อยู่ๆ ได้รับจดหมายรักความว่า อิฉันได้กรอกตอบข้อคำถาม PART แล้วหรือยัง เพราะเกินกำหนดส่งกองแผนงานแล้ว
เล่นเอาบรรณารักษ์แบบอิฉันมึนตึ๊บว่า เจ้า PART ที่ว่ามันหน้าตาเป็นเยี่ยงไร สักพักเจ้าของ จม.รอรักที่ว่า ได้ส่งไฟล์มาให้แบบติด ZIP บอกว่าต้องทำข้อไหนๆ บ้าง และมีคำตอบว่า ที่เราต้องตอบคือเพราะเราเป็นเจ้าของ
จึงขีดเส้นใต้จดและจำว่าปีหน้าและปีต่อๆไปเราต้องตั้งหลักและลงมือทำ แหร่มจังเลยที่ได้เรียนรู้อะไรๆ นอกสาขาจากที่ได้ร่ำเรียนมา นอกจากจดข้อมูลให้ตัวเองแล้ว จึงขอเขียนจดหมายน้อยไปถึงคนที่ทำหลักสูตรให้กับบรรณารักษ์ทั้งหลายว่า จงใส่ทุกสาขาวิชาลงไปในหลักสูตรของเราด้วยเพราะจะเกิดผลต่อในภายภาคหน้า จะได้ไม่ลำบากเหมือนรุ่นป้าๆ ที่ทำไปงงแอนด์งม … เก๋นะหลักสูตรนี้
เรื่องนี้คุยกับหนูใหญ่ว่าไฉนข้าพเจ้าไยต้องมารับรู้เรื่องนอกศาสตร์ หลังจากที่ลากถูกันไปฟังเรื่อง Business Continuity Plan-BCP ที่สำนักหอสมุด มหาวิทยาลัยธรรมศาสตร์ ที่ได้รับ fw mail จากบุคคลนิรนาม
ก่อนไปมีคนถามว่าเป็นเรื่องอะไร ตอบไปว่าเป็นเรื่องที่มากกว่าความเสี่ยง ในฐานะที่หนูใหญ่เป็นกรรมการอยู่ด้วยจึงให้ไป ความจริงหัวหน้าฝ่ายที่เหลือจะต้องไปด้วย แต่เจ้าภาพบอกว่าขอสองคนค่ะคุณพี่ขา … พิจารณากันแล้วสรุปว่าดิฉันเป็นคนเรื่อง”เยอะ” จึงสนับสนุนให้ไปงานนี้
ดิฉันสรุปแบบงึมๆ ในใจว่าเรื่องนอกศาสตร์ แต่เป็นเรื่องในองค์กรมันคือความจำเป็นที่ต้องรู้ โดยเฉพาะพวกมีมงกุฎ หรือชฎาครอบ หรือบางทีก็เป็นหัวลิง หัวยักษ์และหัวมาร
คุณใหญ่เขียนรายงานไปแล้ว ก่อนเขียนบอกดิฉันว่า จองๆๆๆๆ ดิฉันบอกเชิญเถอะจ้าเพื่อนรักหักเหลี่ยมโหด ดิฉันจะขออ่านแล้วกัน http://202.28.73.5/snclibblog/?p=26867   อ่านแล้วมึนๆ พอประมาณ ไม่ทราบวาน้องหนึ่งอ่านแล้วยัง
คุณใหญ่จบตอนสุดท้ายว่า …ดังนั้นเรามาคิดกันได้แล้วว่าเราจะทำอย่างไรเพื่อให้ห้องสมุดของเราเปิด ดำเนินการได้เร็วที่สุดเพื่อสามารถให้บริการผู้ใช้บริการได้มากที่สุดเมื่อ เราประสบกับภัยพิบัติ …. ถ้าคิดไม่ออกแบบนี้ตอบ PART ไม่ได้ค่ะ อิอิ
แต่แนวคิดแบบนี้เอาไปเขียนในเอกสารทางวิชาการละก้อมันยอดมาก อันนี้คือความแตกต่างระหว่างนักวิชาการกับนักปฏิบัติการ ที่ไปทางใครทางมัน แต่ทางนั้นต้องสนับสนุนและเกื้อกูลกัน อย่าได้มาบอกหรือเปรียบเทียบทีเดียวเชียว
เนื่องจากหนูใหญ่บอกว่าเกรงว่าดิฉันจะค้อนเลยนำเสนอโครงการที่เกี่ยวข้องกับ BCM และ BCP ไปในงานของตัวเองแบบเนียนๆ ไปในเนื้องาน พร้อมกับสำทับดิฉันด้วยเสียงอันดังว่าทำแล้วเฟ้ย
สรุปว่า PART มาจากคำว่า Performance Assessment Rating Tool แปลว่า การวิเคราะห์ระดับความสำเร็จของการดำเนินงานจากการใช้จ่ายงบประมาณ หลักการเกิดขึ้นมาหลังจากที่มีการนำระบบงบประมาณแบบมุ่งเน้นผลงานตามยุทธศาสตร์มาใช้
ในระบบการบริหารงานเชิงยุทธศาสตร์ประกอบด้วย กระบวนงานหลักอยู่ 3 กระบวนงาน คือ กระบวนงานวางแผนยุทธศาสตร์ กระบวนงานการนำแผนยุทธศาสตร์ไปปฏิบัติ และกระบวนงานประเมินผลยุทธศาสตร์ จุดนี้เองที่สำนักงบประมาณนำเครื่องมือนี้มาใช้ในกระบวนงานประเมินผลยุทธศาสตร์ โดยใช้เป็นเครื่องมือในการประเมินตนเอง (Self Assessment)องค์ประกอบของเครื่องมือนี้ จะประกอบด้วย 5 องค์ประกอบ ในแต่ละองค์ประกอบก็จะมีคำถาม ซึ่งรวมแล้วมี 30 ข้อ โดย
