หลังจากนำ KPI มาใช้ในการประเมินผลการปฏิบัติงานมาหลายรอบการประเมิน (น่าจะตั้งแต่ปี 2553) แต่หลายคนอาจจะยังเข้าใจผิดในบางประเด็น
KPI เป็นตัวชี้วัดผลงาน ซึ่งในการประเมินจะมีการกำหนดค่าเป้าหมาย เพื่อเป็นเกณฑ์ที่ใช้ประเมินการให้คะแนน โดยกำหนดเป็น 5 ระดับ ตั้งแต่ระดับ 1 ไปจนถึงระดับ 5  โดยที่ KPI มักจะตั้งค่าในลักษณะที่เป็นรูปธรรม ผู้บังคับบัญชาหรือผู้ประเมินมีหน้าที่พิจารณาประเมินผลสัมฤทธิ์ของงานที่ทำได้จริงตลอดรอบการประเมิน เทียบกับค่าเป้าหมายว่าทำได้ที่ค่าเป้าหมายใด ก็จะได้คะแนนที่ค่าเป้าหมายนั้น เช่น ได้ค่าเป้าหมายที่คะแนน 3 ก็จะนำมาคิดเป็นคะแนนกับค่าน้ำหนัก
เมื่อมีเรื่องของ KPI แล้ว สิ่งที่มาด้วยกันก็คือ Competency หรือสมรรถนะ หรือจะเรียกว่าพฤติกรรมการปฏิบัติงานคงพอได้ ซึ่งมักจะอยู่ในลักษณะที่เป็นนามธรรม เรื่องของ Competency นี้หัวหน้าหอสมุดฯ คนปัจจุบัน (พี่สมปอง) เคยเขียนไว้ในหลายๆ หัวข้อ เช่น Competency กอดคอกันแหววกับ KPI  หรือ Competency มาเจ๊อะกับ KPI  ซึ่งเขียนได้ชัดเจน เข้าใจง่าย
มาจนถึงวันนี้หลายคนก็ยังคงเข้าใจผิดเกี่ยวกับการประเมิน Competency ที่เข้าใจไปว่าเหมือนกันกับส่วนของ KPI แต่ในความเป็นจริงแล้วเป็นคนละประเด็น  KPI จะได้เป็นคะแนนตั้งแต่ 1-5 ตามแต่ผลงานที่ทำได้ในแต่ละระดับ ทำได้ตรงไหนได้ตรงนั้น ผิดกับ Competency ที่เป็นเรื่องของค่าคาดหวัง โดยกำหนดระดับตามตำแหน่งงานว่าอยู่ที่ค่าคาดหวังระดับใด (1-5) ในการประเมินมีแค่ได้กับตกตามค่าคาดหวังในแต่ละประเด็นเท่านั้น
ตัวอย่างเช่น
– ผู้ปฏิบัติงานห้องสมุดชำนาญงาน  มีระดับค่าคาดหวัง 1
– บรรณารักษ์ชำนาญการ  มีระดับค่าคาดหวัง 2 
– บรรณารักษ์ชำนาญการพิเศษ  มีระดับค่าคาดหวัง 3
– บรรณารักษ์เชี่ยวชาญ  มีระดับค่าคาดหวัง 4
หรือในส่วนของพนักงานมหาวิทยาลัย จะมีระดับค่าคาดหวังเท่าใด อยู่ที่ระยะเวลาของสัญญาจ้าง เช่น
– สัญญา 1 ปี  จะมีระดับค่าคาดหวัง 1
– สัญญา 3 ปี  จะมีระดับค่าคาดหวัง 2
– สัญญา 5 ปี  จะมีระดับค่าคาดหวัง 3
หากใครได้รับการประเมินสมรรถนะในแต่ละข้อต่ำกว่าค่าคาดหวัง ก็แปลว่าตกในข้อนั้นๆ ส่วนใครได้รับการประเมินเท่าค่าคาดหวัง หรือเกินค่าคาดหวัง ก็แสดงว่าได้ในข้อนั้นๆ  ในการประเมิน Competency ที่เกินค่าคาดหวัง จากประสบการณ์พบว่า ทุกคนมีสิทธิ์ที่จะได้รับการประเมินเกินค่าคาดหวังได้ในบางข้อ แต่ส่วนใหญ่ผู้ที่มีระดับค่าคาดหวัง 1 มักมีโอกาสประเมินได้เกินค่าคาดหวังมากกว่า แต่ก็ไม่ได้แปลว่าเกินแล้วจะได้คะแนนมากกว่าคนที่ประเมินได้เท่าค่าคาดหวัง เพราะไม่ว่าจะเท่าหรือจะเกินคือ ได้ เท่ากัน
นอกจากนี้ บางคนอาจมองเข้าข้างตัวเองก็เป็นได้ว่า เราควรได้ 4 ได้ 5 ทำไมให้เราแค่ 2 โดยที่ไม่เคยไปดูเลยว่าค่าคาดหวังในแต่ละระดับของ Competency นั้น ประกอบไปด้วยอะไรบ้าง แล้วจริงหรือไม่ว่าเราได้ 4 ได้ 5 เช่น…
Competency ในส่วนสมรรถนะตามสายงาน ว่าด้วยการมีจิตสำนึกในการให้บริการ เราก็จะบอกกับตัวเองหรือใครๆ ว่า เรานี้มี Service mind พูดกับผู้ใช้บริการดี ยิ้มแย้มแจ่มใสมาก ถ้าเราประเมินตัวเอง เราได้ 5 แน่นอน แต่เราลองมาดูกันเต็มๆ ว่า เราได้จริงหรือไม่  –> ในคัมภรี์ว่าด้วยการมีจิตสำนึกในการให้บริการว่าไว้ว่า…

จะเห็นว่าค่าคาดหวังระดับ 1 ก็พอจะใช่ มาที่ระดับ 2 ก็ยังพอจะได้ มาถึงระดับที่ 3 จะเห็นว่าเราแทบจะมีไม่ครบทั้ง 2 ประเด็น แต่หากมองแบบเข้าข้างตัวเอง ก็คงว่าพอได้อีก พอมาที่ระดับ 4 จะเห็นเลยว่าเราไปไม่ถึง ยกเว้นว่าจะเข้าข้างตัวเองอย่างสุดๆ
ดังนั้นในเรื่องของ Competency เราต้องไม่หลงประเด็นอ่านแต่ชื่อสมรรถนะเท่านั้น ต้องดูรายละเอียดในแต่ละระดับด้วย รวมถึงทำใจให้เป็นกลาง ก็จะเห็นว่าในความเป็นจริงแล้วเราอยู่ที่ระดับใด สูง หรือ ต่ำ หรือ เท่ากับ ระดับค่าคาดหวังตามตำแหน่งงานของเรา เท่านี้เราก็จะไม่เข้าใจผิด แยกแยะได้ระหว่าง KPI (วัดผลงาน) และ Competency (วัดพฤติกรรมการทำงาน)…   😉