เมื่อวันที่ 25-26 ธันวาคม 2558 สำนักหอสมุดกลาง มหาวิทยาลัยศิลปากร ได้จัดสัมมนาบุคลากรสำนักหอสมุดกลาง โดยเชิญ รองศาสตราจารย์ ดร.รัตติมา จีนาพงษา ผู้อำนวยการ สำนักหอสมุด มหาวิทยาลัยนเรศวร เป็นวิทยากร เรื่อง การบริหารผลการปฏิบัติงานของบุคลากร (Performance Management) หรือเรียกกันโดยย่อว่า PM
วิทยากรเกริ่นนำว่า อยากให้ทุกคนตั้งเป้าว่าจะช่วยกันทำงานอย่างไร จะสร้างบรรยากาศการทำงานอย่างไรให้มีความสุขทุก ๆ วัน เพราะที่ทำงานเหมือนบ้านหลังที่สองของเรา หลายคนใช้ชีวิตที่ทำงานมากกว่าที่บ้าน ทำอย่างไรเมื่อถึงวันทำงานแล้วคิดอยากมาทำงาน
สิ่งที่นำมาแลกเปลี่ยนเป็นแนวคิดและสำนักหอสมุด มหาวิทยาลัยนเรศวรซึ่งใช้ได้ผลดี บุคลากรมีความสุข ถ้าใครต้องการอ้างอิงขอให้ใช้ของ ก.พ.อ. หรือของหน่วยงานต้นสังกัด
การปฏิบัติงาน ทุกคนคาดหวังว่าตัวเองจะได้ผลการปฏิบัติงานที่ดีไม่มองว่าตัวเองลงทุนมากน้อยแค่ไหน และข้อเท็จจริงที่พบคือ คนส่วนใหญ่มักไม่พอใจกับผลประเมินที่ได้รับ, เงินที่ใช้ขึ้นเงินเดือน ไม่เพียงพอตามผลการประเมินที่ออกมา, ผลประเมินไม่สะท้อนผลการทำงานทั้งหมด, ไม่ได้วัดผลการทำงานในรอบ 6 เดือน และการเลื่อนเงินเดือนไม่อยู่บนฐานคิดเดียวกัน ประเด็นขัดแย้งคือ เงินที่ใช้ขึ้นเงินเดือน (3%) และประกาศของหน่วยงาน เช่น ระดับการประเมินได้ดีเด่น ช่วงคะแนน 90-100 ร้อยละการเลื่อน ไม่เกินร้อยละ 6 คนคาดหวังว่าจะได้เลื่อนเงินเดือน ร้อยละ 6 แต่จริง ๆ แล้วร้อยละ 6 = 0-6
สิ่งที่ควรจะเป็นในการประเมินผลการปฏิบัติงานคือ การขึ้นเงินเดือนทำให้มีความสุข สร้างกำลังใจในการทำงาน ปรับพฤติกรรมให้ดีขึ้น สร้างระบบทำน้อยได้น้อย ทำมากได้มาก
สิ่งที่ต้องการคือ  รับฟังความคิดเห็นผู้อื่น, เป้าหมายชัดเจน ทำกิจกรรมอะไร ทุกคนช่วยกันกำหนด, มีเป้าหมายเดียวกัน มีการระดมสมอง ช่วยกันทำให้เกิดขึ้นและเป็นธรรมกับทุกคน ทุกตำแหน่งสำคัญหมด ต้องเปิดใจและยอมรับความจริงทั้งผู้บริหาร ผู้ปฏิบัติงานทุกคน
ประเภทของบุคลากรในสถาบันอุดมศึกษา ได้แก่ ข้าราชการ พนักงานมหาวิทยาลัย พนักงานราชการ ลูกจ้างประจำ ลูกจ้างชั่วคราว และอื่น ๆ ขออย่าคิดว่าใครได้มากได้น้อย แต่ละกลุ่มต่างมีบัญชีเงินเดือนของกลุ่มตนเอง
วิธีการประเมินผลการปฏิบัติงานที่ดีคือ ทุกคนยอมรับ, เป็นธรรมกับทุกคน และไม่ขัดกับระเบียบ/ประกาศ
