ทักษะการบริหารโครงการ

จากการอ่านหนังสือ เรื่อง ทักษะการบริหารโครงการ ดิฉันได้สรุปเนื้อหาเป็นลำดับขั้นตอนโดยย่อมาฝากท่านที่สนใจ มาทำความรู้จักทักษะการบริหารโครงการกันค่ะ

เรามักจะได้ยินคำว่า “โครงการ” หรือ “การบริหารโครงการ (project management) อยู่เสมอ การบริหารโครงการ โครงการ คืองานที่ต้องทำให้สำเร็จ โดยมีการระบุจุดสิ้นสุดของโครงการ ซึ่งโครงการทั่วไปแบ่งออกเป็น 4 ขั้นตอน ได้แก่ 1) การวางแผน 2) การเตรียมการ 3) การดำเนินดำงาน และ 4) การปิดโครงการ

1. ขั้นตอนการวางแผน ซึ่งเป็นขั้นตอนแรกของโครงการ ประกอบด้วยขั้นตอนย่อย ๆ ดังนี้ 1) การกำหนดปัญหาที่แท้จริง เป็นขั้นตอนของการวิเคราะห์ปัญหา 2) การระบุผู้ที่มีส่วนได้ส่วนเสีย 3) การกำหนดวัตถุประสงค์ของโครงการ ในการกำหนดวัตถุประสงค์ของโครงการ เราควรคำนึงถึงคำว่า SMART ซึ่งประกอบด้วย  1) เฉพาะเจาะจง (Specific)  2) สามารถวัดผลได้ (Measurable) 3)  ให้ความสำคัญกับการลงมือปฏิบัติ (Action-oriented) 4) สอดคล้องกับความเป็นจริง (Realistic) และ 5) มีกำหนดเวลา (Time-Limited)

การกำหนดกิจกรรม โครงการหลาย ๆ โครงการมักจะประสบกับความล้มเหลว เนื่องจากส่วนสำคัญของงานถูกมองข้ามไป หรือเนื่องจากเวลาและงบประมาณของการดำเนินโครงการถูกประเมินไว้ต่ำเกินไป ซึ่งเครื่องมือหนึ่งที่ผู้จัดการโครงการพบว่ามีประโยชน์อย่างยิ่งสำหรับการวางแผน ก็คือ การแตกโครงสร้าง ซึ่งขั้นตอนของการแตกโครงสร้างงานประกอบไปด้วย การตั้งคำถามว่า สิ่งที่เราต้องทำให้เสร็จเพื่อให้บรรลุเป้าหมายที่ต้องการคืออะไร ? จนกระทั่งคำตอบของเราไม่สามารถแตกเป็นส่วนประกอบ หรือเป็นงานที่ย่อยได้อีกต่อไป

2. ขั้นตอนการเตรียมโครงการ ซึ่งจะเป็นขั้นตอนที่ประกอบด้วย 1) การสร้างทีมงาน ขั้นตอนของการเตรียมการจะเริ่มต้นด้วยการประเมินทักษะที่จำเป็นสำหรับโครงการ 2) การจัดตารางการทำงาน โครงการส่วนใหญ่มักจะถูกกำหนดวันเริ่มต้นและวันสิ้นสุดไว้ล่วงหน้า และ 3) การจัดเตรียมงบประมาณ

3. ขั้นตอนการดำเนินงาน การดำเนินงานไปตามสายงานวิกฤติจะช่วยให้งานที่ซับซ้อนมีความก้าวหน้าได้อย่างราบรื่น ซึ่งสิ่งสำคัญที่จะนำไปสู่ความสำเร็จในขั้นตอนนี้ คือการควบคุมความก้าวหน้าในทุก ๆ ขั้นตอน ซึ่งขั้นตอนนี้จะเป็นส่วนที่สนุกที่สุดของการทำงาน

การเตรียมพร้อมสำหรับการมอบหมายงาน ผู้จัดการโครงการที่มีประสิทธิผลมักจะใช้เวลาในการวางแผนเพื่อมอบหมายงานและจัดระบบทรัพยากรเพื่อให้บรรลุเป้าหมายทางธุรกิจด้วยวิธีที่มีประสิทธิผล และการควบคุมความก้าวหน้าของโครงการ จะมีระบบการควบคุมโครงการที่เป็นมาตรฐาน หรือทำการตรวจสอบความก้าวหน้า เลือกระบบการควบคุมที่เหมาะสมกับโครงการ ไม่มีระบบการควบคุมระบบใดที่สามารถใช้งานได้กับทุกโครงการ ส่วนการควบคุมงบประมาณ เราจำเป็นต้องคอยติดตามตัวเลข เพื่อให้แน่ใจว่าค่าใช้จ่ายจริงที่เกิดขึ้นจะมีความสอดคล้องกับตัวเลขในงบประมาณของเรา

