การจำหน่ายพัสดุ เป็นหนึ่งในกระบวนการจัดหาครุภัณฑ์ของหน่วยงาน เริ่มตั้งแต่จัดซื้อ ลงทะเบียน ควบคุม ดูแล บำรุงรักษา และสุดท้ายคือจำหน่ายออก แต่ก่อนที่จะจำหน่ายออกได้นั้นก็ไม่ได้ดำเนินได้ง่าย ๆ ต้องผ่านอีกหลายขั้นตอนการคือ
1. เจ้าหน้าที่พัสดุ/ผู้รับผิดชอบด้านพัสดุ จัดทำรายงานครุภัณฑ์คงเหลือประจำปีรายงานต่อมหาวิทยาลัย
2. แต่งตั้งกรรมการตรวจสอบครุภัณฑ์ประจำปี หลังจากนั้นส่งส่วนกลางของมหาวิทยาลัย และรอเรื่องตอบกลับจากผู้มีอำนาจสั่งการว่าให้ดำเนินการต่อไปได้
3. เจ้าหน้าที่พัสดุ/ผู้รับผิดชอบด้านพัสดุ ดำเนินการตรวจสอบรายการครุภัณฑ์ชำรุดให้ถูกต้องตรงตามรายงานครุภัณฑ์คงเหลือประจำปี และจัดทำรายงานต่อหัวหน้าหน่วยงาน พร้อมเสนอชื่อคณะกรรมการตรวจสอบข้อเท็จจริง และคณะกรรมการดำเนินการจำหน่ายพัสดุ
4. เจ้าหน้าที่พัสดุ/ผู้รับผิดชอบด้านพัสดุจัดทำรายงานครุภัณฑ์ชำรุดส่งให้คณะกรรมการตรวจสอบข้อเท็จจริงตรวจสอบ ซึ่งในการตรวจสอบสามารถทำได้โดยการตรวจสอบจากทะเบียนประวัติซ่อมครุภัณฑ์ หรือทดสอบการใช้งาน และอื่น ๆ ตามความเหมาะสม เมื่อคณะกรรมการพิจารณาแล้วเห็นว่าเป็นจริงตามรายงาน จึงจัดทำรายงานผลการพิจารณารายงานต่อมหาวิทยาลัย และเมื่อมหาวิทยาลัยสั่งการให้ดำเนินการต่อไปก็จะเป็นหน้าที่ของคณะกรรมการดำเนินการจำหน่ายพัสดุ
               ในส่วนนี้จะขออ้างถึงระเบียบกระทรวงการคลังว่าด้วยการจัดซื้อจัดจ้างและการบริหารพัสดุภาครัฐ พ.ศ. 2560 ดังนี้  หลังจากการตรวจสอบแล้ว พัสดุใดหมดความจำเป็นหรือหากใช้ในหน่วยงานของรัฐต่อไปจะสิ้นเปลืองค่าใช้จ่ายมาก ให้เจ้าหน้าที่เสนอรายงานต่อหัวหน้าหน่วยงานเพื่อสั่งให้ดำเนินการตามวิธีการอย่างใดอย่างหนึ่ง ดังต่อไปนี้
           (1) ขาย ให้ดำเนินการโดยวิธีทอดตลาดก่อน แต่ถ้าขายโดยวิธีทอดตลาดแล้วไม่ได้ผลดี ให้นำวิธีที่กำหนดเกี่ยวกับการซื้อมาใช้โดยอนุโลม เว้นแต่กรณี ดังต่อไปนี้
           (ก)  การขายพัสดุครั้งหนึ่งซึ่งมีราคาซื้อหรือได้มารวมกันไม่เกิน 500,000 บาท จะขายโดยวิธีเฉพาะเจาะจง โดยการเจรจาตกลงราคากันโดยไม่ต้องทอดตลาดก่อนก็ได้
           (ข)  การขายให้แก่หน่วยงานของรัฐ หรือองค์การสถานสาธารณกุศล ตามมาตรา 47 (7)  แห่ง
ประมวลรัษฎากร ให้ขายโดยวิธีเฉพาะเจาะจง โดยการเจรจาตกลงราคากัน
           (ค)  การขายอุปกรณ์อิเล็กทรอนิกส์ เช่น โทรศัพท์เคลื่อนที่ แท็บเล็ต ให้แก่เจ้าหน้าที่ของรัฐมอบให้ไว้ใช้งานในหน้าที่ เมื่อบุคคลดังกล่าวพ้นจากหน้าที่ หรืออุปกรณ์ดังกล่าวพ้นระยะเวลาการใช้งานแล้ว  ให้ขายให้แก่บุคคลดังกล่าวโดยวิธีเฉพาะเจาะจง โดยการเจรจาตกลงราคากัน
           การขายโดยวิธีทอดตลาดให้ถือปฏิบัติตามประมวลกฎหมายแพ่งและพาณิชย์ โดยให้ผู้ที่ได้รับมอบหมายทำการประเมินราคาทรัพย์สินก่อนการประกาศขายทอดตลาด กรณีที่เป็นพัสดุที่มีการจำหน่ายเป็นการทั่วไป ให้พิจารณาราคาที่ซื้อขายกันตามปกติในท้องตลาด หรือราคาท้องถิ่นของสภาพปัจจุบันของพัสดุนั้น ณ เวลาที่จะทำการขาย และควรมีการเปรียบเทียบราคาตามความเหมาะสม กรณีที่เป็นพัสดุที่ไม่มีการจำหน่ายทั่วไป ให้พิจารณาราคาตามลักษณะ ประเภท ชนิดของพัสดุ และอายุการใช้งาน รวมทั้งสภาพและสถานที่ตั้งของพัสดุด้วย ทั้งนี้ ให้เสนอหัวหน้าหน่วยงานพิจารณาให้ความเห็นชอบราคาประเมินดังกล่าว โดยคำนึงถึงประโยชน์ของหน่วยงานด้วย