องค์ประกอบที่ 1 แสดงจุดมุ่งหมายและรูปแบบ มีคำถามให้ตอบ 6 ข้อ ก็จะถามเกี่ยวกับความเชื่อมโยงกับเป้าหมายเชิงยุทธศาสตร์ของรัฐบาล การกำหนดกิจกรรมนำส่งผลผลิต เป็นต้น
องค์ประกอบที่ 2 เป็นเรื่องของการวางแผนกลยุทธ์ มีคำถาม 6 ข้อ ถามเกี่ยวกับการกำหนดเป้าหมายทั้งในระยะสั้นและระยะยาว ความสอดคล้องกับจุดมุ่งหมาย รายละเอียดของแผน การรองรับการเปลี่ยนแปลง เป็นต้น
องค์ประกอบที่ 3 ชื่อว่าการเชื่อมโยงงบประมาณ มีคำถาม 5 ข้อ เป็นคำถามเกี่ยวกับการกำหนดเป้าหมายรายปี ขั้นตอนการดำเนินงาน การจัดทำต้นทุน เป็นต้น
องค์ประกอบที่ 4 การบริหารจัดการ มี 7 คำถาม เช่น การจัดการข้อมูล การกำหนดผู้รับผิดชอบการวัดผล การจัดทำระบบบัญชีและการรายงานฐานะทางการเงิน เป็นต้น
องค์ประกอบที่ 5 เป็นเรื่องผลผลิต/ผลลัพธ์ มีคำถาม 5 ข้อ ถามเกี่ยวกับการเปรียบเทียบความก้าวหน้าของผลผลิต ผลลัพธ์ การแสดงประสิทธิภาพ การเปรียบเทียบผลงานกับหน่วยงานอื่น เป็นต้น
ในการประเมินตนเองนี้ ก็จะมีการให้คะแนนในแต่ละข้อ มีคะแนนรวม 100 คะแนน หากผลการประเมินมากกว่า 85 คะแนน จะแสดงผลเป็นสีเขียว ระหว่าง 60 – 85 คะแนนก็จะสีเหลือง ต่ำกว่านั้นก็จะเป็นสีแดง เหมือนไฟจราจร การนำเสนอผลข้อมูลก็จะแยกให้เห็นว่าเรื่องใดที่มีคะแนนต่ำ และข้อใดมีคะแนนสูง ก็จะนำไปเป็นข้อมูลในการปรับปรุงแก้ไขต่อไป
ลอกมาจ้าจากที่นี่ http://www.gotoknow.org/posts/16559
เป็นศัพท์แสงที่ยากอยู่เอาการ ดิฉันมักมองเอกสารพวกนี้ด้วยแว่นตาสีชมพูว่า คนคิดท่านช่างคิด แต่ความช่างคิดนั้นน่าจะดีและรุ่งเรื่องหากมีคนนำผลของกระบวนการที่คิดในระดับชาติ มาแปลงกับงานของเราแม้จำเป็นหน่วยเล็กๆ ก็น่าจะดีไม่น้อย
เพราะเนื่องจากหน่วยงานของเราเป็นเพียงแค่อณูเดี่ยว … หอสมุดฯ ทุกแห่งรวมข้อมูลส่งไปให้ สำนักหอสมุดกลาง ทุกหน่วยงานส่งไปเป็น PART ของมหาวิทยาลัยศิลปากร
เราไม่เคยเห็น PART ในภาพรวม แต่ก็อยากทำในอณูเล็กๆ ให้ดีที่สุด พร้อมที่สุด ตามประสาเป็นคน “เยอะ” จึงโหลดเอกสารจากสำนักงบประมาณ มาอ่านแบบทุกตัวอักษร ไม่มากไม่น้อยแค่ 69 หน้าเอ๊งงงง พร้อมกับจำๆ ทำ Mindmap กลางอากาศว่าสัมพันธ์กับสิ่งใดบ้าง อย่าได้ริ print มาเชียว เพราะจะกองๆ อยู่ตรงนันแหละจ้าพี่น้อง … งานนี้เห็นใจน้องศักดิ์ดา เพราะข้างๆ โต๊ะคุณพี่ไม่ไหวจะเคลียร์!
คิดต่อไปว่าห้องสมุดของเราทำโครงการที่ต้องใช้งบประมาณทั้งนั้น เวลารายงานผล อาจไปกันกันคนละเรื่องที่เจ้าของงบประมาณต้องการอยากรู้ รวมทั้งงานประกันคุณภาพทั้งหลายที่ประสงค์จะให้ตอบคำถามเรื่องนี้
จึงคิดที่จะใช้ความ “เยอะ” ของตัวเอง ออกแบบสอบถามที่เมื่อวิเคราะห์ผลออกมาแล้วสามารถตอบคำถามจากทุกแห่ง ทุกหน่วยงาน ทุกบริบทให้ได้ เพราะการเตรียมไว้ล่วงหน้าจะได้ตอบแบบชัดถ้อยชัดคำ ไม่ต้องมาอ้ำอั้งดำน้ำ บุ่๋ง บุ๋ง ….
ฝันล้วนๆค่ะ แต่ทำแบบนี้ฝันก้อหวานได้นะ จะบอกให้!
ปล. ว่าที่ผู้บริหารในอีกสิบปีข้างหน้าโปรดศึกษาไว้จ้า