ส่วนการควบคุมคุณภาพ  ความมั่นใจในเรื่องคุณภาพก็มีบทบาทสำคัญอย่างยิ่งต่อความสำเร็จของโครงการ เนื่องจากสิ่งสุดท้ายที่นักบริหารโครงการต้องการก็คือ ลูกค้า หัวหน้างาน หรือผู้ที่มีส่วนได้ส่วนเสียคนอื่น ๆ และยังมีคำแนะที่สามารถช่วยให้การดำเนินงานได้ผลลัพธ์ที่มีคุณภาพสูง มีดังนี้ คือ 1) อย่าเร่งรีบในขั้นตอนของการตรวจสอบคุณภาพเพียงเพื่อให้โครงการเสร็จทันกำหนดเวลา 2) พิจารณาดรรชนีคุณภาพที่กำหนดไว้ในขั้นตอนการวางแผน  ตรวจสอบผลลัพธ์ที่จะจัดส่งด้วยเครื่องมือที่มีความเหมาะสมมากที่สุด ยอมรับหรือปฏิเสธผลลัพธ์ที่จะจัดส่งตามเกณฑ์ที่กำหนดไว้ล่วงหน้า

การรายงานความก้าวหน้ากับผู้ที่มีส่วนได้ส่วนเสีย การรายงานความก้าวหน้าของโครงการให้ผู้ที่มีส่วนได้ส่วนเสียทราบเป็นอีกขั้นตอนหนึ่งที่มีความสำคัญอย่างยิ่งในงานของผู้จัดการโครงการ และสิ่งที่จะต้องระมัดระวังที่สุด คือการติดต่อสื่อสารกับลูกค้าไม่ชัดเจน สำหรับลูกค้าบางรายเราจำเป็นต้องโทรศัพท์ไปแจ้งว่าเราได้ส่งอีเมลไปหาแล้ว และจดบันทึกทุกอย่างแม้แต่ในขณะที่เรากำลังพูดคุยกันอย่างไม่เป็นทางการผ่านทางโทรศัพท์ เพื่อให้เราสามารถจดจำสิ่งที่เราตกลงร่วมกัน ต้องสร้างระบบการติดต่อสื่อสารกับผู้ที่มีส่วนได้ส่วนเสีย ซึ่งผู้ที่มีส่วนได้ส่วนเสียมักจะต้องการข้อมูลล่าสุด สถานะของโครงการ และรายงานความก้าวหน้าที่เกิดขึ้น ดังนั้น เราจึงควรรับรู้ถึงสิ่งที่พวกเขาต้องการ และหมั่นแจ้งข้อมูลให้พวกเขาทราบอยู่เสมอ มีความซื่อสัตย์ อย่าปิดบังหรือกลบเกลื่อนปัญหาที่เกิดขึ้น เนื่องจากเราอาจจะเปลี่ยนปัญหาดังกล่าวให้กลายเป็นวิกฤติ หรือเป็นปัญหาที่มีความรุนแรงมากขึ้นกว่าที่ควรจะเป็น

4. ขั้นตอนการปิดโครงการ ซึ่งเป็นขั้นตอนตอนสุดท้าย ที่ทีมงานทำงานสำเร็จลุล่วง ทั้งนี้ถ้าทุกอย่างเป็นไปตามที่วางแผนไว้ งานเสร็จสมบูรณ์ ปัญหาได้รับการแก้ไข และผู้ที่มีส่วนได้ส่วนเสียได้รับความพึงพอใจ และขั้นการประเมินผลหลังโครงการ โดยวัตถุประสงค์ของการประเมินผลหลังโครงการ คือการนำทีมงานมารวมตัวกันในการประชุมครั้งสุดท้ายเพื่อระบุ สิ่งที่ดำเนินไปได้ด้วยดี และสิ่งที่ผิดพลาด โดยจะต้องจัดทำรายการ “วิธีการปฏิบัติงานที่ดีที่สุด” เพื่อช่วยให้โครงการในอนาคตสามารถดำเนินได้อย่างราบรื่นมากยิ่งขึ้น และพูดคุยกันเกี่ยวกับวิธีการพัฒนากระบวนการ รวมไปถึงการหลีกเลี่ยงปัญหาที่อาจจะเกิดขึ้นในโครงการถัดไป นอกจากนี้ต้องมีการพัฒนารายงานสรุปผลที่เป็นประโยชน์ รายงานผลเป็นการรวบรวมข้อมูลทั้งหมด ซึ่งจะเป็นประโยชน์สำหรับผู้จัดการโครงการ สมาชิกในทีม ผู้ที่มีส่วนได้ส่วนเสียกับโครงการปัจจุบัน และจะเป็นข้อมูลที่เป็นประโยชน์สำหรับการวางแผนโครงการของผู้จัดการในอนาคต

 

บรรณานุกรม

เกรซ, ดัฟฟี่ แมรี่. (2551). ทักษะการบริหารโครงการ(ปฏิพล ตั้งจักรวรานนท์, ผู้แปล). เอ็กซเปอร์เน็ท.

(ต้นฉบับพิมพ์ปี 2006)