หนังสือบริจาค คือ หนังสือที่มีบุคล หน่วยงาน นำมาให้ห้องสมุด หรืออภินันทนาการแก่ห้องสมุด เพื่อประโยชน์ของการบริการและการใช้งานต่อไป เป็นหนังสือที่ห้องสมุดได้มาเปล่า โดยไม่เสียค่าใช่จ่ายในการจัดหามาบริการในห้องสมุด โดยส่วนใหญ่จะส่งตรงมาที่หอสมุดหรือ อาจติดต่อขอบริจาคมาที่ห้องสมุด หนังสือบริจาค บางเล่มไม่มีจำหน่ายทั่วไปเพราะเป็น หนังสือที่ผลิตในงานเฉพาะ เช่น หนังสืองานศพหรือหนังสือรายงานประจำปี ตีพิมพ์เนื่องในโอกาสพิเศษ เป็นต้น

ห้องสมุดมีขั้นตอนการปฏิบัติงานกับหนังสือบริจาคของบรรณารักษ์และผู้ปฏิบัติงานเกี่ยวกับหนังสือบริจาคดังนี้

 
 
รายละเอียดขั้นตอนการปฏิบัติงาน
1. การติดต่อขอรับบริจาคทรัพยากรสารสนเทศ บรรณารักษ์เป็นผู้ติดต่อหน่วยงานทั้งภายในและภายนอกมหาวิทยาลัย เพื่อขอรับบริจาคทรัพยากรสารสนเทศ
2. การรับหนังสือบริจาคจากหน่วยงานอื่น และสำนักงานเลขานุการ บรรณารักษ์รับทรัพยากรสารสนเทศจากหน่วยงานอื่น หรือรับบริจาคจากผู้ที่มอบให้หอสมุดผ่านสำนักงานเลขานุการ
3. การคัดเลือกทรัพยากรสารสนเทศเข้าห้องสมุด บรรณารักษ์เป็นผู้คัดเลือกทรัพยากรสารสนเทศบริจาคเข้าหอสมุด โดยพิจารณาเนื้อหาให้สอดคล้องกับหลักสูตรการเรียนการสอนของวิทยาเขตเป็นหลัก
          3.1 กรณีไม่เลือกเข้าหอสมุด บรรณารักษ์นำทรัพยากรสารสนเทศไปจัดเก็บ เพื่อดำเนินการให้บริจาคแก่หน่วยงานหรือสถาบันอื่นต่อไป
          3.2 กรณีเลือกเข้าหอสมุด บรรณารักษ์ส่งทรัพยากรสารสนเทศให้เจ้าหน้าที่ ตรวจสอบรายชื่อในฐานข้อมูลต่อไป
4 .การตรวจสอบรายชื่อในฐานข้อมูล บรรณารักษ์หรือเจ้าหน้าที่นำตัวเล่มทรัพยากรสารสนเทศมาตรวจสอบซ้ำในฐานข้อมูล เพื่อดำเนินการด้านเทคนิคในฐานข้อมูล
          4.1 กรณีซ้ำสร้าง Item record หรือ Check in record
          4.2 กรณีไม่ซ้ำ สร้าง Bibliographic record และ Item record หรือ Check in record
5. การสร้างBibliographic recordทรัพยากรสารสนเทศที่ยังไม่เคยมีในหอสมุด บรรณารักษ์หรือเจ้าหน้าที่จะนำมาสร้างระเบียนบรรณานุกรม (Bibliographic record) และระเบียนประจำฉบับ (Item record) หรือ ระเบียนการลงทะเบียนวารสาร (Check in record) ลงฐานข้อมูล
6. การส่งทรัพยากรสารสนเทศให้ฝ่าย/งานที่เกี่ยวข้องทรัพยากรสารสนเทศที่ดำเนินการด้านเทคนิคเรียบร้อยแล้ว จะนำส่งฝ่ายที่เกี่ยวข้องดังนี้
                    หนังสือส่งงานวิเคราะห์จัดหมู่หนังสือ
                   โสตทัศนวัสดุส่งฝ่ายโสตทัศนศึกษา
                   วารสารส่งงานดรรชนีวารสารหรือฝ่ายบริการ
                    หนังสือพิมพ์ ส่งฝ่ายบริการ
 
อ้างอิงจาก : รายงานผลการดำเนินงานโครงการ การรวบรวมองค์ความรู้เรื่อง หนังสือบริจาค สำนักหอสมุดกลาง มหาวิทยาลัยศิลปากร (http://www.resource.lib.su.ac.th/km/images/document/KM%20Donate.pdf)