คิด และทดลองทำ การใช้ LEAN เพื่อพัฒนาแนวทางในการปฏิบัติงานหนังสือบริจาคต่อให้เกิดงานที่มีคุณภาพ
จากการที่ดิฉันได้ศึกษาด้วยการฟังและดูคลิปจาก you tube และการอ่านหนังสือ เกี่ยวกับการนำแนวคิดแบบ LEAN มาใช้ในพัฒนาการปฏิบัติงานเพื่อให้เกิดประสิทธิภาพและประสิทธิผลแก่องค์กรและตัวผู้ปฏิบัติงานนั้น โดยดิฉันได้ศึกษาในหัวข้อ Lean thinking เน้นสร้างคุณค่า และขจัดความสูญเปล่า การกำจัดสิ่งที่ไม่จำเป็นออกไป 8 ประการ คำว่า ความสูญเปล่า 8 ประการหรือ DOWNTIME ซึ่งในแต่ละตัวอักษรจะมีความหมายที่บ่งชี้ให้นำไปสู่การปฏิบัติเพื่อให้เกิดการพัฒนาแนวทางในการปฏิบัติงานอย่างที่เราและองค์กรคาดหวังไว้ ว่าจะต้องได้งานมากขึ้น มีประสิทธิภาพมากขึ้น รวดเร็วขึ้น ใช้คนน้อยลง และที่สำคัญค่าใช้จ่ายน้อยลง
Defect งานที่ต้องแก้ไข หรือของที่ชำรุดนำออกไป ได้นำมาใช้กับหนังสือที่ได้รับบริจาคเข้ามา โดยการคัดแยกสภาพของหนังสือประเภทที่ชำรุด มีรอยขีดเขียน และที่เป็นฉบับถ่ายเอกสาร แยกไว้เพื่อรอการทำจำหน่วยออก
Over production ผลิตออกมามากเกินความต้องการ ได้นำมาใช้กับหนังสือบริจาคที่ได้รับเข้ามา โดยการนำมาตรวจสอบซ้ำ หากพบว่าในหอสมุดมีให้บริการแล้วก็จะนำไปบริจาคต่อหรือนำไปทำกิจกรรม Sharing ของหอสมุดฯ ต่อไป
Waiting การทำอะไรที่ต้องรอ ได้นำมาใช้กับหนังสือบริจาคที่ได้รับเข้ามา โดยการนำหนังสือที่ได้รับเข้ามาทำการตรวจสอบซ้ำเบื้องต้น เพื่อไม่ให้หนังสือคงค้างอยู่ที่ชั้นรอตรวจสอบซ้ำ และส่งต่อให้บรรณารักษ์ผู้รับผิดชอบเพื่อพิจารณาต่อไป และตัวผู้ปฏิบัติงานสามารถตัดสินใจในงานที่ตัวเองปฏิบัติตามแนวทางการจัดหาหนังสือบริจาค
Non-utilized Talent การให้งานคนไม่เหมาะกับงาน หรือการที่คนในองค์หรือคนที่ปฏิบัติงานมีความคิดสร้างสรรค์ มีนวัตกรรม แต่ไม่ได้นำมาใช้ให้เกิดประโยชน์ และที่สำคัญอีกอย่างหนึ่งคือถ้าองค์กรหรือหน่วยงานต้องการสร้างคนหรือทีมงาน ให้สามารถทดแทนงานกันได้ ทำงานได้หลากหลาย เมื่อมีการเปลี่ยนแปลงการทำงาน หรือเปลี่ยนแปลงการปฏิบัติกลุ่มคนเหล่านี้จะสามารถตอบสนองความต้องการขององค์กรได้เป็นอย่างดี ได้นำมาใช้กับตัวผู้ปฏิบัติงานที่ได้รับมอบหมายหน้าที่ ให้ปฏิบัติงาน หนังสือบริจาคต่อ พร้อมทั้งได้รับการแนะนำ และให้คำปรึกษาจากหัวหน้างาน
Transportation การเคลื่อนย้ายของงาน ได้นำมาใช้กับหนังสือบริจาคที่ได้รับที่เข้ามา โดยการนำหนังสือที่ผ่านการตรวจสภาพและไม่นำเข้ามาบริการในหอสมุดฯ ออกไปและจัดเก็บตัวเล่มที่อยู่ในสภาพดี จัดเรียงขึ้นชั้นเพื่อให้หนังสือไปรวมอยู่ที่ชั้นจุดเดียว ไม่กระจัดกระจาย ทำให้สะดวกและรวดเร็วในการปฏิบัติงาน
Inventory ของที่คงค้าง ได้นำมาใช้กับหนังสือบริจาคที่ได้รับที่เข้ามา โดยบรรณารักษ์ที่มีหน้าที่รับผิดชอบในการคัดเลือกหนังสือบริจาคที่ได้รับเข้ามา สามารถนำหนังสือบริจาคที่จัดเรียงบนชั้น นำไปตรวจสอบพิจารณา/คัดเลือกโดยผู้ปฏิบัติงาน มีการแบ่งเวลาการปฏิบัติงานให้เป็นระบบ และต้องทำงานอย่างสม่ำเสมอ
Motion การเคลื่อนไหว คือบุคลากรในองค์กรหรือผู้ปฏิบัติงานไม่สามารถทำงานอยู่กับที่ ณ จุดใดจุดหนึ่ง เนื่องจากต้องเดินไปหางานที่อยู่ไกลจากสถานที่ทำงานของตัวผู้ปฏิบัติงาน ได้นำมาใช้กับหนังสือบริจาคที่ได้รับที่เข้ามา โดยการให้ผู้มีหน้าที่จัดเรียงหนังสือบริจาคขึ้นชั้นเพื่อให้หนังสือไปรวมอยู่ที่ชั้นจุดเดียว ด้วยการแยกหนังสือบริจาค เช่น ติดป้ายชั้นว่าหนังสือชั้นนี้มาจากใคร สถานที่ใด หรือใครให้บริจาคมา เพื่อมิให้หนังสือกระจัดกระจาย จะทำให้การปฏิบัติงาน สะดวกรวดเร็วขึ้น สามารถหยิบเล่มหนังสือมาดำเนินการได้ทันที
Excess Processing กระบวนการทำงานที่เยอะเกินไป ต้องลดขั้นตอนการทำงานที่ไม่จำเป็นออก เพื่อลดระยะเวลาการปฏิบัติงาน ได้นำมาใช้กับหนังสือบริจาคที่ได้รับที่เข้ามา โดยการปรับกระบวนการทำงานคือ ผู้ปฏิบัติงานจะตรวจสอบซ้ำทันที ที่มีหนังสือได้รับบริจาคเข้ามาและหนังสือที่จะบริจาคต่อจะทำจะพิมพ์รายชื่อและบรรจุ เพื่อเตรียมส่งบริจาคทันทีและระบุว่าบริจาคที่ใด
ที่มา : หนังสือเรื่อง แนวคิดแบบลีน : LEAN THINKING ผู้เขียน Hanes P. Womack และ Daniel t. Jones, ผู้แปล ดร.วิทยา สุหฤกดำรง และยุพา กลอนกลาง
ที่มา : Youtube.com?v=Xe4wd9unNwn