หอสมุดพระราชวังสนามจันทร์ ได้จัดโครงการสัมมนาบุคลากรหอสมุดฯ ประจำปีงบประมาณ พ.ศ. 2558 (มาตรฐานการปฏิบัติงานกระบวนการหลักห้องสมุดสถาบันอุดมศึกษา) ในวันที่ 28 – 30 พฤษภาคม 2558 รวม 3 วัน โดยวันที่ 28 พฤษภาคม 2558 สัมมนาวิชาการที่หอประชุม ชั้น 5 อาคาร มล. ปิ่น มาลากุล และ ในวันที่ 29 – 30 พฤษภาคม 2558 ได้เดินทางไปทัศนศึกษาที่จังหวัดกาญจนบุรี และสถานที่ไปพัก คือ เกาะกอหญ้า รีสอร์ท จ. กาญจนบุรี องค์ความรู้ที่ได้รับจากการฝึกอบรมในครั้งนี้ เวลาประมาณ 9.05 น. ผู้อำนวยการสำนักหอสมุดกลาง อาจารย์ ดร. ศักดิพันธ์ ตันวิมลรัตน์ ได้บรรยาย เรื่อง มาตรฐานและการปฏิบัติงานกระบวนการหลักห้องสมุดสถาบันอุดมศึกษา และการปฏิบัติงานกระบวนการหลักห้องสมุดสถาบันอุดมศึกษา ตัว Model หลัก มี 3 หลัก ในส่วนการปฏิบัติงานมี
ส่วนของแผนงาน ในการทำงาน จะมีการแบ่งงาน แบ่งคน แต่ละหอสมุด ก็จะมีการวางแผนในการทำงาน ทำแผนการปฏิบัติงานประจำปี มีการแบ่งฝ่าย / งาน
การเปิดงาน – เอาแผนฯ ที่เราวางไว้ มาสู่การทำงาน การปฏิบัติงานเพื่อให้เกิดผลจริง
ส่วนการประเมินผล – ประเมินเรื่องของงาน และประเมินเรื่องของคน
วัตถุประสงค์ของการประเมินผลของการทำงาน มี 2 อย่าง
ประเมินผล เพื่อเลื่อนขั้นเงินเดือน – 2 รอบ ( รอบ 6 เดือน) ใครที่ปฏิบัติงานดี ก็ควรจะได้รับการประเมินที่สูง ใครที่ปฏิบัติงานไม่ดี ก็ควรจะได้รับการประเมินที่ต่ำนำผลการปฏิบัติมาเพื่อพัฒนาบุคลากร
มาตรฐาน
กระบวนการจัดการทรัพยากรสารสนเทศ แบ่งย่อย 4 แบบ
1.1 จัดซื้อทรัพยากรสารสนเทศ 1.2 กระบวนการวิเคราะห์ทรัพยากรสารสนเทศ 1.3 กระบวนการบำรุงรักษาและจำหน่ายออก 1.4 กระบวนการสำรวจทรัพยากรสารสนเทศ
กระบวนการให้บริการของห้องสมุด
2.1 กระบวนการบริการผู้ใช้ 2.2 การให้การศึกษาแก่ผู้ใช้บริการ 2.3 การให้บริการวิชาการแก่ชุมชน ในแต่ละกระบวนการก็ยังมีกิจกรรมย่อยๆ ออกมาอีก จึงมาเกี่ยวข้องกับ KPI ซึ่งเป็นตัววัด ในเรื่องของการประเมินผลการทำงาน ของบุคลากรหอสมุดฯ จะมีตัว KPI และ Competency เข้ามาวัด ในการปฏิบัติงานเพื่อเลื่อนขั้นเงินเดือน และการ ประเมินผลการทำงานจะต้องอยู่ในหลักการที่ทุกคนรับได้ ทุกคนยอมรับ เป็นธรรมกับทุกคน และไม่ขัดกับระเบียบฯ องค์ประกอบการประเมิน ประกอบด้วย
