ปัจจุบันหน่วยงานต่าง ๆ มักจะจัดการอบรม ประชุม สัมมนาอยู่เสมอ ซึ่งก็มีหน่วยงานต่าง ๆ ส่งบุคลากรไปเข้าร่วมกิจกรรมดังกล่าวเพื่อเป็นการให้บุคลากรได้รับการพัฒนา แลกเปลี่ยนข้อมูลข่าวสาร เพิ่มพูนความรู้ หรือกำหนดข้อตกลงร่วมกันในการปฏิบัติงานกับองค์กรหรือหน่วยงานอื่น ๆ
ในการจัดการอบรม ประชุม สัมมนานั้น ผู้จัดมักจะตั้งงบประมาณในการดำเนินการโดยมีค่าอาหารซึ่งจัดเลี้ยงผู้เข้าอบรมอยู่แล้ว ดังนั้นหากมื้อใดที่ผู้จัด จัดอาหารให้แก่ผู้เข้าอบรม ให้ผู้เข้าอบรมหักค่าเบี้ยเลี้ยงเดินทางในมื้อนั้นออก ยกเว้นอาหารเช้าซึ่งผู้จัดไม่ได้จัดให้ แต่โรงแรมซึ่งผู้เข้าอบรมเข้าพักได้จัดอาหารเช้าไว้ให้กับแขกที่เข้ามาพักเหมือนกันทุกคน หนังสือเวียนกรมบัญชีกลาง ที่ กค 0409.6/ว.392 ลงวันที่ 3 ตุลาคม 2548 เรื่อง ซ้อมความเข้าใจเกี่ยวกับการเบิกเบี้ยเลี้ยงในการเดินทางไปราชการ อนุญาตให้เบิกค่าเบี้ยเลียงในมื้อเช้าประเภทนี้ได้
การคำนวณเวลาเพื่อคิดค่าเบี้ยเลี้ยงเดินทาง ระเบียบกระทรวงการคลังว่าด้วยค่าใช้จ่ายในการฝึกอบรม การจัดงาน และการประชุมระหว่างประเทศ (ฉบับที่ 3) พ.ศ. 2555 ข้อ 18 (2) ระบุว่า ค่าเบี้ยเลี้ยงเดินทาง ให้คำนวณเวลาเพื่อเบิกจ่ายเบี้ยเลี้ยงเดินทางโดยให้นับตั้งแต่เวลาที่เดินทางออกจากสถานที่อยู่หรือสถานที่ปฏิบัติราชการตามปกติ จนกลับถึงสถานที่อยู่หรือสถานที่ปฏิบัติราชการปกติ แล้วแต่กรณี โดยให้นับยี่สิบสี่ชั่วโมงเป็นหนึ่งวัน ถ้าไม่ถึงยี่สิบสี่ชั่วโมงหรือเกินยี่สิบสี่ชั่วโมงและส่วนที่ไม่ถึงยี่สิบสี่ชั่วโมงหรือเกินยี่สิบสี่ชั่วโมงนั้นเกินกว่าสิบสองชั่วโมงให้ถือเป็นหนึ่งวัน แล้วนำจำนวนวันทั้งหมดมาคูณกับอัตราเบี้ยเลี้ยงเดินทาง ในกรณีที่ผู้จัดการฝึกอบรมจัดอาหารบางมื้อในระหว่างการฝึกอบรม ให้หักเบี้ยเลี้ยงเดินทางที่คำนวณได้ในอัตรามื้อละ 1 ใน 3 ของอัตราเบี้ยเลี้ยงเดินทางต่อวัน
อัตราค่าเบี้ยเลี้ยงเดินทาง ระเบียบกระทรวงการคลังว่าด้วยการเบิกค่าใช้จ่ายในการเดินทางไปราชการ (ฉบับที่ 2) พ.ศ. 2554 กำหนดอัตราค่าเบี้ยเลี้ยเดินทางไปราชการในราชอาณาจักรในลักษณะเหมาจ่ายของข้าราชการ โดยผู้ดำรงตำแหน่งประเภททั่วไประดับอาวุโสลงมา ตำแหน่งประเภทวิชาการระดับชำนาญการพิเศษลงมา ฯลฯ อัตรา 240 บาท:วัน:คน ผู้ดำรงตำแหน่งประเภททั่วไประดับทักษะพิเศษ ตำแหน่งประเภทวิชาการระดับเชี่ยวชาญขึ้นไป ฯลฯ อัตรา 270 บาท:วัน:คน
