การ Load patron record นักศึกษาใหม่เข้าระบบห้องสมุดอัตโนมัติ ทำกันมาตั้งแต่เริ่มให้บริการยืม-คืนด้วยระบบห้องสมุดอัตโนมัติ ในส่วนของ Circulation Module น่าจะประมาณปี 2541 ซึ่งก่อนจะถึงกระบวนการ load ข้อมูลเข้าระบบ ก็มีขั้นตอนมากมายหลายอย่าง ใช้สรรพกำลังของบุคลากรหลายคน ใช้เวลาอย่างน้อย 2-3 วัน ถามว่าทำไมถึงลำบากยากเย็นนัก… เราลองมาดูกันว่าทำไม…
 
เริ่มจากทำบันทึกขอข้อมูลนักศึกษาใหม่ของภาคการศึกษาต้น จากกองบริการการศึกษา โดยต้องทำล่วงหน้า และขอเป็นข้อมูลการลงเบียน update ล่าสุด และต้องได้ข้อมูลก่อนวันเปิดเทอม อย่างน้อย 2-3 วัน ข้อมูลที่ได้มาจะเป็นไฟล์ Excel  ระหว่างรอข้อมูล ก็ต้องขออาสาสมัครบุคลากรมาร่วมด้วยช่วยกัน อย่างน้อยๆ 4-5 คน รวมถึงตัว Librarian admin ด้วย ที่จะต้องมาลุยกันในวันที่นัดหมาย… ช่วงนี้ก็รอระทึกว่าจะได้ข้อมูลมาหรือไม่
 
เมื่อได้ข้อมูลมาแล้ว Librarian admin ก็จะทำการแปลงข้อมูลจากไฟล์ Excel เป็นไฟล์ .txt  แล้วก็แบ่งให้ทีมงานกันไปคนไฟล์ 2 ไฟล์ เพื่อให้จัดข้อมูลให้เป็นบรรทัด ชื่อ-นามสกุล  คณะ  สาขาวิชา  รหัสนักศึกษา  รหัสบาร์โค้ด เป็นต้น


เสร็จแต่ละไฟล์ก็จะนำไปเปิดใน Excel อีกครั้ง เพื่อทำการใส่ code นำหน้าของแต่ละบรรทัดแบบรวดเร็ว โดยใช้ความสามารถของ Excel เข้าช่วย เสร็จแล้วนำกลับมาเป็นไฟล์ .txt อีกครั้ง และให้ copy ส่วนของ Fix field ที่ Librarian admin จัดทำไว้ให้แล้ว ใส่ไว้เหนือข้อมูลนักศึกษาแต่ละคน จากนั้น Librarian admin จะนำไฟล์ไป Load patron record ตามขั้นตอนของระบบ ซึ่งส่วนที่เสียเวลาสุดๆ ก็คือการจัดข้อมูลนั่นเอง
 
วิธีการทำแบบนี้ ทำมาน่าจะ 10 ปี ได้แต่บ่นกันไปมาว่า มันน่าจะมีวิธีจัดข้อมูลให้อัตโนมัติเลยนะ จนในที่สุดเมื่อปี 2552 ผู้บริหารศูนย์คอมพิวเตอร์นำบุคลากรออกมาพบปะหน่วยงาน เพื่อรับทราบปัญหาและข้อเสนอแนะของหน่วยงาน ในส่วนของหอสมุดฯ ก็ได้แจ้งความต้องการเรื่องนี้ ทางศูนย์คอมพิวเตอร์ก็ได้อนุเคราะห์จัดการช่องทางมาให้สำหรับดึงข้อมูลที่จัดเรียบร้อยแล้วออกมาให้ได้เลย จากที่เคยใช้คน เวลา และค่าใช้จ่าย ค่อนข้างในการดำเนินการ ก็เหลือแค่ Librarian admin คนเดียว จัดการข้อมูล และ Load ข้อมูลเพียง 1-2 ชั่วโมงก็แล้วเสร็จ (เคยเล่าเรื่องความเป็นมาของโปรแกรมนี้ไว้แล้ว ในเรื่อง New patron upload program)




นับจากวันนั้นจนถึงวันนี้ เป็นเวลา 9 ปีแล้วที่มีความสะดวกสบายในการทำงาน และในปัจจุบัน หน้าจอการใช้งานดังกล่าวก็ friendly มากขึ้น วันที่ก็มีปฏิทินให้เลือก ไม่ต้องเดา ไม่ต้องคิด คลิกเลือกเท่านั้น (ก่อนหน้านี้ต้องพิมพ์วันที/เดือน/ปี เอง ซึ่งเครื่องที่ทำงานก็มีทั้ง format ไทย อังกฤษ แถมด้วยวัน เดือน ปี หรือ ปี เดือน วัน ให้การ display วันที่สับสนเล่น)
 
โดยรวมแล้ว ทำให้ประหยัดเงิน ประหยัดคน ประหยัดเวลา และได้ข้อมูลเพื่อใช้งานได้อย่างรวดเร็วทั้ง 3 วิทยาเขต …