วันนี้อยู่ว่างๆ นั่งทำโน่นนี่นั่น แล้วก็หาอะไรต่ออะไรมาอ่านเล่น รวมถึงได้อ่านหนังสือ “คู่มือการเตรียมสื่อดิจิทัลที่มีคุณภาพ” โดย คุณบุญเลิศ อรุณพิบูลย์ และคุณบุญเกียรติ เจตจำนงนุช  โดยเฉพาะหัวข้อ การบริหารจัดการแฟ้มเอกสารดิจิทัล ซึ่งจริงๆ เรื่องนี้เคยอ่านมาแล้วครั้งหนึ่งเมื่อหลายปีก่อน จำได้ว่ายืมมาจากพี่หน่อย (ยุพดี)
ที่กลับมาสนใจเรื่องนี้อีกครั้ง เพราะเป็นเรื่องใกล้ตัว โดยเฉพาะเมื่อเรามีไฟล์ข้อมูลมากๆ แล้วเราก็ทำอะไรตามใจตัวเราเอง ทำให้เวลาที่จะนำไฟล์ต่างๆ กลับมาใช้ใหม่อีกครั้งหรือหลายครั้ง กลายเป็นเรื่องยุ่งยากวุ่นวาย เมื่ออ่านเรื่องนี้อีกครั้ง ทำให้คิดว่าคงถึงเวลาที่เราควรจะทำไฟล์ข้อมูลของเราให้ดี เพื่อจะได้เข้าถึงได้โดยสะดวก
ในเรื่องการบริหารจัดการแฟ้มดิจิทัลนี้ ผู้เขียนได้แบ่งออกเป็น 2 ส่วนคือ การจัดการโฟลเดอร์ และการตั้งชื่อแฟ้มเอกสาร
การจัดการโฟลเดอร์ (Folder)
1)  การกำหนดชื่อโฟลเดอร์ควรใช้คำภาษาอังกฤษที่กระชับ สื่อความหมาย หลีกเลี่ยงการกำหนดชื่อเป็นภาษาไทย
2)  คำภาษาอังกฤษที่ใช้ควรเป็นตัวพิมพ์เล็ก (a-z) และ/หรือผสมตัวเลข (0-9)  หากมีการใช้ตัวเลขที่มีค่าประจำหลักตั้งแต่หลักสิบขึ้นไป ให้นำหน้าด้วยตัวเลข 0 เช่น 01, 02, 03 เป็นต้น
3)  กรณีมีคำหลายคำประกอบกัน ให้ใช้เครื่องหมาย Hyphen เชื่อมระหว่างคำ หลีกเลี่ยงการใช้ Space และ Underscore

การตั้งชื่อแฟ้มเอกสาร (File name)
การตั้งชื่อแฟ้มเอกสารก็คล้ายกับการกำหนดชื่อโฟลเดอร์
1)  ชื่อแฟ้มเอกสารควรใช้คำภาษาอังกฤษที่กระชับ สื่อความหมาย หลีกเลี่ยงการกำหนดชื่อเป็นภาษาไทย
2)  คำภาษาอังกฤษที่ใช้ควรเป็นตัวพิมพ์เล็ก (a-z) และ/หรือผสมตัวเลข (0-9)  หากมีการใช้ตัวเลขที่ม่ค่าประจำหลักตั้งแต่หลักสิบขึ้นไป ให้นำหน้าด้วยตัวเลข 0 เช่น 01, 02, 03 เป็นต้น
3)  กรณีมีคำหลายคำประกอบกัน ให้ใช้เครื่องหมาย Hyphen เชื่อมระหว่างคำ หลีกเลี่ยงการใช้ Space และ Underscore
4)  ควรใช้ส่วนประกอบเหล่านี้ผสมในชื่อแฟ้มเอกสาร เช่น รุ่นของเอกสาร (Version number) เช่น เอกสารรุ่นที่ 1 ใช้ v1 หรือ vers1 / วันที่สร้างเอกสาร (Date of creation) เช่น เอกสารถูกสร้างวันที่ 6 ธันวาคม 2556 ให้กำหนดเป็น 20131206 เป็นต้น

หากเราสามารถการจัดการโฟลเดอร์ และการตั้งชื่อแฟ้มเอกสารได้ดังกล่าว จะทำให้เราสามารถเข้าถึงเอกสารดิจิทัลต่างๆ (จำนวนมาก) ที่อยู่ในเครื่องคอมพิวเตอร์ของเราได้อย่างสะดวกรวดเร็วขึ้น