เข้าระบบการจัดซื้อจัดจ้าง (e-GP)

การจัดซื้อจัดจ้าง ตั้งแต่ 5,000 ขึ้นไป ต้องเข้าระบบการจัดซื้อจัดจ้างภาครัฐด้วยระบบอิเล้กทรอนิกส์ (e-GP) ซึ่งเป็นขั้นตอนสุดท้ายในกระบวนการจัดซื้อจัดจ้าง ตั้งแต่เริ่มรับใบเสนอราคา พิมพ์ขออนุมัติจัดซื้อ/จัดจ้าง เมื่อผู้อำนวยการอนุมัติแล้ว ให้บริษัท/ร้านค้า มาเซ็นต์รับใบสั่งซื้อ/สั่งจ้าง เมื่อบริษัท/ร้านค้าทำงานแล้วเสร็จ ให้ส่งใบส่งมอบงาน ใบแจ้งหนี้ หรือใบส่งของ ดึงใบตรวจการจ้างจากระบบ MIS เพื่อให้คณะกรรมการตรวจการจ้าง หรือตรวจรับพัสดุ เมื่อคณะกรรมการตรวจรับงานจ้างหรือตรวจรับพัสดุไว้ถูกต้องเรียบร้อยแล้ว จะเป็นขั้นตอนสุดท้ายที่จะต้องนำเข้าระบบ e-GP
ในกระบวนการทั้งหมดของระบบ e-GP นั้นจะมีขั้นตอนในการทำงานหลายขั้นตอน หรือที่เราชอบเรียกกันว่า ทำลูกบอล 8 ลูก โดยขั้นตอนแรกเราจะต้องจัดทำโครงการหรือสร้างโครงการก่อน โดยเพิ่มโครงการ และมาทำงานในลูกบอลแต่ละลูกให้ครบ 8 ลูก ได้แก่ 1. จัดทำรายงานขอซื้อขอจ้างและแต่งตั้งคณะกรรมการ 2. บันทึกเลขที่และวันที่ของเอกสารและคำสั่ง 3. บันทึกราคาของผู้เสนอราคา 4. จัดทำหนังสืออนุมัติสั่งซื้อสั่งจ้าง 5. จัดทำร่างสัญญา 6. ตรวจสอบหลักประกันสัญญาและจัดทำสัญญา 7. ข้อมูลสาระสำคัญในสัญญา และ 8. การบริหารสัญญา เป็นอันจบการทำงานของระบบ e-GP ในการทำงานในลูกบอลแต่ละลูก จากลูกบอลที่เป็นสีเหลือง เมื่อเราใส่ข้อมูลถูกต้องทุกขั้นตอน และจบ ลูกบอลก็จะเป็นสีฟ้า แสดงว่า การทำงานถูกต้องแล้ว และทำลูกบอลลูกต่อไปจนครบ
สำหรับตัวดิฉันเองนั้น ได้รับมอบหมายให้ทำงานจัดจ้างซ่อมวัสดุครุภัณฑ์ในอาคารหอสมุดฯ จึงต้องศึกษาเรียนรู้ในการเข้าระบบ e-GP และการลงข้อมูลให้ถูกต้องทุกขั้นตอน เพื่อให้การทำงานเสร็จสมบูรณ์ในทุกขั้นตอน เพื่อนำเบิกจ่ายเงินต่อไป ซึ่งถือว่าในขั้นตอนการทำ e-GP นี้เป็นเรื่องยาก และต้องระมัดระวัง รอบคอบ ให้ถูกต้อง และต้องใช้สมาธิในการทำงานในขณะที่ทำ e-GP เพื่อให้การทำงานเสร็จและถูกต้องในแต่ละขั้นตอน
ในการทำงานในระบบ e-GP ต้องทำทุกกระบวนการให้เสร็จในแต่ละลูกบอลและให้ทันเวลาที่กำหนด  ถ้าทำ ๆ หยุด ๆ จะหมดเวลาในลูกบอลนั้น ๆ ก็ต้องเข้าทำงานใหม่ตั้งแต่ขั้นตอนแรกของลูกบอลนั้น ๆ  ดังนั้นในการทำ e-GP จึงต้องการใช้สมาธิในการทำงาน   ดิฉันจึงได้เขียนขั้นตอนแบบย่อ ๆ อย่างเข้าใจในกระบวนการทำงานแต่ละขั้นตอนไว้ เพื่อให้จำขั้นตอนได้และทำงานได้อย่างถูกต้อง ดังนี้
1. เข้า Google พิมพ์ การจัดซื้อจัดจ้างของรัฐ
2. ใส่รหัส เพื่อจะเข้าทำงานในโครงการ – โดยใส่เลขบัตรประชาชนของผู้ทำโครงการ – ใส่รหัส CODE
