การเขียนข่าวเพื่อการประชาสัมพันธ์พิธีเปิดงาน “ทับแก้วบุ๊คแฟร์ ครั้งที่ 15”

สำหรับงาน “ทับแก้วบุ๊คแฟร์ ครั้งที่ 15” ที่จัดโดย หอสมุดพระราชวังสนามจันทร์ สำนักหอสมุดกลาง มหาวิทยาลัยศิลปากร เมื่อวันที่ 6 – 12 กุมภาพันธ์ 2566 ที่ผ่านมานั้น ได้รับการตอบรับเป็นอย่างดี ในระยะเวลาที่จัดงานทั้งก่อนเริ่มงานไปจนถึงจบงาน หอสมุดพระราชวังสนามจันทร์มีการประชาสัมพันธ์ข่าวสารอย่างต่อเนื่องตามช่องทางต่าง ๆ เพื่อให้ผู้ใช้บริการทราบถึงกิจกรรมในแต่ละวันที่ทางหอสมุดฯ จัดขึ้น และหนึ่งในการประชาสัมพันธ์ที่ถือว่าเป็นสิ่งสำคัญก็คือ การเขียนข่าวเพื่อการประชาสัมพันธ์พิธีเปิดงานฯ ในครั้งนี้

ก่อนที่จะเริ่มเขียนข่าวในการประชาสัมพันธ์ครั้งนี้ สิ่งที่จะต้องทำก่อนเลยก็คือ ค้นคว้าหาข้อมูลกันก่อน วันนี้จึงอยากมาเล่าให้ฟัง โดยขอสรุปข้อมูลอย่างย่อ และเข้าใจง่ายให้อ่านกันนะคะ

ขั้นแรก – จะต้องดูองค์ประกอบของข่าว และต้องมีหัวข้อที่น่าสนใจของข่าวที่จะประชาสัมพันธ์

ย่อหน้าแรก – ควรระบุสิ่งที่อยากจะประกาศให้ทุก ๆ คนรู้ว่ากำลังจะทำอะไร ซึ่งเป็นข้อมูลที่สำคัญที่สุดโดยสรุปให้ได้ใจความสำคัญ ๆ ไม่เกิน 2-3 บรรทัด

ย่อหน้าถัดไป – อาจมีหลายย่อหน้าได้แต่ก็ขึ้นอยู่กับว่าจะร้อยเรียงและชูประเด็นไหนบ้าง โดยจำเป็นต้องใส่เครื่องหมายคำพูด “……………” เช่น นาย ก. กล่าวว่า “………………………” เพื่อให้เห็นว่าใครเป็นคนให้ความเห็นหรืออธิบายเรื่องนี้อยู่และทำไมถึงต้องทำกิจกรรมหรืองานนี้ แล้วมันมีที่มาที่ไปอย่างไรก็สามารถนำมาสรุปใส่ให้ครบได้ใจความ

ย่อหน้าสุดท้าย – บทสรุปเพื่อตอกย้ำเนื้อหาทั้งหมดที่ได้อธิบายมา และอย่าลืมอธิบายว่าสิ่งที่ต้องการจะสื่อหรือบอกข่าวคืออะไรแบบสังเขป แยกออกมาอยู่อีกบรรทัดหนึ่ง

มาดูขั้นตอนการเขียนข่าวประชาสัมพันธ์ (Press Release) ให้น่าสนใจแบบย่อกันค่ะ

1. เขียนหัวข้อที่น่าสนใจ : เป็นการประกาศให้คนทั่วไปรู้ว่าคุณกำลังจะทำอะไร ดังนั้นต้องให้ความสำคัญกับหัวข้อ (Headline) เป็นอันดับแรก เพราะมันเป็นตัวดึงดูดความสนใจกับผู้อ่านข่าวด้วยสิ่งที่จะเขียนต่อไปนี้