ผลสัมฤทธิ์ของงาน 70 % – มีตัวอย่าง 2 ตำแหน่งที่ผู้อำนวยการนำมาให้ดู
พฤติกรรมการปฏิบัติราชการ 30 % (เลือกได้ตามที่ให้หัวข้อมา) องค์ประกอบนี้วัดยาก การวัดคนวัดทั้งระบบ วัดพฤติกรรมที่อยู่ข้างใน อยู่ข้างล่าง มันมองไม่เห็น (สันดานของคนที่เรามองไม่เห็น) เอามาประเมินยากมาก ขอให้บุคลากร
ท้ายของการบรรยาย ผู้อำนวยการสำนักหอสมุดกลาง ขอฝากให้ทุกคนไปทบทวนว่าเราจะแปลงออกมาเป็นตัวเลขได้อย่างไร เวลาประมาณ 10.30 น. ผศ. อติวรรธน์ วิรุฬห์เพชร รองผู้อำนวยการสำนักหอสมุดกลาง วังท่าพระ ได้บรรยายถึงเรื่อง SIPOC ซึ่งเป็นตัวชี้วัดใหม่ เรียกว่า SIPOC MODEL ก่อนที่อาจารย์จะบรรยายเรื่อง SIPOC MODEL อาจารย์ได้เล่าถึงบทเรียนชีวิต โดยฉายสไลด์รูปนกอินทรีย์ให้เห็นว่า นกอินทรีย์ นั้นได้ส่งไปในสังคมออนไลน์อยู่บ่อย ๆ เพราะนกอินทรีย์เป็นนกที่ยิ่งใหญ่ มีอายุยืนยาวในบรรดาสัตว์ปีก เหตุผลที่ต้องมีความเปลี่ยนแปลง เพื่อความอยู่รอด เพราะถ้าเราจะทำอย่างเดิม ๆ อยู่ ต่อไปนี้เราจะต้องมีการเปลี่ยนแปลง ในเรื่องเดิม ๆ ถึงแม้ว่ามันจะเจ็บปวดและทรมาน เพื่อให้เรามีชีวิตใหม่ก็ตาม เป็นบทเรียนชีวิตที่ดีมาก ๆ เราจะสามารถนำเปรียบเทียบกับการทำงานของเราได้ เพื่อไม่ให้ทำอยู่แบบเดิม ๆ เราต้องมีการเปลี่ยนแปลง 3 SIPOC MODEL Suppliers Inputs Process Outputs Customers (SIPOC) ที่มา : เป็นการระบุกระบวนการทำงานในรูปของตาราง เน้นการวัดผลเพื่อการพัฒนา ใช้เมื่อมีความต้องการที่ปรับปรุงกระบวนการทำงาน โดยเจ้าของกระบวนการและผู้ปฏิบัติงานตกลงเรื่องงาน ว่าเกี่ยวข้องกับอะไรและส่วนงานใด เขียนแผนการในการทำงาน ขั้นตอนการทำ SIPOC MODEL มีดังนี้
ระบุชื่อกระบวนการ –ระบุชื่อกระบวนการ –เน้นลูกค้า / ผู้ใช้บริการ มองว่าเป็นผู้ที่รับผลงานที่หอสมุดออกให้บริการทุกประการ
ผลลัพธ์ของกระบวนการ
ลูกค้า (เป็นผู้รับผลงานและทุกงานต้องมีผู้รับผลงาน)
ปัจจัยนำเข้า (สิ่งที่ทำให้กระบวนการเริ่มต้น)
ผู้ส่งมอบปัจจัยนำเข้า (ต้องมีผู้ส่งมอบทุกปัจจัย ผู้ส่งมอบและลูกค้าอาจเป็นบุคคลเดียวกันก็ได้)
ขั้นตอนย่อยของกระบวนการ
