แนะนำ Scan-It ตัวช่วยในการทำงาน

ในปัจจุบันนี้ใครหลาย ๆ คนก็คงมีการหาตัวช่วยจากเทคโนโลยีต่าง ๆ ควบคู่ไปกับการทำงาน เพื่อช่วยทุ่นแรงไปได้บ้างในบางเรื่อง จาเองก็เป็นหนึ่งในนั้นค่ะ เนื่องจากในช่วงเดือนสิงหาคมที่ผ่านมา ในงานจัดการทรัพยากรสารสนเทศมีการแลกเปลี่ยนเรียนรู้เรื่องการจัดซื้อหนังสือซ้ำ และในระหว่างการแลกเปลี่ยนความคิดเห็นกัน พี่ปู (รุ่งทิวา ฝ่ายดี) ได้เสนอวิธีการตรวจสอบหนังสือซ้ำขึ้นมา โดยให้สแกนบาร์โค้ดที่เป็นเลข ISBN ของหนังสือ ลง Excel เพื่อใช้ในการตรวจสอบการซื้อหนังสือซ้ำเบื้องต้น

ในงานจัดการฯ จึงเริ่มใช้วิธีการนี้ครั้งแรกคือ การไปคัดเลือกหนังสือในงานมหกรรมหนังสือแห่งชาติ ครั้งที่ 28 ในช่วงเดือนตุลาคมที่ผ่านมา โดยครั้งนี้หอสมุดของเรามีการไปคัดเลือกหนังสือทั้งหมด 3 วัน หนังสือที่ซื้อเข้ามาแล้วในวันแรกจะมีการสแกนเลข ISBN เข้า Excel แล้วจากนั้นนำไฟล์นั้นไปตรวจสอบวันที่ไปคัดเลือกในวันที่สองในงานมหกรรมฯ ซึ่งจะต้องตรวจสอบทั้งจากใน OPAC และตรวจสอบจากหนังสือที่ซื้อในวันแรกเพื่อป้องกันไม่ให้หนังสือซ้ำ ซึ่งหากใช้การพิมพ์ก็สามารถทำได้ แต่ก็อาจะเกิดความผิดพลาดเช่นพิมพ์เลขผิด หรือซ้ำกันภายในวันนั้น ๆ ก็ได้ เนื่องจากไม่มีประวัติของเลข ISBN จากร้านอื่น ๆ

จาเลยเริ่มต้นด้วยการถามอากู๋ กูรูหลาย ๆ เรื่อง (Google) เพราะเราไม่สามารถยกคอมพิวเตอร์และตัวสแกนไปที่งานได้อยู่แล้ว จาก็เลยพยายามหาวิธีที่จะทำให้การทำงานสะดวกและง่ายที่สุด โดยการใช้แอปสแกนบาร์โค้ด ISBN ผ่านสาร์ทโฟน แล้วสามารถลิงก์กับ Excel ได้เลย ผลของการค้นหาก็มีหลาย ๆ คนแนะนำหลายแอป จาเลือกใช้แอปหนึ่งก่อนแต่เมื่อทอดลองใช้ได้ประมาณ  1 วัน แอปมีข้อจำกัดเรื่องจำนวนครั้งในการสแกน จาเลยเลือกมองหาแอปใหม่ค่ะจนมาเจอกับแอปพลิเคชัน Scan-It ซึ่งถือว่าใช้งานง่ายแล้วก็สะดวก ช่วยทุ่นแรงในการทำงานไปได้ในระดับหนึ่ง

การทำงานของแอปพลิเคชันนี้สามารถเชื่อมต่อได้ทั้งโปรแกรม Excel ในคอมพิวเตอร์ และสามารถเชื่อมต่อไฟล์จาก Google Drive ได้เลย ซึ่งหากเชื่อมต่อจากไฟล์ใน Google Drive เราจะต้องใช้ แอปพลิเคชัน Sheets ควบคู่กันไปด้วยค่ะ

นอกจากนี้ยังสามารถเชื่อมต่อจากช่องทางอื่น ๆ ได้หลากหลาย ตามภาพด้านล่างเลยค่ะ

เมื่อเราเชื่อมต่อแอปพลิเคชันกับไฟล์ที่ต้องการเรียบร้อยแล้ว ก็สามารถสแกนเลข ISBN จากหนังสือเก็บข้อมูลเข้าไฟล์ Excel เพื่อนำไปสู่กระบวนการการทำงานในขั้นตอนต่อไปได้เลยโดยไม่ต้องพิมพ์ และสามารถนำสแกนเพื่อนำเลขเหล่านั้นไปตรวจสอบในไฟล์ที่เรามีอยู่แล้วได้อีกด้วย เพื่อป้องกันการคัดเลือกหนังสือซ้ำภายในงานนั้น ๆ ในระดับต้นค่ะ หน้าตาที่ได้จากการสแกนเมื่อดูจากแอปพลิเคชัน Sheet ก็จะเป็นประมาณนี้ค่ะ

หากใครที่ยังนึกภาพไม่ออกสามารถเข้าไปดูคลิปสอนวิธีใช้ได้ที่นี่เลย https://www.youtube.com/watch?v=_M93CnC_otc

ขอให้เอนจอยกับการทำงานค่ะทุกคน <3

จริณ.