– แสดงให้เห็นการกระทำ เพื่อให้คนอ่านรู้ว่าใครกำลังจะทำอะไร หรือกำลังจะบอกอะไร

– เจาะจงให้ชัดเจน ถ้าเป็นไปได้ก็ไม่ควรใส่หลายประเด็น

– สั้น ๆ ได้ใจความ ไม่ต้องลากยาวเป็นบรรทัด

2. สื่อสารคุณค่าให้เข้าถึงผู้ฟัง : ถ้าอยากให้ข่าวประชาสัมพันธ์มีผู้อ่านสนใจอยากอ่าน ก็ต้องเพิ่มคุณค่าให้น่าอ่านกับข่าวสักหน่อย ด้วยการเอาเนื้อหาที่มีความสำคัญขึ้นมาอยู่ส่วนต้น ๆ แล้วเอาส่วนที่ไม่สำคัญไว้ท้าย ๆ และอย่าลืมเรื่อง Who, What, Why, When และ Where หรือ “ใครกำลังจะทำอะไรที่มีความสำคัญที่ไหนเมื่อไหร่” มาเป็นตัวตั้งต้นในการเขียนข่าว

3. คำพูดที่ตราตรึงใจ : ส่วนใหญ่ในการเขียนข่าวประชาสัมพันธ์นั้นจุดเด่นจะอยู่ที่การนำเสนอข้อมูล จากผู้ที่เกี่ยวข้องกับเรื่องนั้น ๆ ที่จะไปอยู่ในเนื้อหาข่าว เช่น ผู้บริหาร หรือผู้ที่รับผิดชอบในเรื่องนั้น ๆ โดยนอกเหนือจากการให้ข้อมูลรายละเอียดแล้วก็ควรมีการ “Quote” คำพูดที่ดูน่าดึงดูดและยกมาเป็นไฮไลท์ในบางช่วงบางตอน ซึ่งก็ควรมีการปรับใช้คำให้ดูมีพลังของการโน้มน้าวใจและเชื่อมโยงไปถึงสิ่งที่คุณอธิบายมาทั้งหมด

4. บทสรุปที่ดีและน่าติดตาม : ในบรรทัดสุดท้ายคือการสรุปรวมในรายละเอียดของสิ่งที่เขียนมาทั้งหมด หรืออาจเป็นเรื่องของแผนงานหรือผลลัพธ์ที่จะเกิดขึ้นในอนาคต เพื่อสร้างให้ผู้อ่านนั้นรู้สึกอยากติดตามต่อในอนาคต

5. สรุปข้อมูลธุรกิจ: อย่าลืมสรุปข้อมูลธุรกิจว่าเป็นใคร และทำอะไรบ้าง ในท้ายสุดของข่าวประชาสัมพันธ์ โดยการอธิบายนั้นก็ต้องทำให้ชัดเจนและเข้าใจง่าย และอย่าลืมใส่ช่องทางติดต่อต่าง ๆ ไม่ว่าจะเป็น เว็บไซต์ หรือช่องทางโซเชียลมีเดีย เพื่อให้ผู้ที่สนใจอาจจะเข้าไปศึกษาข้อมูลได้

6. ช่องการติดต่อสำหรับสื่อมวลชน : ปิดท้ายด้วยช่องทางการติดต่อ เผื่อไว้สำหรับการขอข้อมูลเพิ่มเติมในประเด็นที่สงสัย หรืออยากต่อยอดเพื่อขอสัมภาษณ์ผู้บริหารในอนาคต สำคัญที่สุดคือต้องมี ชื่อ / เบอร์โทรศัพท์ / อีเมล์

ทั้งหมดทั้งมวลนี้จึงออกมาเป็นข่าวประชาสัมพันธ์พิธีเปิดงาน “ทับแก้วบุ๊คแฟร์ ครั้งที่ 15” ที่เห็นกันบน Facebook Fanpage: หอสมุดพระราชวังสนามจันทร์ ค่ะ

สำหรับใครที่ต้องการอ่านข่าวประชาสัมพันธ์งานนี้ฉบับเต็ม สามารถคลิกเข้าไปอ่านกันได้ที่ https://bit.ly/3Y119bG และหากมีขอผิดพลาดประการใดในการเขียนข่าวต้องขออภัยมา ณ ที่นี้ ด้วยนะคะ มือใหม่หัดเขียนค่า

ขอขอบคุณข้อมูลจาก

ปรีดี นุกุลสมปรารถนา. (2565, มีนาคม 9). วิธีเขียนข่าวประชาสัมพันธ์ (Press Release) ให้มีประสิทธิภาพ. popticles.com. https://www.popticles.com/communications/how-to-write-an-effective-press-release/