BookFair’15

Posted on by


งานทับแก้วบุ๊คแฟร์ครั้งที่ 15 นี้ ดิฉันทำหน้าที่เป็นประธานโครงการ อยากจะขอเกริ่นเรื่องประธานสักหน่อยนะคะ ในความที่เราใหม่ทั้งเรื่องงานบริหาร (หัวหน้างาน) ยังมาเจอเรื่องการบริหารโครงการ ทำให้บ่ายเบี่ยงตลอด ได้มีการพูดคุยกับพี่สุนทรให้พี่เขาเป็นประธานเพราะตลอด 2-3 ปีที่ผ่านมาพี่สุนทรเป็นประธานโครงการและทำหน้าที่ได้ดีมาก ส่วนตัวกลัวจะทำได้ไม่ดี เมื่อเริ่มเขียนโครงการ (นำปี 63) มาปรับ ได้ให้หัวหน้าหอสมุด หัวหน้างานบริการ ที่ปรึกษาคุณเอกอนงค์ และหัวหน้างานการเงินช่วยดูเกณฑ์เป้าหมายต่าง ๆ ทุกครั้งที่มีการปรับแก้โครงการ ดิฉันมักจะแก้ประธานอยู่บ่อยครั้ง 555 เป็นสุนทร นภัสรพี สลับไปมา (นิยามของเราคือ แย้งกันเหลือเกิน แย่งกันไม่เป็นประธาน🤣🤣) ฉบับท้ายสุดหัวหน้างานการเงินถาม “ทำไมเธอไม่เป็นประธาน เธอเป็นหัวหน้างาน เธอควรจะเป็น” เราก็ได้แต่ยิ้มและมานั่งคิดย้อนกลับก็ถูกของพี่เขาเพราะถ้าเราไม่เป็นเหมือนเราโยนภาระนี้ไปให้ผู้อื่น จึงมุ่งมั่นและเปลี่ยนแปลงความคิดตัวเอง จากนั้นเริ่มดำเนินการจัดการงานตามลำดับขั้นตอนบางขั้นตอนมีหลงมีลืมบ้างด้วยความที่ห่างหายการจัดงานเป็นระยะ 2-3 ปี ซึ่งทุกขั้นตอนมีทีมงานอยู่เบื้องหลังความสำเร็จมากมาย💗

การจัดงานในปี 66 นี้ ได้นำข้อมูลการรับสมัครร้านค้าของปี 63 มาดำเนินการ เนื่องด้วยการระบาดของ(Covid-19) ทำให้ต้องชะลอการจัดงาน เมื่อสถานการณ์ได้คลี่คลายจึงได้เริ่มงานในปีนี้

ขั้นตอนการดำเนินงานบางส่วน
1. ทำแบบฟอร์มให้ร้านค้าหนังสือตอบรับยืนยันการมาร่วมงาน
2. เมื่อร้านค้ายืนยันครบแล้ว ทางฝ่ายหอสมุดฯ ทราบจำนวนร้านค้า และได้เปิดรับสมัครเพิ่มเติม
3. เมื่อครบจำนวนร้านค้าหนังสือ ร้านอาหาร เครื่องดื่ม และงานศิลปะ ซึ่งได้ประกาศแจ้งวันจับสลากร้านค้าหนังสือ ส่วนร้านอาหารเครื่องดื่มจะใช้เกณฑ์ของคณะกรรมการในการตัดสิน
4. กำหนดวันชำระเงินเมื่อถึงวันชำระเงินงานจัดหาฯ ยุ่งอยู่กับการ print หลักฐานการโอนเงินเพื่อใช้เป็นหลักฐานการยืนยันร้านค้ากันการตกหล่น
5. เมื่อร้านค้าชำระเงินครบตามเวลาที่กำหนด ทางน้องจาจะทำผังแบ่งบูธและจับสลากร้านค้าหนังสือผ่านโปรแกรม Zoom วันที่ 26 ธันวาคม 65
6. ประกาศผังร้านค้าในวันที่ 28 ธันวาคม 65

