ลูกค้าหรือผู้ใช้บริการ ในฝ่ายบริการ หอสมุดพระราชวังสนามจันทร์ ที่ต้องดำเนินการเก็บรายได้  บันทึกรายการ  พิมพ์ใบเสร็จรับเงิน  และนำส่งเงินให้มหาวิทยาลัยต่อไปเท่านั้น
     ระบบ SU-ERP/SAP- ใบเสร็จรับเงิน เริ่มนำมาใช้ในฝ่ายบริการ หอสมุดพระราชวังสนามจันทร์ เมื่อวันที่ 2 มกราคม  2562 โดยปิดตำนานใบเสร็จรับเงินที่ต้องเขียนด้วยลายมือ(Manual) มาสู่ระบบ Electronic และระบบนี้เกี่ยวข้องกับอะไรบ้าง
1.  หน่วยรับเงิน ฝ่ายบริการมี จำนวน 2 หน่วย คือหน่วยรับเงิน C0018 และหน่วยรับเงิน C0019
2. ใบเสร็จรับเงิน ต้องเบิกมาจากงานคลัง ของมหาวิทยาลัยและได้ระบุหมายเลขLot ในระบบไว้เรียบร้อยแล้ว ลักษณะเป็นกระดาษต่อเนื่อง หนึ่งกล่องมีจำนวน 5 เล่ม/ 1 เล่ม มี 100 ชุด(100เลข)  1ชุดมี 3 แผ่น
3. โครงสร้างองค์กรระบบบัญชีการเงิน(FI Organizational Structure) ประกอบด้วย ศูนย์กำไร  ศูนย์ต้นทุน  ศูนย์เงินทุน  เงินทุน  ขอบเขตหน้าที่
4. รายได้ค่าบริการต่างๆ ของหอสมุดพระราชวังสนามจันทร์(ฝ่ายบริการ) โดยระบุรายละเอียดดังนี้
REV0018   ค่าปรับวัสดุการศึกษาเกินกำหนด
REV0019   ค่าดำเนินการ(ค่าดำเนินการทางเทคนิค,ค่าเย็บ/เข้าเล่มหนังสือ,ค่าพิมพ์ผล/สำเนาผล,ค่าถ่ายเอกสาร และค่าเคลือบบัตร)
REV0020   ค่าปรับวัสดุการศึกษาหาย/ชำรุด(ค่าปรับหนังสือหาย/ชำรุด,ค่าปรับกระเป๋าผ้าหาย,ค่าปรับบัตรหาย)
REV0021   ค่าเข้าใช้ห้องสมุด (บุคคลภายนอก)(ค่าเข้าใช้บุคคลภายนอก,ค่าสมาชิก PULINET)
5. โปรแกรมรับชำระเงินเบ็ดเตล็ด เป็นโปรแกรมสำหรับบันทึกรายการรับชำระเงินที่มีการบันทึกรายการในระบบโดยผู้ใช้ระบบ สามารถเลือกรายการที่จะรับชำระเงิน วิธีการชำระเงิน และระบุรายละเอียดของการรับชำระเงิน ที่หน้าจอการบันทึกรายการ เมื่อระบุรายละเอียดของการรับชำระเงินเรียบร้อยแล้ว ผู้ใช้ระบบสามารถจัดเก็บเอกสารและพิมพ์ใบเสร็จรับเงินได้จากหน้าจอเดียวกัน

  การเข้าสู่การทำงานของโปรแกรม ต้องผ่านชื่อทางเทคนิค คือ เลขรหัส T-Code ต่างๆ ซึ่งมีมากมาย ในที่นี้จะกล่าวเฉพาะเลข T-Code ที่นำมาใช้งานเป็นประจำและบางครั้งที่ต้องมีการแก้ไข
(1) T-Code- ZARPG002   โปรแกรมรับเงินเบ็ดเตล็ด  การบันทึกการรับเงินและพิมพ์ใบเสร็จรับเงินในหน้าจอเดียวกันได้เลย
(2) T-Code-ZARFM003 รายการใบเสร็จรับเงิน เป็นหน้าจอที่ผู้ใช้ระบบจะเข้ามาตรวจสอบรายงานข้อมูลใบเสร็จรับเงิน,การยกเลิกใบเสร็จรับเงินและการพิมพ์ใบเสร็จรับเงิน
 