           หน่วยงานจ้างผู้ประกอบการที่ให้บริการขายทอดตลาดเป็นผู้ดำเนินการก็ได้
    (2) แลกเปลี่ยน ให้ดำเนินการตามวิธีการแลกเปลี่ยนที่กำหนดไว้ในระเบียบนี้
    (3) โอน ให้โอนแก่หน่วยงานของรัฐ หรือองค์การสถานสาธารณกุศล ตามมาตรา 47 (7)  แห่งประมวลรัษฎากร ทั้งนี้ ให้มีหลักฐานการส่งมอบไว้ต่อกันด้วย
    (4) แปรสภาพหรือทำลาย ตามหลักเกณฑ์และวิธีการที่หน่วยงานของรัฐกำหนด
    การดำเนินการตามวรรคหนึ่ง โดยปกติให้แล้วเสร็จภายใน 60 วัน นับถัดจากวันที่หัวหน้าหน่วยงานของรัฐสั่งการ
ข้อ 216  เงินที่ได้จากการจำหน่ายพัสดุ ให้ถือปฏิบัติตามวิธีการงบประมาณหรือกฎหมายที่เกี่ยวข้องทางการเงิน
ของหน่วยงานของรัฐนั้น หรือข้อตกลงในส่วนที่ใช้เงินกู้หรือเงินช่วยเหลือ แล้วแต่กรณี
การจำหน่ายเป็นสูญ
ข้อ 217  ในกรณีที่พัสดุสูญไปโดยไม่ปรากฏตัวผู้รับผิดหรือมีตัวผู้รับผิดแต่ไม่สามารถชดใช้ได้ หรือมีตัวพัสดุอยู่แต่ไม่สมควรดำเนินการตามข้อ 215 ให้จำหน่ายพัสดุนั้นเป็นสูญ ตามหลักเกณฑ์ ดังต่อไปนี้
    (1)  ถ้าพัสดุนั้นมีราคาซื้อ หรือได้มารวมกันไม่เกิน 1,000,000 บาท ให้หัวหน้าหน่วยงานเป็นผู้พิจารณาอนุมัติ
    (2)  ถ้าพัสดุนั้นมีราคาซื้อ หรือได้มารวมกันเกิน 1,000,000 บาท ให้ดำเนินการดังนี้
           (ก)  ราชการส่วนกลาง และราชการส่วนภูมิภาค ให้อยู่ในอำนาจของกระทรวงการคลังเป็นผู้อนุมัติ
           (ข)  ราชการส่วนท้องถิ่น ให้อยู่ในอำนาจของผู้ว่าราชการจังหวัด ผู้ว่าราชการกรุงเทพมหานครหรือนายกเมืองพัทยา แล้วแต่กรณี เป็นผู้อนุมัติ
           (ค)  หน่วยงานของรัฐอื่น ผู้ใดจะเป็นผู้มีอำนาจอนุมัติให้เป็นไปตามที่หน่วยงานของรัฐนั้นกำหนด
รัฐวิสาหกิจใดมีความจำเป็นจะกำหนดวงเงินการจำหน่ายพัสดุเป็นสูญตามวรรคหนึ่งแตกต่างไปจากที่กำหนดไว้ในระเบียบนี้ ให้เสนอต่อคณะกรรมการวินิจฉัยเพื่อขอความเห็นชอบ และเมื่อได้รับความเห็นชอบแล้วให้รายงานสำนักงานการตรวจเงินแผ่นดินทราบด้วย
การลงจ่ายออกจากบัญชีหรือทะเบียน
ข้อ 218  เมื่อได้ดำเนินการตามข้อ 215 และข้อ 217 แล้ว ให้เจ้าหน้าที่ลงจ่ายพัสดุนั้นออกจากบัญชีหรือทะเบียนทันที แล้วแจ้งให้สำนักงานการตรวจเงินแผ่นดินทราบภายใน 30 วัน นับแต่วันลงจ่ายพัสดุนั้น
    สำหรับพัสดุที่ต้องจดทะเบียนตามกฎหมาย ให้แจ้งนายทะเบียนภายในระยะเวลาที่กฎหมายกำหนดด้วย
ข้อ 219  ในกรณีที่พัสดุของหน่วยงานของรัฐเกิดชำรุด เสื่อมสภาพ หรือสูญไป หรือไม่จำเป็นต้องใช้ในราชการต่อไป ก่อนมีการตรวจสอบตามข้อ 213 และได้ดำเนินการตามกฎหมายว่าด้วยความรับผิดทางละเมิดของเจ้าหน้าที่ หรือระเบียบนี้โดยอนุโลม แล้วแต่กรณีเสร็จสิ้นแล้ว ถ้าไม่มีระเบียบอื่นใดกำหนดไว้เป็นการเฉพะ ให้ดำเนินการตามข้อ 215ข้อ 216 และข้อ 218 โดยอนุโลม
                จากระเบียบข้อกำหนดดังกล่าวข้างต้น จะเห็นได้ว่าการจำหน่ายออกพัสดุไม่ใช่เรื่องที่ทำได้ง่ายเลย ต้องมีทั้งการเก็บ การบันทึก การเบิกจ่าย การยืม การบำรุงรักษา และการตรวจสอบ จึงสามารถจำหน่ายออกได้ เพื่อประโยชน์คุ้มค่า และสูงสุดของหน่วยงาน