ตัวอย่าง คุณส้ม เป็นข้าราชการตำแหน่งเจ้าหน้าที่บริหารงานทั่วไปชำนาญการ ปฏิบัติหน้าที่อยู่จังหวัดนครปฐม เดินทางไปเข้าร่วมอบรมที่จังหวัดเชียงใหม่เพื่อเข้าอบรมวันที่ 2-5 ออกเดินทางจากที่ปฏิบัติราชการวันที่ 1 เวลา 17.00 น.ลงทะเบียนอบรม วันที่ 2 ระหว่างเวลา 8.00-9.00 น. เข้าพักโรงแรม 3 คืน ได้แก่ คืนวันที่ 2, 3 และ 4 ทางโรงแรมมีอาหารเช้าบริการทุกวัน ผู้จัดการอบรมจัดเลี้ยงอาหารกลางวันทุกวัน  สิ้นสุดการอบรมวันที่ 5 เวลา 17.00 น. เดินทางกลับถึงบ้านพัก วันที่ 6 เวลา 8.00 น. การคำนวณเวลาเละการเบิกค่าเบี้ยเลี้ยงเดินทาง มีดังนี้
1. เวลาเดินทางให้นับ 24 ชั่วโมง เป็น 1 วัน เริ่มตั้งแต่เวลา 17.00 น. ของวันที่ 1 ถึงเวลา 8.00 น. ของวันที่ 6 นับได้ 4 วัน 15 ชั่วโมง
2. จากข้อ 1 นับวันเบิกค่าเบี้ยเลี้ยงเดินทางได้ 4 วันเต็ม ส่วนที่เกินจำนวน 15 ชั่วโมง เกินกว่า 12 ชั่วโมงให้ถือเป็น 1 วัน จึงเบิกค่าเบี้ยเลี้ยงเดินทางได้ 5 วัน
3. วันที่ 2-5 ผู้จัดได้จัดอาหารกลางวันให้ทุกวัน จึงหักเบี้ยเลี้ยงเดินทางวันละ 1 มื้อ รวม 4 มื้อ จึงเบิกค่าเบี้ยเลี้ยงเดินทางในครั้งนี้ได้ 3 วัน 2 มื้อ
4. ค่าเบี้ยเลี้ยงเดินทางของคุณส้ม อัตรา 240 บาท:วัน:คน หรือมื้อละ 80 บาท การคำนวณค่าเบี้ยเลี้ยงเดินทาง = (240×3) + (80×2) เบิกได้เป็นเงิน 880 บาท
อย่าลืมนะคะ มื้อใดที่รับประทานอาหารของผู้จัดการอบรม ประชุม สัมมนา ต้องหักค่าเบี้ยเลี้ยงเดินทางในมื้อนั้นออกด้วย แม้ว่าในกำหนดการอบรม ประชุม สัมมนา ไม่ได้แจ้งไว้ว่ามีการจัดเลี้ยงอาหารก็ตาม เนื่องจากทางผู้จัดก็ต้องเบิกจ่ายเงินค่าใช้จ่ายดังกล่าวโดยมีชื่อของท่านรวมอยู่ด้วย หากท่านนำมาเบิกอีก ก็ถือว่าเป็นการเบิกเงินซ้ำซ้อน มีความผิดนะคะ และจะอ้างว่าไม่ทราบไม่ได้ เพราะผู้ปฏิบัติงานต้องรู้กฎ ระเบียบของงานหรือหน่วยงานที่ตนทำงานอยู่ กฎหมายของประเทศยังบอกไว้เลยว่า ประชาชนจะอ้างว่าไม่รู้กฎหมายไม่ได้ 🙄