3. เมื่อเข้าระบบ e-GP ได้แล้ว ให้ทำขั้นตอน ดังนี้
เลือก   จัดทำโครงการ
เลือก   เพิ่มโครงการ
วิธีการจัดหา  – ให้เลือก ตกลงราคา
ประเภทการจัดหา – ให้เลือก จ้างเหมาบริการ ถ้าไม่มี (ให้ลง จ้างเหมาอื่น ๆ)
ปีงบประมาณ – เลือก  2558
ชื่อโครงการ
การเบิกจ่าย – ถ้างบแผ่นดิน เลือก  ผ่าน  ถ้าใช้งบรายได้ เลือก ไม่ผ่าน
ให้เลือกแหล่งเงินด้วย  – ต้องเลือก ประเภทเงินนอก พ.ร.บ. งบประมาณ  เลือก รายได้ของหน่วยงาน
วิธีการพิจารณา – เลือก ราคารวม (เลือกตามวิธีการจัดซื้อ/จัดจ้างว่าใช้โดยวิธีอะไร)
จำนวนรายการพิจารณา  1 รายการ  (ระบุรายละเอียด)
บันทึกรายการพิจารณา
รายการพิจารณา                                       จำนวน                     หน่วยนับ
เช่น
1       ติดตั้งประตูบานกระจก………………..                                    1                             งาน
ใส่แหล่งเงินด้วย  จำนวนเงิน 270,00 บาท  แล้วให้เลือกรายได้ของหน่วยงาน  และเลือกข้อมูลงบประมาณ
เสร็จแล้ว     บันทึก
ออกเข้าสู่เมนูหลัก
ให้เลือกขั้นตอนการทำงาน
ก็จะได้ลูกบอลสีเหลือง  8 ลูก  ให้ทำงานทีละลูก
ลูกที่ 1   จัดทำรายงานขอซื้อขอจ้างและแต่งตั้งคณะกรรมการ 
เลือก  จัดทำเอกสาร
รายละเอียด / แก้ไข
ถ้าไม่มีภาษี ให้เลือก                 เป็นราคาไม่รวมภาษีมูลค่าเพิ่ม
เหตุผลที่ต้องซื้อหรือจ้าง       ให้ใส่ว่า    เนื่องจากวงเงินสอดคล้องกับที่ระเบียบกำหนด
และให้ระบุใน   Template  ด้วยว่า           ต้องการ
ผู้ลงนาม    ให้ใส่ข้อมูลดังนี้    คำนำหน้า           นาง
ชื่อ                     บุญตา
นามสกุล           กิจหว่าง
ตำแหน่ง           เจ้าหน้าที่บริหารงานทั่วไปชำนาญการพิเศษ
บันทึก
OK
ไปขั้นตอนที่ 2
ในหน้านี้จะมีตัวหนังสือแถบสีเหลือง  ให้ใส่ตรงข้อเหตุผลและความจำเป็นด้วยว่า จ้างซ่อมอะไร หรือซื้ออะไร (ห้ามลืม)
กดบันทึก
OK
ไปขั้นตอนที่ 3
กลับสู่เมนูหลัก
ทำข้อ  2. แต่งตั้งคณะกรรมการ
เลือก     เพิ่มรายชื่อ
ให้กดแว่นขยาย สีเขียว  เข้าไปท่ี่ค้นหา  (ดูว่ามีกรรมการที่เคยตั้งไปแล้วไหม)
หรือ ให้พิมพ์ชื่อกรรมการ แล้วค้นหา แล้วกดแว่นขยายก็ได้ จะมีข้อมูลของกรรมการคนนั้นขึ้นมา และตรวจดูข้อมูลถูกต้อง
และให้เลือกตำแหน่งในการตรวจรับ  (ตัวเลือกตำแหน่งต่าง ๆ เช่น ประธานกรรมการ  หรือกรรมการ หรือกรรมการและเลขานุการ
ทำอย่างนี้ที่ละคนจนครบ
บันทึก
เลือก  จัดทำร่างคำสั่งแต่งตั้งคณะกรรมการ
บันทึก
ไปขั้นตอนที่ 2
บันทึก
ไปขั้นตอนที่ 3
กลับสู่เมนูหลัก
