การตรวจความถูกต้องของการ catalog หนังสือ
ภาระงานประจำของบรรณารักษ์ catalog นอกจาก วิเคราะห์หมวดหมู่หนังสือและให้หัวเรื่องแล้ว ยังมีอีกงาน คือ การตรวจความถูกต้องของการลงรายการ โดยบรรณารักษ์ catalog ในฝ่าย ซึ่งมีด้วยกัน 3 คน จะหมุนเวียนกันตรวจความถูกต้อง เพื่อให้งานมีคุณภาพ
ขั้นตอนการตรวจความถูกต้องฯ มีดังนี้
- การตรวจความถูกต้องในฐานข้อมูล
- การตรวจความถูกต้องของตัวเล่ม
- การตรวจความถูกต้องของ Slip
- การตรวจความถูกต้องในฐานข้อมูล
เป็นการตรวจความถูกต้องของการลงรายการตามหลัก AACR2 และ MARC 21 สิ่งที่ตรวจสอบ มีดังนี้
1. การลงรายการที่ leader ประกอบด้วย
- lang รหัสภาษาที่ตีพิมพ์ของหนังสือ
- skip จำนวนอักขระที่ไม่นับในการจัดเรียง (ใช้กับหนังสือภาษาต่างประเทศ)
- location การใส่ชื่อรหัสวิทยาเขตที่มีตัวเล่ม
- mat type ประเภทวัสดุ เช่น หนังสือ วิทยานิพนธ์
- country รหัสประเทศที่ตีพิมพ์หนังสือ
2. การลงรายการในหน้าระเบียน ซึ่งประกอบด้วย tag ต่างๆ คือ
- tag 008
- tag 020 เลข isbn
- tag 050 เลขหมู่
- tag 1xx รายการหลัก ผู้แต่งบุคคล นิติบุคคล
- tag 245 ชื่อเรื่อง และการแจ้งความรับผิดชอบ
- tag 250 ครั้งที่พิมพ์
- tag 260 สถานที่พิมพ์/สำนักพิมพ์/ปีพิมพ์
- tag 300 พิมพลักษณ์(ลักษณะทางกายภาพ)
- tag 490 ชื่อชุด
- tag 5xx หมายเหตุทั่วไป
- tag 6xx หัวเรื่อง
- tag 7xx รายการเพิ่มบุคคล นิติบุคคล
ส่วนใหญ่การลงรายการ tag ต่างๆ จะประมาณนี้ บางเล่มอาจมีการลงรายการมากกว่านี้ ขึ้นอยู่กับข้อมูลในตัวเล่ม
3. ความถูกต้องของตัวสะกด
4. ความถูกต้องของการลงรายการข้อมูลใน item record (เลขทะเบียนของหนังสือ) เช่น
- จำนวนเล่มของหนังสือ
- การใส่ code หนังสือภาษาไทย ภาษาต่างประเทศ ยืมได้ หรือ ยืมไม่ได้
- location ของหนังสือ (อยู่ที่ชั้นไหน)
- หนังสือบริจาค หรือ หนังสือซื้อ
- สถานะของหนังสือ (บรรณารักษ์จะใส่ รหัส l catalog)
- ราคา
- note ผู้บริจาค หรือ ชื่อร้านค้า
- ชื่อบรรณารักษ์ catalog ที่ทำรายการเล่มนั้นๆ เป็นต้น
- Barcode
- การตรวจความถูกต้องของตัวเล่ม
เมื่อบรรณารักษ์ลงข้อมูลรายการระเบียนในฐานเรียบร้อยแล้ว ขั้นตอนต่อมาคือ การเขียนเลข item และเลขเรียกหนังสือ (call no.) ที่ด้านหลังหน้าปกใน และหน้าลับเฉพาะ ผู้ตรวจ จะตรวจดูว่าเขียนเลข item และ call no. ตรงกับฐานข้อมูลหรือไม่ นอกจากนี้ยังดูว่าเขียนเลข bib ที่ตัวเล่มหรือไม่
- การตรวจความถูกต้องของ Slip
ผู้ตรวจ จะตรวจความถูกต้องของการเขียน call no ใน slip ว่าตรงกับในฐานข้อมูลหรือไม่
หากตรวจสอบแล้วพบว่าลงรายการถูกต้องทั้งหมด ผู้ตรวจจะลงชื่อและวันที่ตรวจลงในslip ที่แนบมากับตัวเล่ม ในกรณีที่พบข้อผิดพลาด หรือ มีข้อเสนอแนะเพิ่มเติม เช่น การเพิ่มชื่อหน่วยงานผู้รับผิดชอบ เป็นต้น จะแจ้งข้อผิดพลาดหรือข้อเสนอแนะลงในslip พร้อมทั้งลงชื่อและวันที่ จากนั้นส่งคืนตัวเล่มให้บรรณารักษ์ที่วิเคราะห์หนังสือเล่มนั้นๆเพื่อแก้ไข
การตรวจความถูกต้องฯ นี้ จะช่วยลดข้อผิดพลาดของการลงรายการในระบบ และเป็นการเพิ่มความระมัดระวังให้กับบรรณารักษ์catalog ในการลงรายการมากขึ้น สิ่งสำคัญของการตรวจ คือ การเปิดใจและยอมรับของบรรณารักษ์ catalog ในการยอมรับฟังข้อเสนอแนะ/ข้อคิดเห็นของ บรรณารักษ์ catalog ด้วยกัน