ความจริงเคยได้ไปเป็นวิทยากร (กลุ่มย่อย) ในกลุ่ม Cataloging Module ในการประชุมกลุ่มผู้ใช้ระบบห้องสมุดอัตโนมัติ INNOPAC ในประเทศไทย ครั้งที่ 14 (ธันวาคม 2552) ก็นานอยู่

มาถึงวันนี้ (กุมภาพันธ์ 2554) ได้รับโจทย์จากบัณฑิตวิทยาลัย เกี่ยวกับข้อมูลวิทยานิพนธ์ระดับปริญาเอกและโท ที่มีอยู่ในฐานข้อมูลสำนักหอสมุดกลาง โดยต้องการข้อมูลในหลายส่วน หลังจากได้ทำไฟล์ข้อมูลออกมาจากระบบห้องสมุดอัตโนมัติ INNOPAC แล้ว ก็แปลงให้อยู่รูปของ Excel
แต่เพียงแค่เห็นข้อมูลในไม่กี่บรรทัด ก็ให้มีอันมีอันต้องใช้ทั้งมือส่วนบนและส่วนล่างก่ายหน้าผากขึ้นมาทันที ทำไมมันมี error มากมายขนาดนี้ ทำให้นึกถึงตอนที่ได้รับเชิญให้ไปพูดเรื่อง Data Clean Up เพราะได้ย้อนบอกกลับไปที่ผู้เชิญว่า ที่บ้านตัวเองข้อมูลยัง Clean ไม่ได้ถึง 50% เลย…..
ที่ว่าข้อมูลมี error มากนั้น เพราะว่าเราขาดการทำ data clean up หรือการทำข้อมูลให้สมบูรณ์ ซึ่งแน่นอนว่าหากข้อมูลในฐานข้อมูล (ไม่เฉพาะฐานข้อมูลระบบห้องสมุดอัตโนมัติเท่านั้น) ไม่ได้รับการ clean up ย่อมส่งผลกระทบในหลายด้าน อย่างที่พบก็คือในเรื่องของการสืบค้น ที่จะค้นไม่พบ หรือพบไม่ครบถ้วน เป็นต้น แต่หากเป็นคนเบื้องหลังอย่างเรา ก็ทำให้ได้ข้อมูลไม่ครบถ้วน ไม่ถูกต้อง อยู่ต่างที่ ทำให้กว่าจะส่งข้อมูลให้ใครได้ ต้องมานั่งตาหูลาย เพื่อทำให้ถูกต้องที่สุดเท่าที่จะทำได้
ความผิดพลาดของข้อมูล (ขอพูดเฉพาะในส่วนของระบบห้องสมุดอัตโนมัติ) ส่วนใหญ่น่าจะเป็นการพิมพ์ผิด การอยู่ผิด Tag การใส่ Subfield ไม่ถูกต้อง ความไม่มีเอกภาพในการใส่ข้อมูล การขาดความรู้ในข้อมูลที่จะใส่ เป็นต้น สิ่งเหล่านี้ทำให้เกิด data error จำนวนมาก 😥

แน่นอนว่าหากยังไม่มีการทำ Data clean up ให้กับข้อมูล คงจะทำให้เกิด data error เพิ่มขึ้นทุกๆ วัน จนอาจถึงกับไม่สามารถแก้ไขได้ไหว มาถึงตอนนี้คงต้องเริ่มทำ Data clean up กันอย่างจริงจังซะทีแล้วล่ะครับพี่น้อง … ทุกๆ ฐานข้อมูลที่มีเลยก็จะเป็นการดี …. 😆