ดำเนินการขั้นต่อไป
ลูกที่ 2   บันทึกเลขที่และวันที่ของเอกสารและคำสั่ง 
เลขที่………….ให้ใส่เลขที่ ศธ 0520.209 (นฐ) / 3490
วันที่        08122557
คำสั่งเลขที่    3490.1  (ให้ใส่ .1 ต่อท้ายเลขที่ของหนังสือราชการ)
วันที่  08122557
วันที่ ที่ หน. หอสมุดฯ เซ็น 08122557 (วันเดียวกับที่เสนอเรื่อง)
บันทึก
ไปขั้นตอนที่ 2
ไปขั้นตอนที่ 3
ดำเนินการขั้นต่อไป
ลูกที่ 3    บันทึกราคาของผู้เสนอราคา 
ขั้นตอนที่ 1  ให้ เพิ่มรายชื่อผู้เสนอราคา
ใส่เลขผู้เสียภาษี (ตามปรากฏใบเสนอราคา)
บุคคลธรรมดา  (ให้ใส่ตามผู้รับจ้างว่าเป็นประเภทผู้ค้าประเภทใด) ถ้าเป็นนิติบุคคล (ให้ใส่ตรงนิติบุคคล)
ประเภทผู้ค้า       กิจการร้านค้า       เจ้าของคนเดียว
ชื่อสถานที่ประกอบการ  ให้ใส่ชื่อคน
ใส่ข้อมูลผู้ประกอบการให้ครบ  และใส่ราคาที่เสนอ
บันทึก
ดำเนินการต่อไป
ลูกที่ 4    จัดทำหนังสืออนุมัติสั่งซื้อสั่งจ้าง 
เลือกรายละเอียด / แก้ไข
ให้ทำข้อ 1 ก่อน     —–> ใส่จำนวนเงิน
บันทึกรายชื่คณะกรรมการ   ——> บันทึก
กลับเข้าสู่เมนูหลัก
ทำข้อ 2
หนังสืออนุมัติสั่งซื้อสั่งจ้าง
บันทึก
ไปขั้นตอนที่ 2
นทึก
ไปขั้นตอนที่ 3
บันทึกเลขที่และวันที่
เลขที่ ให้ใส่เลขที่ใบสั่งจ้าง  21112580009
วันที่  วันที่ ผอ. อนุมัติใบสั่งจ้าง
บันทึก
ขั้นตอนที่ 2
กลับเข้าสู่เมนูหลัก
ดำเนินการขั้นต่อไป
จบลูกที่ 4
ลูกที่ 5  จัดทำร่างสัญญา
เลือรายละเอียด / แก้ไข
กดแว่นขยาย  —-> เลือกใบสั่งซื้อสั่งจ้าง
เลือกรายละเอียดแก้ไข
ระบุรายละเอียด —–> เลือกวดงาน (ใส่ภายในกี่วัน)
บันทึก
บันทึก
บันทึกข้อมูลงวดเงิน
เลือกงวดงาน
กดบันทึก
เลือกขั้นตอนที่ 2
บันทึก
เลือกขั้นตอนที่ 3
บันทึกเลขที่และวันที่   (ให้ใส่เลขที่ใบสั่งของ MIS  2111258……)
ใส่ผู้รับใบสั่งจ้าง  (ต้องป้อนด้วย) ให้ใส่ข้อมูลของเจ้าของกิการ
บันทึก
ไปขั้นตอนที่ 2
ดำเนินการขั้นต่อไป
ดำเินินการขั้นต่อไป  (ข้อสังเกต ถ้ามีคำนี้ให้ทำต่อไปได้เลย)
ลูกที่ 6   ตรวจสอบหลักประกันสัญญาและจัดทำสัญญา 
ดำเนินการขั้นต่อไป —–>   จบลูกที่ 6
ลูกที่ 7   ข้อมูลสาระสำคัญในสัญญา 
รายละเอียด / แก้ไข
นำข้อมูลแสดงเว็บไซด์   —–>  OK
ดำเนินการขั้นต่อไป ——> จบลูกที่ 7
ลูกที่ 8   การบริหารสัญญา 
เลืกรายละเอียด / แก้ไข    (ทำ 3 ขั้นตอน)
1. ส่งมอบงาน   (สีส้ม)
บันทึกข้อมูลส่งมอบงาน
เลือกงวดงานที่ส่งมอบ
บันทึก
หนังสือลงวันที่    ให้ใส่  29/12/2557
วันที่รับเรื่องจากงานสารบรรณ    29/12/2557  (ให้ใส่วันเดียวกับวันที่ส่งมอบงาน)
บันทึก
ดำเนินการขั้นต่อไป