อาจารย์เล่าว่า กว่าจะผ่านกระบวนการแรกนี้ใช้เวลาถึง 1 ปี ล้มลุกคลุกคลาน โดยรื้อแก้ไขค่อนข้างเยอะ ระบุกระบวนการหลัก
กิจกรรมหลักหรือกระบวนการหลัก (Core activitiesor Core Process) มีอยู่ 26 กระบวนย่อย
1.1 กระบวนการจัดหาทรัพยากรสารสนเทศ มีอยู่ 17 กระบวนการย่อย 1.2 กระบวนการให้บริการของห้องสมุด มีอยู่ 9 กระบวนการย่อย
กิจกรรมที่สนับสนุน (Supper activities or Supper Process) ส่วนจะเป็นงานธุรการ
เมื่อกำหนดกิจการย่อยแล้ว ก็มาสร้างเป็นตาราง (ดูตัวอย่างของงานจัดหา) พอเราเขียนรายละเอียดได้ ก็จะเป็นตัวชี้วัดในการประเมิน เริ่มกระบวนการคิดจากคำถาม
ใคร ? คือผู้ส่งมอบของกระบวนการนี้ (Suppliers)
อะไร M? คือลักษณะเฉพาะของปัจจัยนำเข้า (Inputs)
ใคร ? คือลูกค้า (Customers) – ลูกค้า หรือ ผู้ใช้บริการ มีใครบ้าง ต้องให้ครบถ้วน บางที่ลูกค้าอาจจะอยู่ในช่วงแรก (ผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย)
อะไร ? คือความต้องการของลูกค้า (Requrements) – ทำแล้วได้ประโยชน์อะไร
ประโยชน์ของ SIPOC ได้อะไรบ้าง
ช่วยทำให้เราเข้าใจจุดมุ่งหมายหรือขอบเขตของกระบวนการทำงาน บางครั้งขอบเขตก็ไม่ใช้วัดกรอบเฉพาะตัว จะทำให้เรารู้สึกโดดเดี่ยว
เห็นผู้ส่งมอบ ปัจจัยนำเข้าและผลผลิตได้ชัดเจนขึ้น ว่ามันเป็นอะไร ได้ชัดเจนขึ้น ให้ดูขอบเขตงานของตัวเอง บางอันจะดูขาดหายไป หรือมากไป
เห็นกระบวนการตั้งแต่เริ่มต้นจนจบว่าประกอบด้วยอะไรบ้าง เพื่อใช้ในการอบรมบุคลากร
อาจารย์เล่าให้ฟังถึงความเป็นมากว่าจะมาเป็น SIPOC อาจารย์ได้ฉายสไลด์ภาพการเดินทางออกไปดูในเรื่องของการทำงานที่มาเลเซียด้วย เป็นคณะทำงานชุดเดียวที่เดินทางออกไปต่างประเทศที่ใกล้ (มาเลเซีย) การทำงานถ้าหยุดนิ่งเมื่อไหร ก็เหมือนนกอินทรีย์ที่มีอายุ 40 ปี ก็จะตายไป แต่ถ้าทำงานด้วยความยากลำบาก จากเสียงที่เกิดขึ้น กระทบอารมณ์จากคนที่ทำงานด้วยกัน วันหนึ่งถ้าผ่านมันไปได้ ทุกอย่างอยู่บนความเจ็บปวด ความทรมาน ที่ยาก เปรียบเสมือน แม่น้ำสายหลัดของเกาหลี (แม่น้ำฮั่น) โดยเวนคืนไปหมดเลยสองฝั่ง (โดยที่จะใช้พื้นที่ตรงบริเวณนั้น ให้ประชาชนได้ใช้ประโยชน์ ทำเป็นสวนสาธารณะ) วันนั้นเขาโดนคนทั้งประเทศด่า แต่วันนีเสียงที่เคยด่าเป็นเสียงที่ชื่นชม ในคนมีความคิด คนที่คิดได้ ก็ได้ตายไปแล้ว) และทุกวันนี้ ของเสียที่จะไปทิ้งริมแม่น้ำลดน้อยลง มีแต่สิ่งแวดล้อมที่ดี
