Certificate ออนไลน์แบบอัตโนมัติ ทำได้ ง่ายนิดเดียว

เนื่องจากทำงานอยู่ในสถานศึกษา ก็ต้องมีการจัดกิจกรรมต่าง ๆ ให้ทั้งนักศึกษา และนักเรียน เมื่อจบกิจกรรมก็ต้องมีการแจก Certificate (เกียรติบัตร หรือใบประกาศนียบัตร) แต่ในปัจจุบันหลายที่จะแจกเป็น E-Certificate เป็นส่วนมาก ทางห้องสมุดเองก็เคยพบเจอปัญหาคือ ในงานทับแก้ววิชาการปีก่อน จะมีการแจก E-Certificate ตามหลังให้กับน้อง ๆ ที่มาร่วมกิจกรรม โดยมีแบบฟอร์มให้น้องเขียน ชื่อ-สกุล และ e-mail เพื่อที่จะส่งกลับ แต่ความผิดพลาดที่เกิดขึ้นคือ มีจำนวนคนที่มาร่วมกิจกรรมเยอะมาก ทำให้ต้องทำงานย้อนหลังโดยใช้เวลาค่อนข้างเยอะมาก และคนทำงานจะต้องอ่านลายมือที่หลากหลาย บางคนก็อ่านไม่ออก หรือ e-mail มีการเขียนที่ไม่ชัดเจน จึงทำให้เกิดความผิดพลาดทั้งในเรื่องของ ชื่อ-สกุล ในเกียรติบัตร และส่ง e-mail ไปไม่ถึงน้อง ๆ เนื่องจากที่อยู่ e-mail ไม่ถูกต้อง

จากปัญหาที่พบจาก็เลยคิดหาวิธีโดยการศึกษาจากอากู๋ (Google) ก็จะพบว่ามีหลายคนทำเป็นคลิปสอนลง YouTube ไว้ จาเลยลองนำมาใช้กับกิจกรรมที่จะมีก่อนงานทับแก้ววิชาการ ปรากฏว่าจากการที่ทดลองใช้ก็พบทางสว่าง ใช้ง่ายมาก แล้วก็สะดวกด้วย พอนำมาใช้จริง ๆ ในงานทับแก้ววิชาการ เมื่อมีจำนวนรายชื่อเยอะ ๆ ก็สามารถประหยัดเวลาไปได้เยอะมาก ทำให้ไม่ต้องทำงานซ้ำซ้อน และน้อง ๆ ก็จะได้รับ E-certificate ไปได้เลยเมื่อทำแบบประเมินเสร็จ

แล้ววันนี้จาก็จะมาแนะนำตัวช่วยและวิธีการการใช้งานกันค่ะ ก่อนอื่นแนะนำเจ้าตัวส่วนเสริมนี้ก่อน ซึ่งนั่นก็คือ Autocrat ซึ่งจะทำงานกับ Google form, Google sheet, Google slide และ Google Drive ค่ะ

ก่อนอื่นเราต้องสร้าง Form ขึ้นมาเพื่อให้ผู้เข้าร่วมกิจกรรม กรอก ชื่อ-สกุล และ e-mail ก่อน และนอกเหนือไปกว่านั้นคือ เราสามารถทำเป็นแบบประเมินความพึงพอใจต่อกิจกรรมไปได้เลย เพื่อที่ผู้เข้าร่วมกิจกรรมจะได้กรอกข้อมูลและตอบแบบประเมินในครั้งเดียว

เมื่อเราสร้าง Form ขึ้นมาเสร็จเรียบร้อยแล้ว ให้เลือกที่ Responses แล้วกด View in Sheets แล้วก็ตั้งชื่อ Sheet ไว้ก่อน

ต่อมาให้มาเปิด Google slide ตั้งชื่อ Slide เตรียมภาพสำหรับทำเป็น Certificate และเปลี่ยนเป็น Background

เลือก Choose image ใส่ภาพที่ต้องการ เลือก Done

จากนั้นไปตั้งค่าหน้ากระดาษเลือก File > Page setup

เลือกขนาดเป็น Custom เปลี่ยนค่าเป็น pixels แล้วนำขนาด pixels ของรูปที่เตรียมไว้มาใส่ เลือก Apply ก็จะได้ขนาด slide ที่พอดีกับภาพ

แล้วเรามาสร้างกล่องข้อความสำหรับใส่ ชื่อ-สกุล โดยพิมว่า <<ชื่อ-สกุล>> ข้อความในวงเล็บสามเหลี่ยมจะต้องเหมือนกับข้อความใน Form นะคะ สามารถปรับสี ปรับฟอนต์ และขนาดได้ตามชอบเลย

ต่อมากลับมาเปิด Google sheet ที่เราตั้งชื่อไว้ ติดตั้งส่วนเสริมที่ชื่อว่า Autocrat ไปที่ Extentions > Add-ons > Get add-ons

พิมพ์ Autocrat เพื่อค้นหา และติดตั้ง

เมื่อติดตั้งเรียบร้อยก็เลือก Extentions > Autocrat > Lunch

แล้วเลือก New job

ตั้งชื่องาน แล้วกด Next

เลือก Template (Slide ที่เราเตรียมไว้) จาก Drive

จากนั้นกด Next

เมื่อชื่อ-สกุล ตรงกันทั้ง 2 ช่อง แล้วก็กด Next

ตั้งชื่อไฟล์ Certificate สามารถใส่ <<ชื่อ-สกุล>> เพื่อให้ไฟล์เป็นชื่อของคนนั้น ๆ ได้ และเลือก Type เป็น PDF เพื่อป้องกันการแก้ไข จากนั้นเลือก Next

พอเสร็จขั้นตอนนี้ให้เราสร้าง Folder และตั้งชื่อสำหรับ Certificate ใน Google Dive และมาเลือก Choose Folder

เลือก Folder ที่สร้างไว้

กดลบ My drive ออก และเลือก Next

เลือก Next

และ Next อีกครั้ง

เลือก Yes ทั้ง 3 ช่อง

เลื่อนลงมาทำ Template ข้อความใน e-mail สำหรับส่ง E-Certificate อัตโนมัติ โดยใส่ Tag e-mail และ ชื่อ-สกุลได้เลย จากนั้นเลือก Next

เลือก Yes ในช่องแรก จากนั้นกด Save ได้เลย

และกดสามเหลี่ยมเพื่อ Run job จากนั้นก็จะสามารถใช้งานได้เลยค่ะ

เพียงเท่านี้เราก็จะสามารถแจก E-Certificate ได้โดยที่ประหยัดเวลา และไม่ต้องส่งตามหลัง และความผิดพลาดจากการพิมผิดของทางหอสมุดเองก็จะไม่มีด้วย วิธีการง่าย ๆ ช่วยทุ่นแรงไปได้เยอะเลยคะ หากใครที่ต้องทำอะไรแบบนี้ลองไปทดลองใช้กันนะคะ สะดวกสบาย ง่ายกว่าเยอะ วันนี้สวัสดีค่ะ

ขอบคุณคลิปสอนจาก : https://www.youtube.com/watch?v=RamxOWxUVrc&t=1306s

จริณ.