ระหว่างที่ทำขั้นตอนร้านค้านั้น ได้มีการพูดคุยเรื่องการเช่าเต็นท์ เครื่องเสียง การติดตั้งไฟแสงสว่าง และเวที ซึ่งปีนี้ได้ใช้วิธีแบบเหมาจ่ายเพื่อลองเปรียบเทียบกับปีก่อน ๆ ว่ามีความแตกต่างกันอย่างไร

ในส่วนการทำหนังสือราชการ ดิฉันเป็นผู้รับผิดชอบ แบ่งออกเป็น
1. หนังสือขออนุญาต การขอใช้พื้นที่จอดรถ ขอใช้พื้นที่เพื่อประชาสัมพันธ์ทั้งในและนอกมหาวิทยาลัย
2. หนังสือขอยืมอุปกรณ์ต่าง ๆ เช่น กรวย แผงกั้นจราจร เก้าอี้ เต็นท์
3. หนังสือขออนุญาตใช้พื้นที่โรงเรียนต่าง ๆ เพื่อประชาสัมพันธ์งานโดยมีโปสเตอร์ขนาด A3 ให้แต่ละโรงเรียน
4. หนังสือเชิญชวนหน่วยงานคณะต่าง ๆ ร่วมออกบูธในงาน
5. ทำหนังสือเชิญผู้บริหารและบุคลากรในหน่วยงานต่าง ๆ ร่วมในพิธีเปิดงานฯ

คณะกรรมการการประชาสัมพันธ์ ได้มีการจัดตารางการประชาสัมพันธ์เรื่องต่าง ๆ ภายในงาน ซึ่งทีมนี้จะทำงานค่อนข้างหนักทั้งก่อนวันงานและระหว่างงาน อีกทั้งได้หาช่องทางเพื่อเพิ่มการประชาสัมพันธ์งานในหน้าเพจต่างๆ ทั้งส่วนภาครัฐและเอกชนต้องขอบคุณมากค่ะ

การจัดงานสิ่งที่ต้องตรวจสอบ คือ สภาพอากาศ ซึ่งสัปดาห์ก่อนจะเริ่มงานทับแก้วบุ๊คแฟร์อุณหภูมิลดลงมากอากาศหนาวเย็น พี่น้องในงานจัดหาฯ ได้พูดคุยแซวกันว่าวันงานจะเป็นอย่างไร น้องจาจึงลองเช็คสภาพอากาศในช่วงนั้น พบว่า จะมีฝนตลอดทั้งสัปดาห์ พวกเราเริ่มกังวลเพราะงานทับแก้วฯ เกือบทุกปีจะมีฝน พี่สุนทรบอกดิฉัน พรุ่งนี้ (เสาร์ 4 ก.พ.66)ให้เตรียมของไหว้สักหน่อย ได้ถามกลับไปว่าจริงอ่ะ พี่เขาบอกเอาน่า…ไม่ลองไม่รู้ไม่เสียหาย ตอนเช้าจึงได้หาซื้อพวงมาลัย กล้วยน้ำว้านำมาไหว้พระพิฆเนศในฝ่ายหอสมุดฯ และไหว้ต้นโพธ์หน้าเวที…และบ่ายวันวันอาทิตย์ฝนก็ตกมา55555 แต่ตลอดวันงานไม่มีฝนมีเพียงอากาศที่ร้อนอบอ้าวมากๆ 🤣🤣 พอจบงานอากาศก็กลับมาเย็นสบายมาจนถึงวันนี้ 555555

ปัญหาที่พบในงาน
1. การสื่อสาร บางเรื่องมีความคิดที่แตกต่างกัน หรือสื่อสารกันคนละความหมาย
2. การเสนอซื้อทางคณะมาเสนอซื้อแต่ไม่มีหนังสือการเรียนการสอนที่ต้องการ
3. ร้านค้าอาหารเครื่องดื่ม มีเรื่องการจัดพื้นที่ รวมถึงความต้องการที่จะให้ร้านตัวเองอยู่กับร้านที่ตนเองอยากอยู่ด้วย
4. คนทำงานปฏิเสธการทำงานเนื่องด้วยงานบางอย่างเป็นการจ้างเหมา
ท้ายสุดต้องขอขอบคุณทุกคนที่ร่วมแรงร่วมใจให้งานทับแก้วบุ๊คแฟร์ออกมาดี และทุกอย่างผ่านไปได้อย่างสวยงาม