เรื่องนี้ว่าจะเขียนมานานเพราะอยากให้คนรุ่นใหม่ (ซึ่งไม่ได้หมายความที่อายุ) ได้มาฝึกฝนระหว่างการเขียนเพื่ออ่าน กับ การเขียนเพื่อพูด
ขอข้ามในส่วนแรกที่เป็นการเอื้อนเอ่ยถึงผู้มีเกียรติเพราะมีหลักการทางวิชาการให้หาอ่านได้มากมาย ส่วนที่จะเล่าให้ฟังคือส่วนที่เป็นเนื้อหา
1. คำกล่าวรายงาน
ดิฉันมักจะแบ่งออกเป็นส่วนๆ คือ
1.1 ขอบคุณประธานในพิธีที่มาในงานของเรา ดิฉันชอบขึ้นต้นด้วยประโยคว่า  ในนามของ ….
1.2 วัตถุประสงค์ของงาน เช่น งานครั้งนี้มีวัตถุประสงค์เพื่อ…
1.3 รายงานสภาพทั่วไปของงานว่าผู้เข้าร่วมงานเป็นใครและมีกิจกรรมอะไรบ้าง เช่น ผู้เข้าร่วมกิจกรรมเป็นใคร จำนวนเท่าใด และมาทำอะไรบ้าง เป็นต้น
1.4 ขอบคุณผู้ให้การสนับสนุน และผู้จัดงานซึ่งมักเป็นผู้ใต้บังคับบัญชา
1.5 สรุป ซึ่งมักขึ้นต้นด้วย บัดนี้ได้เวลาอันเป็นสมควรแล้ว ขอเรียนเชิญ….. แล้วตามด้วยกำหนดการย่อๆ ของประธานในพิธี เช่น ขอเรียนเชิญตัดริบบิ้น มอบรางวัล….
2. คำกล่าวเปิดงาน
ตำกล่าวส่วนนี้จะยากกว่าคำกล่าวรายงาน ผู้ที่ทำหน้าที่ “ร่าง” คำกล่าว จะต้องใช้บทบาทสมมุติอย่างมาก มองงานให้เป็นภาพรวมที่เชื่อมต่อกับภายนอกได้ ดิฉันมักแบ่งออกเป็นส่วนเช่นกันเพราะง่ายต่อการเขียน
2.1 แสดงความยินดีที่ได้มาเปิดงานและเห็นด้วยกับวัตถุประสงค์
2.2 เนื้อหา ดิฉันมักชอบโยงกับเหตุการณ์ปัจจุบัน ทิศทางของสถาบันอุดมศึกษา ตีตวาม แก่นหรือประเด็นของงานที่กำลังจะเกิดขึ้น  และมองว่าค่อนข้างคล้ายกับการเขียนหลักการและเหตุผลของโครงการ หรือเขียนคำนำ
ในโลกของห้องสมุดดิฉันมองว่ามี เนื้อหา แค่ 3 ประเด็นคือ 1) บทบาทของห้องสมุดต่อการส่งเสริมการอ่าน  2) ทรัพยากรสารสนเทศในห้องสมุด และ 3) ศักยภาพของบุุคลากรที่นำข้อแรกและข้อสองมาจัดงาน ส่วนนี้นับว่ามีความสำคัญที่สุด ที่ไม่เฉพาะกับการจัดกิจกรรม หากรวมถึงงานประจำที่รับผิดชอบด้วย  หากมองไม่เห็นภาพ ไม่ “อิน” และยังหาตอบคำถามไม่ได้ ควรต้องไปทำความเข้าใจด้วยการอ่าน สนทนาปราศัยและแลกเปลี่ยนเรียนรู้ให้มากกว่าเดิม ซึ่งคำตอบไม่มีสูตรตายตัวและไม่มีจุด fullstop เช่น
เด็ก ดิฉัน จะพูดถึง การปลูกฝัง การอ่าน หนังสือ และห้องสมุด
ต้นไม้ ดิฉันจะพูดถึงวงปี ประสบการณ์ หนังสือ และห้องสมุด
ใกล้วันครู ดิฉันจะพูดถึง ครู กล้วยไม้ คำประพันธ์ของ ม.ล.ปิ่น มาลากุล หนังสือ และห้องสมุด
การอ่าน ดิฉันชอบเอ่ยเอื้นถึงเซอร์ ฟรานซิส เบคอน นักปรัชญาเมธีชาวอังกฤษที่กล่าวว่า “การอ่านทำคนให้เป็นคนโดยสมบูรณ์”  หนังสือ และห้องสมุด
