ในการปฏิบัติงานราชการ บางครั้งจะพบว่า เมื่อจ่ายเงินค่าใช้จ่ายต่าง ๆ ไปแล้วไม่สามารถขอใบเสร็จรับเงินจากผู้รับเงินเพื่อมาใช้ประกอบการเบิกจ่ายเงินกับทางราชการได้ด้วยเหตุผลจิปาถะ เช่น ผู้ขายหรือผู้รับเงินเป็นร้านค้าย่อยหรือเป็นบุคคลธรรมดาที่ไม่มีใบเสร็จรับเงินเป็นของตัวเอง  จ่ายเงินที่เป็นค่าใช้จ่ายที่เป็นค่าโดยสารรถหรือเรือ  ร้านค้ามีใบรับเงินที่เป็นสลิปโดยไม่สามารถออกใบเสร็จรับเงินเต็มรูปให้ได้ เป็นต้น
แต่เนื่องจากระเบียบการเบิกจ่ายเงินจากคลัง การเก็บรักษาเงินและการนำส่งคลัง พ.ศ. 2551 ข้อ 39 ระบุว่า “การจ่ายเงินของส่วนราขการ ให้ใช้ใบเสร็จรับเงินหรือใบสำคัญรับเงิน ซึ่งผู้รับเงินเป็นผู้ออกให้ หรือใบรับรองการจ่าย หรือเอกสารอื่นใดที่กระทรวงการคลังกำหนดให้เป็นหลักฐานการจ่าย”
ดังนั้นเมื่อเราจ่ายเงินไปแล้วจึงจำเป็นต้องได้รับใบเสร็จรับเงินมาใช้ประกอบการเบิกจ่ายเงิน หรือหากไม่สามารถจัดหาใบเสร็จรับเงินมาได้ ก็สามารถใช้เอกสารอื่นเพื่อทดแทนใบเสร็จรับเงินเพื่อประกอบการเบิกจ่ายเงินได้ ซึ่งที่ใช้อยู่เป็นประจำมีด้วยกัน 2 ประเภท ได้แก่ ใบสำคัญรับเงิน และใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงิน (แบบ บก. 111) หรือที่เรามักเรียกว่า ใบตองหนึ่ง มีวิธีการใช้ดังนี้

ใบสำคัญรับเงิน

ระเบียบการเบิกจ่ายเงินจากคลัง การเก็บรักษาเงินและการนำส่งคลัง พ.ศ. 2551 ข้อ 42 ระบุว่า “กรณีส่วนราชการจ่ายเงินรายใด ซึ่งตามลักษณะไม่อาจเรียกใบเสร็จรับเงินจากผู้รับเงินได้ ให้ผู้รับเงินลงชื่อรับเงินในใบสำคัญรับเงินพื่อใช้เป็นหลักฐานการจ่าย” ดังนัันใบสำคัญรับเงินจึงใช้กรณีที่จ่ายเงินไปแล้วแต่ผู้รับเงินไม่มีใบเสร็จรับเงินให้ เช่น ไปจัดซื้อของตามแผงลอย จัดจ้างบุคคลธรรมดาซ่อมแซมวัสดุ ครุภัณฑ์ หรืออาคารสถานที่ ซึ่งมีวงเงินไม่มาก เป็นต้น ในทางปฏิบัติหากใช้ใบสำคัญรับเงินประกอบการเบิกจ่ายเงินและมีวงเงินตั้งแต่ 1,000.- บาทขึ้นไป ควรจะต้องแนบสำเนาบัตรประชาชนของผู้รับเงินประกอบการเบิกจ่ายเงินด้วย สิ่งที่ควรระวังคือบริษัท ห้างร้าน หรือบุคคลธรรมดาซึ่งจดทะเบียนพาณิชย์ จำเป็นต้องมีเอกสารรับเงินหรือใบเสร็จรับเงินที่เป็นแบบพิมพ์ของตนเอง แต่หากอ้างว่าไม่มีใบเสร็จรับเงินออกให้ อนุมานได้เลยว่าเขากำลังหลบเลี่ยงภาษีอยู่จึงไม่ออกใบเสร็จรับเงินให้

ใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงิน (แบบ บก. 111)

ระเบียบการเบิกจ่ายเงินจากคลัง การเก็บรักษาเงินและการนำส่งคลัง พ.ศ. 2551 ข้อ 43 ระบุว่า “กรณีข้าราชการหรือลูกจ้างประจำของส่วนราชการจ่ายเงินไป หรือได้รับใบเสร็จรับเงินซึ่งมีรายการไม่ครบตามข้อ 41 หรือซึ่งตามลักษณะไม่อาจเรียกใบเสร็จรับเงินจากผู้รับเงินได้ ให้ข้าราชการหรือลูกจ้างประจำนั้นทำใบรับรองการจ่ายเพื่อนำมาเป็นเอกสารประกอบการขอเบิกเงินต่อส่วนราชการ…” (ระเบียบการเบิกจ่ายเงินจากคลัง การเก็บรักษาเงินและการนำส่งคลัง พ.ศ. 2551 ข้อ 41 ระบุว่า “ใบเสร็จรับเงิน อย่างน้อยต้องมีรายการดังต่อไปนี้ (1) ชื่อ สถานที่อยู่ หรือที่ทำการของผู้รับเงิน (2) วัน เดือน ปี ที่รับเงิน (3) รายการแสดงการรับเงินระบุว่าเป็นค่าอะไร (4) จำนวนเงินทั้งตัวเลขและตัวอักษร (5) ลายมือชื่อผู้รับเงิน) ดังนััน ใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงินจึงใช้กรณีที่ไม่สามารถเรียกใบเสร็จรับเงินจากผู้ขายได้หรือใบเสร็จรับเงินที่ได้รับไม่สมบูรณ์ถูกต้องตามที่ระเบียบกระทรวงการคลังกำหนด เช่น ค่าอาหารว่างและเครื่องดื่ม ค่าพาหนะรับจ้างสาธารณะ ค่ารถโดยสารประจำทาง ค่าผ่านทางพิเศษ เป็นต้น