การลงรายการหนังสืออิเล็กทรอนิกส์ กรณีศึกษาคู่มือปฏิบัติงานบุคลากรสำนักดิจิทัลเทคโนโลยี

คู่มือปฏิบัติงานที่บุคลากรจัดทำขึ้นเพื่อขอกำหนดตำแหน่งให้สูงขึ้น ต้องมีการเผยแพร่และจัดเก็บในหอสมุดฯ ซึ่งหน่วยงานต่างๆ ในมหาวิทยาลัยศิลปากร วิทยาเขตพระราชวังสนามจันทร์ ต่างก็จัดส่งคู่มือปฏิบัติงานของบุคลากรในหน่วยงานมายังหอสมุดฯ แต่เมือหลายเดือนก่อนได้รับบันทึกข้อความจากสำนักดิจิทัลเทคโนโลยี ส่งคู่มือการปฏิบัติงานของบุคลากรของสำนักดิจิทัลเทคโนโลยี มาให้ฝ่ายหอสมุดพระราชวังพระราชวังสนามจันทร์ดำเนินการเผยแพร่จำนวน 4 เล่ม แต่คู่มือการปฏิบัติงานของบุคลากรของสำนักดิจิทัลเทคโนโลยีพิเศษกว่าคู่มือการปฏิบัติงานของบุคลากรหน่วยงานอื่นๆ ที่พิเศษกว่าคือ เป็นคู่มือการปฏิบัติงานมาในรูปของ หนังสืออิเล็กทรอนิกส์ ที่ไม่ได้เป็นรูปเล่มหนังสือแบบฉบับพิมพ์เป็นตัวเล่ม

ดังนั้นการวิเคราะห์หมวดหมู่และทำรายการคู่มือปฏิบัติงานทั้ง 4 เล่มจึงต้องวิเคราะห์หมวดหมู่ในรูปแบบของหนังสืออิเล็ทรอนิกส์ มาดูกันค่ะว่าทำอย่างไร และมีวิธีการหรือการลงรายการที่แตกต่างจากหนังสือทั่วไปอย่างไร

• การวิเคราะห์หมวดหมู่หรือการลงรายการทางบรรณานุกรมหนังสืออิเล็กทรอนิกส์ เราใช้ข้อมูลจากส่วนใดของตัวเล่มกันบ้าง เราใช้ข้อมูลแบบเดียวกับหนังสือปกติทั่วไปเลยคือ ข้อมูลหลักจาก ปกนอกของหนังสือ  หน้าชื่อเรื่อง หน้าหลังหน้าชื่อเรื่อง (ปกใน ใบรองปกหน้า ใบรองปกหลัง ด้านในปกหลัง ปกหลัง- ถ้ามี) โดยสแกนไปที่ QR Code หรือ เข้าไปที่ URL ที่ให้มา เพื่อจดหรือบันทึกข้อมูลออกมา
• การลงรายการที่แตกต่างจากหนังสือทั่วไป คือ
  • Tag 008 คือตำแหน่งที่ 23 รูปแบบวัสดุ (Form of item) Tag 008 ตำแหน่งที่ 23 ต้องใส่ O = Online = ทรัพยากรออนไลน์ แต่จะมีรหัสอีกตัวหนึ่งที่สามารถใช้ได้ในการลงรายการหนังสืออิเล็กทรอนิกส์คือ S = Electronic

ถามว่า O กับ S ต่างกันอย่างไร แตกต่างกันตรง O อ่านหรือเปิดผ่านเครือข่ายอินเทอร์เน็ต ส่วน S ไม่ต้องผ่านเครือข่ายอินเทอร์เน็ตก็สามารถอ่านได้ เช่น อ่านจาก CD-ROM (ดูข้อมูลเพิ่มเติมได้จาก : https://www.loc.gov/marc/bibliographic/bd008b.html)

• • Tag 245 ลงรายการชื่อเรื่องที่ |a เหมือนหนังสือทั่วไป แต่ต้องลง |h เพื่อบ่งบอกประเภทของสื่อ ใช้คำอธิบายประเภทของสื่อว่า “electronic resource” อยู่ในวงเล็บเหลี่ยม ดังนี้ |h[electronic resource]

โดย |h ให้ลงรายการหลัง |a, |n, และ |p ได้แต่ต้องลง |h ก่อน |b เสมอ (ดูข้อมูลเพิ่มเติมได้จาก : https://www.loc.gov/marc/bibliographic/bd245.html)

• • และ Tag สำคัญที่จำเป็นต้องมีในการลงรายการหนังสืออิเล็กทรอนิกส์คือ Tag 856 เพราะหนังสืออิเล็กทรอนิกส์ต้องอ่านผ่าน URL จึงต้องลง |u ถ้าไม่มีจะไม่สามารถเปิดเข้าไปอ่านตัวเล่มหรือเนื้อหาได้ และ|z ถ้าไม่มีหรือไม่ใส่ หน้าจอแสดงผลสืบค้น หรือ OPAC จะแสดงผล URL ตามความสั้น-ยาว ต่างกันไป (ดูข้อมูลเพิ่มเติมจาก : https://www.loc.gov/marc/bibliographic/concise/bd856.html) และ ดูคำอธิบายเพิ่มเติมจาก  Blog เรื่อง

    Tag 856 เขตข้อมูล หรือ Tag สำหรับทรัพยากรอิเล็กทรอนิกส์ (http://www.snc.lib.su.ac.th/kmblog/?p=6136)

ภาพการลงรายการหนังสืออิเล็กทรอนิกส์