การใช้ผลการประเมินผลการปฏิบัติงาน เพื่อเลื่อนขั้นเงินเดือน และเพื่อพัฒนา/ปรับปรุงงาน
องค์ประกอบความสำเร็จของการประเมิน  1.แบบประเมินที่วัดผลการปฏิบัติงานได้จริง เป็นรููปธรรม ไม่ใช่ นามธรรม, ไม่ใช้ความรู้สึกในการตัดสิน, KPI รายบุคคล, KPI ร่วม, ไม่เป็นภาระในการเก็บข้อมูล  2.ผู้ประเมินมีความยุติธรรม เกี่ยวข้องโดยตรงกับผู้ปฏิบัติงาน, ยุติธรรม, ประเมิน 360 องศา (ไม่จำเป็นหากแบบประเมินเป็นรูปธรรม)  3.วิธีการคำนวณยุติธรรมกับทุกคน เป็นธรรมกับทุกคน, ไม่ขึ้นกับเงินเดือนปัจจุบัน, วัดผลการปฏิบัติงานในรอบ 6 เดือน
องค์ประกอบการประเมิน การประเมินผลสัมฤทธิ์ของงาน 70% แบบประเมินสมรรถนะ 30%
สิ่งที่ต้องมีในการประเมิน
– Job description ทบทวนดูว่างานครอบคลุมหรือยัง งานฝ่ายนี้ต้องมีอะไรบ้าง มอบหมายคนทำงาน
– แบบประเมินผลสัมฤทธิ์ของการปฏิบัติงานรายบุคคล ดึงมาจาก Job description ให้แต่ละคนคิดมาเองอยากถูก
ประเมินประเด็นไหนบ้าง
– แบบประเมินสมรรถนะ
– ทำเป็นรายบุคคล ผู้ปฏิบัติงานและผู้บริหารรับทราบและเห็นชอบ
– ปรับเปลี่ยนได้ทุกรอบการประเมิน
– มาจาก JD เอาเฉพาะงานเด่น ๆ
– เลือกเฉพาะกิจกรรมหลัก / กิจกรรมที่ต้องการผลักดันในรอบการประเมินนั้น
– กำหนด KPI ที่เป็นรูปธรรม
– ไม่เป็นภาระในการเก็บหลักฐาน
– ทำความเข้าใจระหว่างผู้ประเมินและผู้ถูกประเมิน
– ปรับเปลี่ยนระหว่างรอบการประเมินได้
ต่อมาวิทยากรได้ยกตัวอย่างการประเมินบุคลากร สำนักหอสมุด มหาวิทยาลัยนเรศวร เช่น 1. หัวหน้าฝ่ายบริการประเมินด้าน ประสิทธิผลการกำกับดูแล ความพึงพอใจของผู้ใช้บริการ งานหลัก การพัฒนางานใหม่/ลดขั้นตอน  2.หัวหน้างานเทคโนโลยี ประเมินด้าน ประสิทธิผลการกำกับดูแล การพัฒนางานใหม่ /ลดขั้นตอน, .Server ไม่ล่ม ข้อมูลไม่สูญหาย, การพัฒนาฐานข้อมูล, งานสำรองข้อมูล เป็นต้น
ตัวอย่าง การจัดสรรกรอบวงเงินที่ใช้เลื่อนเงินเดือนคือ 3% ของฐานเงินเดือนเดิม, OT ไม่เกิน 10%, บุคลากรดีเด่นไม่เกิน 3%, ขึ้นเงินเดือนตามเกณฑ์ประเมินไม่ต่ำกว่า 87% เงินเหลือจัดสรรให้แก่ผู้ที่ไม่เคยลา
วันที่ 26 ธันวาคม 2558 ณ โยโกะ ริเวอร์แคว รีสอร์ท จ.กาญจนบุรี
เรื่อง การแลกเปลี่ยนความคิดเห็นเรื่อง การบริหารผลการปฏิบัติงานของบุคลากรระหว่างคณะผู้บริหารสำนักหอสมุดกลางและบุคลากร
