การค้นหาข้อมูล เพื่อให้ตรงกับความต้องการดังที่ใจหมายนั้น เริ่มต้น เราต้องมีคำที่ใช้ค้น หรือคำที่เกี่ยวข้องกับเนื้อหาของสิ่งนั้นก่อน จากนั้นจึงมาเข้าสู่กระบวกการค้นหาข้อมูล ด้วยวิธีการ
การสืบค้น การสืบค้นในที่นี้ข้าพเจ้า จะหมายถึง เฉพาะการสืบค้นด้วยฐานข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์เท่านั้น ซึ่งสามารถแบ่งออกได้เป็น 2 ประเภทใหญ่ ที่รู้จักกันโดยทั่วไป คือ
1.Basic Search หรือ การค้นแบบพื้นฐาน ใช้ กับผู้ใช้ที่มีความรู้ในเรื่องที่ต้องการ ระดับบอกความต้องการได้คร่าวๆ มีความต้องการข้อมูลไม่ละเอียดมากนัก สามารถบอกความต้องการได้ว่าต้องการอะไร แต่ไม่สามารถกำหนดคำค้น แบบลงลึกได้
2.Advanced Search การค้นแบบขั้นสูง มีการใช้เครื่องมือ เพื่อช่วยการค้น  ใช้ กับการค้นอย่างละเอียด โดยผู้ใช้ต้องมีความรู้ เรื่องการกำหนดคำค้น การใช้คำเชื่อม การใช้สัญลักษณ์ เพื่อช่วยค้นข้อมูลที่ต้องการได้ โดยสามารถกำหนดความต้องการได้มากกว่าข้อมูลพื้นฐาน เช่น สามารถกำหนดปีพิมพ์ ประเภทเอกสาร หัวเรื่อง คำใกล้เคียง ฯลฯ
การนำ สัญลักษณ์ เครื่องหมาย เข้ามาใช้เพื่อช่วยจัดการข้อมูลที่ต้องการสืบค้นให้ง่ายขึ้น เราจำเป็นต้องรู้จักความหมาย และการใช้งาน ของเครื่องมือแต่ละชนิด ที่ฐานข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ แต่ละฐานสามารถรองรับได้  เค่รืองมือที่ใช้ สำหรับการสืบค้นสามารถแบ่งออกได้เป็น 2 กลุ่ม ดังนี้
กลุ่ม๑ คือ การนำ คำเชื่อม มาใช้ช่วยในการสืบค้น เรียกว่า บูลีนโลจิก (Boolean Logic) ได้แก่ AND ,OR ,NOT, NEAR, SAME
AND แปลว่า และ ใช้สำหรับเชื่อม ซึ่งการค้นโดยใช้คำเชื่อม AND จะให้ผลการค้นโดยมีข้อมูลที่ต้องการอยู่ในทั้ง 2 คำ หรือ ต้องพบข้อมูลที่ได้จากทุกคำค้น การวางตำแหน่งต้องวางไว้ระหว่างคำค้น
OR แปลว่า หรือ หมายถึง ให้ผลการค้นข้อมูลที่ได้รับมาจาก คำใดคำหนึ่ง หรือทั้ง 2 คำ ก็ได้ หรือ ต้องพบอย่างน้อยหนึ่งคำ การวางตำแหน่งต้องวางไว้ระหว่างคำค้น ผลการค้นที่ได้จะได้น้อยกว่า ค้นด้วยคำเชื่อม AND
NOT แปลว่า ไม่ หมายถึง ให้ผลการค้นข้อมูลจากคำใดคำหนึ่ง แต่จะไม่พบอีกคำหนึ่ง หรือ ไม่ต้องการพบคำนี้ ผลการค้นที่ได้จะน้อยที่สุด
NEAR แปลว่า ใกล้ ใช้เมื่อ คำค้นทั้งคู่อยู่ห่างกันไม่เกินจำนวนคำที่กำหนดไว้ เช่น Information NEAR/3 Technology