ส่ง Mail. ให้คณะกรรมการเรียบร้อย  กด OK
กลับเข้าสู่เมนูหลัก
2. ตรวจรับงาน
2.1 ให้เลือกบันทึกข้อมูลตรวจรับ
2.2  เลือกเอกสารที่ส่งมอบ  (สีส้ม)
บันทึก
สรุปผลการตรวจรับ
ให้เลือก ถูกต้องและรับไว้ทั้งหมด
ใส่วันที่ตรวจรับและเสร็จตั้งแต่   06/02/2558  จนถึง 06/02/2558
บันทึกการตรวจรับ  (สีส้ม)
บันทึก
ดำเนินการขั้นต่อไป
ให้พิมพ์เอกสาร ก่อน 2 ชุด
กลลับเข้าสู่เมนูหลัก
3. ขั้นตอนสุดท้าย จัดทำเอกสารเบิกจ่าย (แถบสีส้ม)ฃบันทึกข้อมูลเบิกจ่าย
คลิกเครื่อง  / ในช่องว่างสี่เหลี่ยม  ให้เลือกเอกสารตรวจรับ  (อย่าลืม)
ใส่วันที่เบิกจ่าย (วันเดียวกับใบเสร็จ ส่งมอบงาน)
บันทึก
ดำเนินการขั้นต่อไป
กลับสู่เมนูหลัก
กลับสู่เมนูหลัก
กลับสู่เมนูหลัก
เมื่อลูกบอลลูกที่ 8 เป็นสีฟ้า จบขั้นตอนการทำ e-GP
ดิฉันรู้สึกว่ามันเป็นความภาคภูมิใจ ที่ดิฉันสามารถเข้าทำงานในระบบ e-GP ได้ด้วยตนเอง และเมื่อได้เห็นลูกบอลลูกสุดท้ายเป็นสีฟ้า  ซึ่งในการทำงานที่มีขั้นตอนหลาย ๆ ขั้นตอน และต้องทำให้ถูกต้อง  ถ้าใส่ไม่ถูกต้อง ข้อมูลก็จะไม่บันทึกให้  นอกจากบางครั้งที่งานแต่ละงานจะไม่เหมือนกัน ก็จะมีปัญหาในการกรอกข้อมูล  ดิฉันได้สอบถามเจ้าหน้าที่พัสดุทั้งในหน่วยงานและนอกหน่วยงาน เพื่อความถูกต้องต่อไป  ดิฉันหวังว่าขั้นตอนการใส่ข้อมูลในระบบ e-GP ของลูกบอล 8 ลูก แบบย่อ ๆ นี้  อาจจะเป็นประโยชน์บ้างกับผู้ที่ยังไม่เคยทำงานในระบบ e-GP มาก่อน และต่อไป อาจจะต้องมาทำงานเกี่ยวกับการจัดซื้อจัดจ้าง ซึ่งขบวนการทั้งหมด จะต้องมีการทำงานระบบ e-GP ในขั้นตอนสุดท้าย ก่อนจะส่งเบิกจ่ายให้กับผู้รับจ้าง
การลงระบบ e-GP ลูกบอล 8 ลูกนี้  เป็นวิธีการจัดหา แบบตกลงราคา  ถ้าเป็นแบบวิธีพิเศษ ก็จะทำคล้าย ๆ กัน  แต่จะแตกต่างกันในบางลูกบอลทีึ่ี่จะต้องใส่ข้อมูลเพิ่มเิติม อย่างเช่น ถ้าเป็นวิธีพิเศษ  ก็จะมีราคากลางที่เข้ามาเกี่ยวข้อง

Leave a Reply

Tags

blog CONSAL KPI PULINET การจัดการความรู้ การดูแลสุขภาพ การทำงาน การท่องเที่ยว การบริการ การปฏิบัติงานล่วงเวลา การประชาสัมพันธ์ การพัฒนาตนเอง การพัฒนาบุคลากร การลงรายการ การศึกษาดูงาน การอ่าน การเรียนออนไลน์ กิจกรรมสำหรับเด็ก กิจกรรมส่งเสริมการอ่าน กิจกรรมห้องสมุด ความสุข ค่ายห้องสมุด งานบริการ ธรรมะ นวนิยาย นักเขียน บรรณารักษ์ บริการชุมชน ประกันคุณภาพ ภาพถ่าย ภาษาอังกฤษ มหาวิทยาลัยศิลปากร ระบบห้องสมุดอัตโนมัติ วัด วันสำคัญ วารสาร สัมมนา สุขภาพ หนังสือ หนังสือบริจาค หนังสือและการอ่าน หอสมุดพระราชวังสนามจันทร์ ห้องสมุด ห้องสมุด 24 ชั่วโมง อาหาร