ผมเริ่มมาทำหน้าที่ติดตามทวงถามผู้ค้างส่งหนังสือ / ค้างส่งเงินค่าปรับเมื่อประมาณกลางปี 2556 เริ่มแรกที่มาทำหน้าที่นี้มีพี่เลี้ยงคือคนที่เคยทำหน้าที่เดิมแนะนำสอนให้พร้อมตำราที่จดต่อ ๆ กันมาจากการปฏิบัติงาน รวมถึงเพื่อนร่วมงานที่ได้ชี้แนะบ่อยๆ แต่ผมก็ยังทำไม่ค่อยถูกอยู่ดีเพราะจดไม่ทัน จดไม่ถูก  จนกระทั่งคุณธนวรรณได้ copy หน้าจอการเรียกข้อมูลให้ตั้งแต่เริ่มต้นจนจบกระบวนการ  ทำให้การทำงานส่วนนี้ราบรื่นขึ้น บางครั้งเมื่อติดขัดก็ได้คุณบรรจงช่วยชี้แนะให้ ต้องขอขอบคุณทุกท่านที่ได้ช่วยชี้แนะมา ณ ที่นี้อีกครั้งหนึ่ง
เมื่อเรียกข้อมูลได้แล้วหากแค่ print ข้อมูลและนำไปติดประกาศที่ป้ายประกาศตามกำหนดหรือตามคณะก็ไม่มีปัญหาอะไร แต่หากต้องทำบันทึกทวงส่งออกไปถึงเจ้าตัวนี่สิครับ ปัญหาเริ่มเกิดเพราะผมลายมือไม่สวยและเขียนอ่านยาก หัวหน้าฝ่ายตรวจสอบก่อนส่งออกจึงได้ท้วงติงเรื่องลายมือที่เขียนส่งถึงผู้ใช้บริการว่าดูไม่สวยงามและบางทีเขียนผิดหรือตกหล่นอีก  ผมจึงทำวิธีใหม่คือพิมพ์ในกระดาษเปล่าแล้วนำมาตัดแปะหน้าซอง เจ้าหน้าที่สำนักงานเลขาฯ แจ้งว่าเดี๋ยวนี้เขาใช้วิธีพิมพ์ใส่ที่หน้าซองจดหมายเลยไม่ต้องมาตัดแปะเสียเวลาและจะให้คุณสายัณห์มาสอนให้แต่ขณะที่ยังไม่มาแนะนำ คุณพิมพ์เดือนทราบเรื่องว่าจะพิมพ์ซองจึงช่วยสร้างรูปแบบซองขึ้นให้ใหม่ คุณธนวรรณมาเห็นเข้าบอกว่าเขามีรูปแบบซองสำเร็จรูปและนำมาใส่ให้ในเครื่องที่ผมทำงานอยู่
เริ่มแรกที่ได้รูปแบบซองมา มีแต่รูปแบบซอง เมื่อต้องการตราครุฑด้วยก็ไปนำตราครุฑมาใส่  แล้วผมก็พิมพ์ชื่อ นามสกุล ที่อยู่เอง ก็พิมพ์ผิดพิมพ์ถูกอีก  ต่อมาจึงได้ copy ชื่อที่อยู่จากข้อมูลในระบบมาวางที่หน้าซองเลย ทำให้ข้อมูลถูกต้องตามที่ปรากฎในระบบจริง  แต่เมื่อส่งบันทึกติดตามพร้อมซองไปให้สำนักฯ ส่งออก  เจ้าหน้าที่สำนักฯ ต้องประทับตราที่อยู่ผู้ส่ง (ซ้ายมือ) และประทับตราชำระค่าฝากส่งเป็นรายเดือนที่มุมบนขวามือ ก็ใช้แบบนี้อยู่เป็นเวลาพักหนึ่ง

ต่อมาเจ้าหน้าที่สำนักฯ แจ้งว่าสำนักฯ มีรูปแบบซองสำเร็จที่มีที่อยู่และตราประทับชำระค่าฝากส่งเป็นรายเดือนด้วยจะได้ไม่ต้องมานั่งประทับตราอีก ขอให้มา save ข้อมูลไปใช้ได้เลย ผมจึงไป save ข้อมูลมาลงในเครื่องไว้และใช้สะดวกสบายตั้งแต่บัดนั้นเป็นต้นมา เพื่อน ๆ น้อง ๆ บางคนที่เห็นทำซองจดหมายโดยวิธีนี้ยังถามว่าเดี๋ยวนี้พี่พิมพ์ซองออกมาได้แบบนี้เลยหรือ แต่ก่อนเขาทำหน้าที่นี้ยังไม่เคยพิมพ์ซองได้แบบนี้เลย ทำให้รู้สึกภูมิใจมาก น้องบางคนก็มาขอรูปแบบไปใช้ด้วย

การพิมพ์ซองมีข้อที่ต้องระวังคือ ต้องดูว่าซองที่เบิกไว้ใช้งานนั้นมีตราครุฑไว้หรือยัง  ถ้ามีตราครุฑที่ซองแล้ว  การพิมพ์ซองออกมาต้องใช้รูปแบบซองสำเร็จรูปแบบไม่มีตราครุฑ / ถ้าซองที่เบิกมาไม่มีตราครุฑ รูปแบบซองในเครื่องต้องใช้แบบมีตราครุฑ   และมีเทคนิคการใส่ซองเปล่าที่จะพิมพ์ให้มีตราครุฑที่ซองจดหมายด้วย แต่หากซองมีตราครุฑอยู่แล้วการวางซองเข้าไปพิมพ์ต้องวางอีกแบบหนึ่ง