โดยปกติแล้วในการจัดซื้อหนังสือและทรัพยากรสารสนเทศนั้น ความถูกต้องและครบถ้วนของเอกสารหลักฐานในการเบิกจ่าย คือ “บิลเงินสด ใบเสร็จรับเงิน และใบกำกับภาษี” เป็นสิ่งที่จำเป็นต้องให้ความสำคัญอย่างยิ่ง เพราะหากเกิดความผิดพลาด ผิดเงื่อนไข หรือข้อมูลใด ๆ ตกหล่นไป อาจเกิดปัญหาในการเบิกจ่าย และอาจต้องใช้เวลาในการขอให้ทางร้านค้า/สำนักพิมพ์/หน่วยงาน ออกเอกสารใหม่
ซึ่งโดยปกติแล้ว “เอกสารหลักฐานในการเบิกจ่าย” (บิลเงินสด ใบเสร็จรับเงิน และใบกำกับภาษี) จำเป็นต้องใช้เอกสารตัวจริง จัดทำและส่งมอบในรูปแบบกระดาษโดยมีการลงลายมือชื่อโดยปากกาน้ำเงินเท่านั้น ซึ่งตามเงื่อนไขการเบิกจ่ายในหน่วยงานของเราต้องการเอกสารหลักฐานในการเบิกจ่าย “ตัวจริง” ในรูปแบบการลงลายมือชื่อโดยปากกาน้ำเงินลงบนรูปแบบกระดาษเท่านั้น ไม่สามารถใช้เอกสารหลักฐานในการเบิกจ่ายที่ลงลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์และส่งเป็นไฟล์ได้
Read more