การยกเลิกใบเสร็จรับเงิน SAP
“ผิดเป็นครู” คำนี้ยังใช้ได้จริงเสมอ โดยเฉพาะในชีวิตการทำงาน แม้เราจะทำงานด้วยความระมัดระวัง ใส่ใจในรายละเอียด หรือรอบคอบขนาดไหน แต่เชื่อเถอะว่าปัญหาและการผิดพลาดก็ยังสามารถเกิดขึ้นได้ ซึ่งบางครั้งอาจไม่ได้เกิดจากตัวผู้ปฏิบัติงานเอง แต่เกิดจากการความผิดพลาด (Error) ของระบบ หรือการผิดพลาดจากอุปกรณ์ที่ใช้งาน ฯลฯ และเมื่อเกิดปัญหาแล้ว สิ่งที่ต้องทำเป็นอย่างแรก ก็คือ ตั้งสติ และคิดหาทางแก้ไขที่ดีที่สุดกันต่อไป
สำหรับครูที่พูดถึงในครั้งนี้ คือ เรื่องของการยกเลิกใบเสร็จรับเงินรายได้ค่าบริการในส่วนงานบริการ ของหอสมุดพระราชวังสนามจันทร์ สำนักหอสมุดกลาง มหาวิทยาลัยศิลปากร ในกรณีที่ออกใบเสร็จรับเงินข้ามวันไปแล้ว ถึงตรวจสอบพบข้อผิดพลาด จะไม่สามารถยกเลิกใบเสร็จรับเงินได้ เนื่องจากมหาวิทยาลัยศิลปากรใช้การออกใบเสร็จรับเงินโดยใช้ระบบ SAP พิมพ์ใบเสร็จรับเงินลงเป็นใบเสร็จรับเงินแบบกระดาษต่อเนื่อง แทนการออกใบเสร็จแบบเขียน มาตั้งแต่ปี 2563
โดยปกติการยกเลิกใบเสร็จรับเงินที่เกิดการผิดพลาด ไม่ว่าจะเป็นการลงข้อมูลผิด การชำรุดของใบเสร็จรับเงินที่เกิดจากเครื่องพิมพ์หรือจากผู้ปฏิบัติงาน ฯลฯ ในการยกเลิกใบเสร็จรับเงินจะต้องทำการยกเลิกโดยผู้มีอำนาจในการอนุมัติยกเลิกใบเสร็จรับเงิน (เลขานุการสำนักหอสมุดกลาง) และจะต้องยกเลิกในวันที่มีการผ่านรายการหรือออกใบเสร็จรับเงินในวันเดียวกันเท่านั้น ซึ่งในแต่ละวันหอสมุดฯ มีการออกใบเสร็จรายได้ค่าบริการเป็นจำนวนมาก และยังมีการปฏิบัติงานนอกเวลาราชการ ซึ่งการตรวจสอบใบเสร็จรับเงินและการนำส่งเงินจะต้องดำเนินการในวันถัดไป หรือวันทำการของหน่วยงาน
และในครั้งนี้ พบข้อผิดพลาดจากการตรวจสอบก่อนบันทึกนำส่งเงินงานคลัง ทำให้ประเภทเอกสารไม่ตรงกับหน่วยงานที่ออก และไม่สามารถเรียกข้อมูลเพื่อนำส่งเงินได้
ได้ประสานงานกับเจ้าหน้าที่ซัพพอร์ตระบบใบเสร็จรับเงินของมหาวิทยาลัย เพื่อขอปรึกษา ซึ่งเบื้องต้นไม่สามารถระบุความผิดพลาดได้ว่าเกิดจากตัวบุคคล หรือเกิดจากตัวระบบ และให้แนวทางในการดำเนินการ คือ
- บันทึกนำส่งเงินเฉพาะรายการที่ถูกต้องตามปกติ (เนื่องจากประเภทเอกสารไม่ตรงกับหน่วยงานทำให้การดึงข้อมูลเพื่อนำส่งเงิน ไม่ปรากฎรายการที่ผิดพลาด)
- ทำบันทึกข้อความ เรียนผู้อำนวยการกองคลัง เพื่อขอยกเลิกใบเสร็จรับเงิน (พร้อมแนบใบเสร็จรับเงินตัวจริงทั้งชุด/3 ใบ พร้อมขีดและระบุการยกเลิกใบเสร็จรับเงิน พร้อมลงชื่อกำกับ)
- รอให้ผู้เกี่ยวข้องดำเนินการยกเลิกใบเสร็จรับเงินให้
- ออกใบเสร็จรับเงินใหม่แทนใบเสร็จฉบับเดิม
สิ่งสำคัญที่ได้จากครูในครั้งนี้ คือ สอนให้จำและนำปัญหาที่พบดังกล่าวมาแจ้งให้ผู้ปฏิบัติงานที่เกี่ยวข้องทราบ เพื่อเพิ่มความระมัดระวังในการออกใบเสร็จให้มากยิ่งขึ้น และนำมาเป็นแนวทางแก้ปัญหาในงานใบเสร็จรับเงินหากเกิดปัญหาในเรื่องอื่นๆ ต่อไป