ก่อนจะมีการแลกเปลี่ยนความคิดเห็น อาจารย์ ดร.สายสุดา เตียเจริญ รองผู้อำนวยการฝ่ายประกันคุณภาพบรรยายเรื่อง “การประกันคุณภาพการศึกษากับการทำงาน”
คณะกรรมการประกันคุณภาพมาจากตัวแทน 3 หอสมุด และ งานจดหมายเหตุ ทุกคนมีความสำคัญและส่งเสริมการทำงาน ตัวชี้วัด (KPI) ในการประเมินผลการปฏิบัติงาน คือความพึงพอใจของผู้ใช้บริการ ซึ่งแยกออกได้เป็น ลูกค้าภายใน ได้แก่ บุคลากรภายในหน่วยงาน และลูกค้าภายนอก ได้แก่ ผู้ใช้บริการ การตอบสนองต่อความต้องการ ต้องมีการพัฒนาปรับปรุง
ตัวชี้วัด และเกณฑ์ในการประเมิน คือ 1.ความพึงพอใจของลูกค้า 2.เกณฑ์ –มาตรฐานคุณภาพ
การประกันคุณภาพของสำนักหอสมุดกลาง มี 3 งาน ได้แก่
– การบริการวิชาการ: มีการบริการวิชาการแก่สังคม
– การบริหารจัดการ การบริหารหน่วยงานสนับสนุนการศึกษา เพื่อการกำกับตามผลลัพธ์
– ภารกิจสนับสนุนการเรียนการสอนและการบริหาร ระดับความพึงพอใจของผู้รับบริการ
การควบคุมคุณภาพงานเพื่องานประกันคุณภาพ ตามกระบวนการ PDCA คือ P (Plan: การวางแผน) –
D (Do: ดำเนินงาน) – C (Check: ประเมินคุณภาพ) – A (Act: เสนอแนวทางปรับปรุง)
ความพึงพอใจของลูกค้า ก็คือคุณภาพ “รวมกันเราอยู่” ทำอย่างไรจะทำให้คะแนนความพึงพอใจของสำนักหอสมุดกลางโดยหอสมุดทั้ง 3 วิทยาเขต และหอจดหมายเหตุ เพิ่มขึ้น
การแลกเปลี่ยนความคิดเห็นของผู้บริหาร เริ่มต้นโดยผู้อำนวยการสำนักหอสมุดกลาง กล่าวถึงแผนการพัฒนาสำนักหอสมุดกลางดังนี้
– พื้นที่สำหรับผู้มาใช้บริการที่สร้างแรงบันดาลใจในการเรียน การทำงาน /พื้นที่สำหรับคนทำงานให้มีความสุข ปลอดภัย มีสุขอนามัยที่ดี
– นำ IT มาใช้ในการบริหารงานมากขึ้น
– นวัตกรรมการบริการ
– ห้องสมุดดิจิทัล  มีกรรมการพัฒนาห้องสมุดดิจิทัล
– เกณฑ์การเลื่อนขั้นเงินเดือน หาค่าเฉลี่ยของแต่ละหอสมุด แล้วหาค่ากลางของสำนักหอสมุดกลาง
ต่อด้วยการแลกเปลี่ยนความคิดเห็นของบุคลากร เรื่อง การนำขวดน้ำดื่มเข้าหอสมุด, วันลาประเภทต่าง ๆ ที่นำมาประเมินผลการปฏิบัติงาน, การลดขั้นตอนการทำงาน/พัฒนางานของฝ่ายบริการ, KPI จำเป็นไหมต้องปรับเปลี่ยน, การประเมิน KPI ตัวเกณฑ์จะลดหลั่นอย่างไร, การสร้างแรงบันดาลใจในการทำงานให้คนรุ่นใหม่, การทำงานอย่ามองเปรียบเทียบกันฝ่ายนั้นฝ่ายนี้
ต่อจากนี้มีการเลือกตัวแทนกลุ่มข้าราชการ 2 คน พนักงานมหาวิทยาลัย 2 คน เพื่อเป็นตัวแทนร่าง KPI ร่วมกับคณะผู้บริหารสำนักหอสมุดกลางด้วย