(3) T-Code-FBL5N  บรรทัดรายการลูกค้า ตรวจสอบข้อมูลรายการที่บันทึกแล้วของใบเสร็จ และเลขเอกสาร(Fi doc.)
(4) T-Code-FB02   เปลี่ยนแปลงเอกสาร
(5) T-Code- FB03  แสดงเอกสาร
หน้าจอข้อ(4)-(5) เป็นหน้าจอที่ให้เข้ามาแก้ไขข้อมูลให้ถูกต้อง เช่น การบันทึกข้อความช่องหมายเหตุ,การเลือกหมวดค่าบริการตามข้อ4 ,พิมพ์ชื่อ/ตำแหน่งผู้รับเงิน,หรือชื่อ-สกุล/ที่อยู่ลูกค้า(ผู้ใช้บริการ) ไว้ไม่ถูกต้อง 
(6) T-Code-FB08  กลับรายการเอกสารใบเสร็จรับเงิน  หน้าจอนี้จะใช้ในกรณีที่มีการบันทึกรายการใบเสร็จรับเงินซ้ำ
 
 
(7) T-Code-F-30  ผ่านรายการโดยมีการหักล้าง หน้าจอนี้เข้ามาทำรายการใบเสร็จที่บันทึกไว้แล้วและเตรียมจะทำใบนำส่งเงินให้งานคลัง มหาวิทยาลัย
 
 
(8) T-Code-ZARFM002 พิมพ์ใบนำส่งเงิน เมื่อพิมพ์ใบนำส่งเงินเรียบร้อยแล้ว ให้นำส่งเงินที่งานคลัง มหาวิทยาลัยพร้อมกับใบเสร็จรับเงินทุกวัน
 
 
(9) T-Code-FBRA  ยกเลิก/กลับรายการใบนำส่งเงิน หน้าจอนี้ใช้ในกรณีที่มีการใส่ข้อมูล หรือทำขั้นตอนของ ข้อ(7)ไม่ถูกต้อง ต้องแก้ไขโดยการยกเลิก/กลับรายการและดำเนินการทำใหม่
 
(10) T-Code-ZGLFM001 พิมพ์ใบกลับรายการ เมื่อดำเนินการตามข้อ (9)แล้ว ให้เข้าหน้าจอนี้ เพื่อทำการพิมพ์ใบกลับรายการ ไว้เป็นหลักฐานด้วย
ในขณะเปิดหน้าจอใช้งาน(Session) สามารถทำการเปิดหน้าจอใหม่หรือปิดหน้าจอเดิม โดยใช้ /o ตามด้วยเลขT-Codeเพื่อเปิดSessionใหม่ และใช้ /n ตามด้วยเลขT-Codeเพื่อปิดหน้าจอเดิม
6. ระบบSU-ERP/SAP- ใบเสร็จรับเงิน ยังคงต้องมีการปรับปรุงและพัฒนางาน โดยทีมโปรแกรมเมอร์ขององค์กร (ERP Support / Programmer)ไปอีกอย่างแน่นอน
สำหรับฝ่ายบริการ หอสมุดพระราชวังสนามจันทร์ ต้องขอขอบคุณทีมโปรแกรมเมอร์ขององค์กร โดยเฉพาะน้องกอล์ฟ ที่ให้ความอนุเคราะห์ช่วยเหลือในการแนะนำ แก้ไขปัญหาให้อย่างรวดเร็วและทุกครั้งด้วยดีตลอดมา
😀
อ้างอิงข้อมูลจาก https://www.su.ac.th/th/su_erp.php