ดิฉันชอบเรื่องราวที่อาจารย์ได้เล่าให้ฟัง ทำให้ได้ความรู้ ได้ข้อคิดที่จะนำมาปรับใช้ในงานบางอย่างได้ จึงนำเรื่องนี้มาเขียนในรายงานฉบับนี้ และอีกตัวอย่างหนึ่งที่อาจารย์ได้เล่าให้ฟังว่า ตัวอย่างเช่นประเทศไทย ที่จังหวัดเชียงราย จากที่จอดรถ ที่อำเภอแม่สาย จากที่จอดรถลงไปในแม่น้ำ ที่จะข้ามไปยังพม่า แต่ปัจจัยนี้ อาคารบ้านเรือนเข้าไปติดแม่น้ำเลย จนคลองเล็กเหลือนิดเดียว (คล้ายกับคลองหลอดบ้านเรา) เล็กมากจนกองทัพมด (ผู้ที่ขนของหนีภาษี) นั้นขนได้ จะเห็นว่า ทุกวันนี้เชียงรายน้ำท่วม ก็เพราะการบุกรุก จนอยู่ไม่ได้ น้ำท่วม หลังจากที่อาจารย์บรรยายจบแล้ว อาจารย์ได้แจ้งให้ทราบว่า หนังสือตัวเล่ม TQA มี 2 เล่ม – สีน้ำเงิน – มีรายละเอียดหลัก ที่มีเกี่ยวกับงานหอสมุดโดยตรง ให้เราเข้าไปที่ Google ให้พิมพ์คำว่า TQA กระทรวงอุตสาหกรรม TQA ให้ดาวน์โหลดได้ หนังสือเกณฑ์รางวัลแห่งชาติ จะพูดถึงการที่จะได้รางวัลต้องมีรายละเอียดอะไรบ้าง ถ้าไม่เข้าเกณฑ์ ก็จะได้รางวัลหมดเลย สิ่งที่สำคัญก็คือ ถ้าเป้าหมายชัดเจน ก็จะสามารถวัดได้ ถ้าคนที่มีตัวเล่มอยู่ในมือ ให้ไปศึกษารายละเอียดดู ไม่ยากจนความสามารถ เพราะคนคิดก็คือบรรณารักษ์เหมือนกัน 5 อาจารย์บรรยายจบเวลาประมาณ 11.45 น. ช่วงบ่าย 13.00 น. เป็นการแบ่งกลุ่ม ดิฉันอยู่ในกลุ่มเรื่องการทำความสะอาด
ประโยชน์ที่ได้รับ และการนำไปประยุกต์ใช้กับงาน
จากการที่ได้ฟังการบรรยาย ในเรื่องของ SIPOC MODEL ก่อนที่จะได้รับฟังการบรรยาย ไม่รู้ว่า มันคืออะไร และมี กระบวนการอะไรบ้าง และแต่กระบวนการนั้นมีขั้นตอนการทำงานอย่างไรบ้าง ซึ่งเมื่อได้รับฟังการบรรยายแล้ว ได้ความรู้และ เข้าใจมากขึ้น ทำให้ได้เข้าใจถึงกระบวนการ จุดมุ่งหมาย ขอบเขต ของการทำงาน เราสามารถศึกษารายละเอียดเพิ่มเติม จากหนังสือที่อาจารย์ได้แนะนำ เพื่อจะได้มาฝึกเขียน SIPOC และใช้ในงานที่เกี่ยวข้อง เพื่อเป็นมาตรฐานการปฏิบัติงานของ กระบวนการหลักของห้องสมุดสถาบันอุดมศึกษา และเพื่อประโยชน์สูงสุดขององค์กร