SAME ตัวสร้างเงื่อนไข ให้คำ 2 คำเชื่อมกัน และคำอยู่ใกล้กันในประโยคเดียวกัน เช่น optic SAME fibre
กลุ่ม๒ คือ การนำ เครื่องหมาย มาใช้ช่วยกำหนดผลการสืบค้นให้แคบลง ตรงกับความต้องการมากขึ้น เครื่องหมายที่ใช้ ได้แก่
“…..” เครื่องหมายอัญประกาศ คำพูด ฟันหนู ใช้ค้นกลุ่มคำให้ตรงตามคำที่พิมพ์ กำหนดคำค้นให้ได้เฉพาะเนื้อหาที่ต้องการ ให้แคบลง ใช้ง่าย และได้ผลดี การวางตำแหน่งจะใช้คลุมคำค้นระหว่างคำ
(….) วงเล็บ นำมาใช้เพื่อรวบรวมความหมายของคำให้อยู่ในกลุ่ม และใช้เพื่อจัดลำดับการสืบค้นก่อนหลัง ให้ค้นคำในวงเล็บก่อน เช่น (Window OR Shewer) AND Clearn และค่อยค้นคำอื่นภายหลัง
( ? ) เครื่องหมาย คำถาม(Quotation Marks) ใช้แทนตำแหน่งตัวอักษร 1 อันใช้แทน 1 ตำแหน่ง โดยสามารถนำมาใช้แทนได้มากกว่า 1 ตำแหน่ง การวางสามารถวางได้ทั้งในคำหรือท้ายคำก็ได้
( * ) เครื่อง หมายดอกจัน ใช้เพื่อละตัวอักษร ซึ่งสามารถวางได้ 2 ตำแหน่ง คือ ตรงกลางระหว่างคำ หรือวางไว้ข้างหลังคำ หรือจะวางทั้งสองตำแหน่งพร้อมกันก็ได้ ข้อมูลที่ออกมาจากการสืบค้นจะเป็นเนื้อหาที่เกี่ยวข้องกับรากศัพท์คำนั้น ทั้งหมด
( $ ) ดอลล่าร์ “tiny_mce_markerquot; ใช้แทนที่อักษร 1 ตัวอักษรเท่านั้น ใช้เมื่อคำที่ต้องการสามารถเขียนได้ 2 แบบ เช่น คำคำเดียว แต่ระหว่าง 2 ประเทศใช้ต่างกัน color (อังกฤษใช้) colour (อเมริกาใช้) จะเขียนได้เป็น colo$r โดยจะไว้ในคำหรือท้ายคำก็ได้
หมายเหตุ
๑.หลักการใช้บูลีน สัญลักษณ์ เครื่องหมาย ในการสืบค้น ควรใช้อักษรเป็นตัวใหญ่เสมอ เพื่อให้เข้าใช้ได้ในฐานข้อมูลทุกฐาน และสามารถนำไปใช้กับการค้นหาใน google ได้อีกด้วย
๒.เครื่องหมาย ที่ใช้แทนสัญลักษณ์ เพื่อช่วยการสืบค้น บางเครื่องหมายไม่สามารถนำไปใช้กับฐานข้อมูลได้ทุกฐาน ดังนั้นควรศึกษาก่อนว่าฐานข้อมูลใดสามารถใช้เครื่องหมายเพื่อช่วยการสืบค้นใดได้บ้าง
๓. เครื่องมือที่ช่วยการสืบค้นที่ได้กล่าวมาข้างต้น ส่วนใหญ่เรามักพบเจอในการสืบค้นข้อมูลแบบ Advanced Search
๔.เครื่องหมาย”…..” สามารถนำมาใช้กับ Basic Search ได้ ทำให้ผลการค้น กำหนดให้พบเฉพาะกลุ่มรายการที่เกี่ยวข้องเท่านั้น
ข้าพเจ้าหวังว่า ความรู้ที่ได้รับจากการไปอบรมฐานข้อมูล จะสามารถช่วยเหลือผู้ที่ต้องการสืบค้นข้อมูลจากฐานข้อมูล ให้ค้นพบความต้องการอย่างมีประสิทธิภาพ ได้ในระดับหนึ่งค่ะ