การประเมินผลโครงการ/กิจกรรมด้วย Microsoft Excel
ก่อนหน้านี้เมื่อนานมาก ตอนที่หอสมุดฯ ทำกิจกรรม IT Update ซึ่งพี่สมปองเจ้าแม่โปรเจคของเราพยายามคิด/ทำ เพื่อพัฒนาบรรณารักษ์ของหอสมุดฯ ตอนนั้นบรรณารักษ์ก็ต้องทำอะไรกันหลายๆ อย่าง เพราะวิทยากรคือพี่สมเกียรติ เค้าก็ช่างสรรหาอะไรมาเล่า มาฝึก มาทำอยู่เสมอ เช่น ใน IT Update ครั้งที่ 1 พูดกันถึงเรื่อง Library social networking พี่เค้าก็สอนการใช้ Google Doc ในการจด/แก้บันทึกกิจกรรมกันทันทีแบบ real time หรือให้ความเห็นซึ่งกันและกัน ตอนนั้นเล่นเอามึนกับสีเธอสีฉัน (จำได้ว่าตั้งแต่ธันวาคม 2551)
ต่อมาก็มีการพูดและให้ออกแบบสอบถามด้วย Google Form (แต่จำไม่ได้ว่าครั้งไหน) แต่ที่แน่ๆ งัดเอาออกมาใช้อย่างเป็นทางการเมื่องานทับแก้วบุ๊คแฟร์ ครั้งที่ 5 (มกราคม 2554) ในฐานะที่อยู่ฝ่ายประเมินผล แล้วก็ใช้กันมาเรื่อยๆ ซึ่งมักจะเป็นการเอาข้อมูลจากแบบสอบถามมากรอกใส่ Google Form จนถึงกิจกรรม 2 ครั้งล่าสุดที่เป็นการตอบแบบสอบถามจาก Google Form เลย (ปี 2557)
ตัวอย่างการประเมินผลโดยใช้ Google Form
หลังจากนั้นก็เริ่มรู้สึกว่า มันยังไม่ตอบโจทย์ของตัวเองเวลาประเมินผลโครงการ/กิจกรรมเท่าที่ควร พี่สมปองในฐานะที่ช่างคิด แล้วมีหลานสาว (น้องมีน) ที่ช่างทำสนอง need ของคุณน้า ก็จัดเต็มมาให้เพื่อตอบโจทย์ส่วนที่เป็น 5 4 3 2 1 ด้วย Microsoft Excel โดยกำหนดสูตรในแต่ละส่วนที่ต้องการประเมิน เช่น ในส่วนของ average เกิดจากแต่ละเซลล์คูณด้วยค่าคะแนน แล้วนำมาบวกกันในแต่ละกลุ่ม และหารด้วยจำนวนผู้ตอบแบบสอบถาม (ดังตัวอย่าง)
ซึ่งหลานมีนก็ได้ทำตารางในแต่ละค่าคะแนนมาเป็น default สำหรับให้กรอกข้อมูล 10 ข้อ เพื่อให้เรากรอกตัวเลขลงไปในแต่ละรายการของแต่ละเซลล์ หากเรามีจำนวนข้อมากกว่าหรือน้อยกว่า เราก็เพียงปรับสูตรเล็กน้อยให้ตรงกับจำนวนข้อและเซลล์ของแบบสอบถามของเรา แล้วเราก็กรอกตัวเลขลงไป
ตัวอย่างการประเมินผลโดยใช้ Microsoft Excel
หากมีจำนวนข้อไม่ถึง 10 ข้อ ปรับสูตร เช่น มีรายการประเมินเพียง 3 ข้อ
จะปรับสูตรส่วนคะแนนเต็ม จาก =G14*5*10 เป็น =G7*5*3
จากนั้นนำมาแปลผลตามต้องการ ซึ่งกระบวนการกรอกตัวเลขของเอ๋นั้นจะทำไม่ได้อีกแหละ ถ้าขาดคนนับฝีมือดีอย่างพี่ใหญ่ (สุกัญญา) แถมสรุปข้อเสนอแนะมาให้ด้วย
ตัวอย่างการแปลผลที่ได้จากตารางสูตร Excel
ตั้งแต่เดือนกันยายน 2557 ก็ใช้เจ้าตัวนี้มาช่วยประเมินผลไปแล้วหลายโครงการเลยแหละ ไม่ว่าจะเป็น โครงการอบรมเชิงปฏิบัติการเรื่อง “การพัฒนาศักยภาพด้านเทคโนโลยีสารสนเทศในห้องสมุด” (19 คน) โครงการเปิดบ้านหอสมุดพระราชวังสนามจันทร์ เนื่องในงานทับแก้ววิชาการ ศิลปากรไร้พรมแดน (105 คน) หรือโครงการค่ายห้องสมุดสุดหรรษา (Amazing Library Camp) (20 คน) เป็นต้น
แล้วจะว่าไป…ไม่ว่าจะใช้อะไรในการประเมินผล (Google Form หรือสูตรบน Microsoft Excel) ก็ดีทั้งนั้น…อยู่ที่ว่าเราต้องการคำตอบอะไรจากตรงนั้นมากกว่า…. 💡