อาเซียน ก็ต้องทักษะในศตวรรษที่ 21 ความเปลี่ยนแปลง การปรับตัว และการแสวงหาทักษะ  หนังสือ และห้องสมุด
และทุกครั้งจะไม่ลืมเรื่องความสามารถของบุคคลากร หรือของห้องสมุด ในการนำสิ่งเหล่านี้ไปประยุกต์หรือสร้างกิจกรรมให้เกิดขึ้น
2.3 ส่วนสรุปมักขึ้นต้นด้วย บัดนี้ ถึงเวลาอันเป็นมงคล…
ทั้งคำกล่าวรายงานและคำกล่าวเปิดเมื่อเขียนเรียบร้อยแล้วสิ่งต่อมาคือต้องทบทวนว่าสิ่งที่เราเขียนมานี้ “ใช่” หรือไม่ ด้วยการหา “อ่าน” เพิ่มเติม ตามด้วยการ “อ่านออกเสียง” ดังๆ จับเวลา ดิฉันจะกำหนดให้แต่ละช่วงไม่เกิน 3 นาที เพราะ (คิดเองว่า) นานกว่านี้จะน่าเบื่อและชวนง่วงนอน และไม่เกิน 2 หน้ากระดาษ
หลังจากนั้นส่งต่อไปให้เพื่อนที่คิดว่า “ช่วย” เราได้ทั้งเพิ่มเติมประเด็น (สิ่งนี้ปรารถนามากที่สุด) ส่งให้คนที่แก้คำแบบ “ที่ ซึ่ง อัน และ” และส่งให้คนที่ช่วยกัน “อ่าน” ออกเสียง การอ่านควรส่งให้อ่านไม่ต่ำกว่า 3 คน (นับตัวเรา) เนื่องจากบางที่ภาษาเขียน “สวย”  แต่ออกเสียง “ยาก” หรือดู “รุงรัง” มากเกินไปก็ต้องปรับแก้ให้สะดวกลิ้นในการออกเสียง
เมื่อแก้ไขเสร็จเรียบร้อยแล้ว สิ่งที่ต้องทำต่อไปคือ ส่งให้ท่านประธานที่กล่าวรายงานและกล่าวเปิดล่วงหน้า ด้วยการขยายตัวอักษรให้ใหญ่ซึ่งดิฉันมักใช้ขนาด 20 พ้อยต์ และใส่ลงไปแฟ้ม และถือเป็นคัมภีร์
เพลางานจริงอาจมีข้อเปลี่ยนแปลง เช่น จำนวน ตัดข้อความ หรือเพิ่มข้อความ ที่จำเป็นจะต้องแก้ไขและกล่าวถึง ผู้จัดงานจะต้องรีบแจ้งท่านทั้งสอง เนื่องจากท่านจะใช้ฉบับในมือท่านกล่าว เนื่องจากท่านก็มีจังหวะในการ “อ่าน” ของท่าน หรือมีการแก้คำให้ “คุ้นลิ้น” รวมทั้งอาจมีสิ่งที่ต้องการเพิ่มเติม ดังนั้นท่านอาจรับหรือไม่รับแฟ้มก็เป็นไปได้ทั้งนั้น หรือบางทีท่านอาจพูด “สด” ก็เป็นไปได้ทั้งนั้น จึงไม่ต้องตกใจหรือเสีย self
และทุกครั้ง หากเป็นงานที่ดิฉันมีส่วน ดิฉันมัก “ฟัง” หรือ “อ่าน” สงบ ทำตัวให้เป็น “กลาง” เป็นผู้ฟังหรือผู้อ่านคนหนึ่ง เช่นเดียวกับผู้เข้าร่วมกิจกรรมอื่นๆ หาก “ฟัง” หรือ “อ่าน” แล้วรู้สึก “อิน” กระทั่งน้ำตารื้อ จนต้องกระพริบตาถี่ๆ แสดงว่าใช้ได้
หลังจากนั้นดิฉันมักพูดกับคนใกล้ชิดว่า ดีเนอะ  😛  คนใกล้ชิดเช่นกันจะบอกว่า ย่ะ 😳
ดิฉันชอบเก็บไฟล์พวกนี้ไว้ตลอด เพราะการเขียนแต่ละปี การคิดแต่ละครั้งจะต้องมี และจำเป็นจะต้องหนีจากข้อความเดิมๆ ให้ได้ เพราะจากประสบการณ์พบว่าการย้อนกลับไปดูงาน กิจกรรม รายงานทุกอย่าง ในปีที่ผ่านๆมาจะเป็นสิ่งที่ “บิ้วท์” ตัวเราให้คิดใหม่ และจะทำให้เราเข้าใจคำว่า “พัฒนาการ“