วารสาร (Periodicals) หมายถึง สิ่งพิมพ์ที่กำหนดออกอย่างสม่ำเสมอ และออกต่อเนื่องโดยไม่มีกำหนดหยุดพิมพ์ แต่ละฉบับ มีวัน เดือน ปี กำกับ หรือมีเลขฉบับต่อเนื่องกันไป การที่วารสารมีกำหนดออกอย่างต่อเนื่องทำให้วารสารเป็นส่ิงสำคัญที่มีคุณค่าทางสารนิเทศ และทางการวิจัย เนื่องจากสามารถที่จะเสนอความก้าวหน้า และการพัฒนาของศาสตร์ต่าง ๆ อย่างทันต่อเหตุการณ์ สามารถช่วยตอบปัญหาต่าง ๆได้อย่างกว้างขวาง ข้อมูลที่ได้จากวารสารถือได้ว่ามีคุณค่าในการอ้างอิง เพราะมีข้อมูลจำนวนมากที่ปรากฏอยู่ในวารสาร แต่ไม่ปรากฏในหนังสือ วารสารจึงเป็นทรัพยากรสารนิเทศที่มีคุณค่าในด้านการศึกษา การสอน การค้นคว้า และวิจัย ดังนั้นการจัดหาวารสาร และการเก็บรักษาไว้ในห้องสมุดเพื่อให้บริการแก่ผู้ผู้ใช้จึงเป็นสิ่งสำคัญ
ในปีงบประมาณ จะมีการสำรวจรายชื่อวารสารที่จะบอกรับ / ต่ออายุสมาชิก โดยการประสานงานกับงานบริการวารสารเพื่อพิจารณาการจัดซื้อ /บอกรับสมาชิก / ต่ออายุสมาชิก เมื่อได้ข้อสรุปจากงานบริการวารสาร งานจัดการฯ จะดำเนินการทำแผนจัดหาวารสารของแต่ละปีงบประมาณ
งานจัดหาวารสารภาษาไทย หมายถึง การจัดหาวารสาร, หนังสือพิมพ์ภาษาไทย และ ต่างประเทศ
การจัดหาใบเสนอราคา /ใบต่ออายุ ตามรายการที่ งานบริการมีความประสงค์ให้ต่ออายุ หรือบอกรับสมาชิกวารสาร
วิธีการจัดหาวารสาร
1.การบอกรับโดยตรงกับผู้ขาย /ผู้จัดพิมพ์ /หน่วยงาน/สมาคมฯ
2.การบอกรับโดยผ่านร้านตัวแทนจำหน่ายในจังหวัด (ร้าน ต.ถาวร)
กรณี บอกรับหนังสือพิมพ์ และวารสารจากร้าน ต. ถาวร จำเป็นต้องไปติดต่อกับร้านก่อน และนำรายชื่อวารสารที่ประสงค์บอกรับ มาขออนุมัติรายชื่อวารสารในหลักการ
การบอกรับ /จัดซื้อโดยตรงจากผู้ขาย
การบอกรับ เป็นการดำเนินการกับวารสารที่ออกในปีปัจจุบัน
การจัดซื้อ เป็นการดำเนินการกับวารสารฉบับย้อนหลัง
ขั้นตอนการจัดหาวารสาร
- ติดต่อขอใบเสนอราคา/ใบต่ออายุสมาชิก
- ตรวจสอบใบเสนอราคา/ใบสมัครสมาชิก เกี่ยวกับราคา จำนวน ฉบับ ระยะเวลาในการบอกรับ หรือ กรอกรายละเอียดลงในใบสมัครให้ถูกต้องสมบูรณ์
- กรอกแบบฟอร์มบันทึกขออนุมัติบอกรับ /ต่ออายุ ส่งผ่านหัวหน้างาน เพื่อเรียนหัวหน้าฝ่ายหอสมุดพระราชวังสนามจันทร์
- เมื่อผ่านความเห็นชอบ ส่งสำนักหอสมุดสมุดเพื่อดำเนินการ
- ขอยืมเงินทดลองจ่าย และรอรับเอกสารใบโอนเงินค่าสมัครสมาชิก
- ดำเนินการส่งหลักฐานการโอนเงิน และใบสมัครเพื่อดำเนินการส่งไปยังผู้ขาย
- รอรับใบเสร็จรับเงินที่ถูกต้อง
- ส่งเบิก – จ่าย ใบเสร็จรับเงิน เพื่อให้การเงินทำรายงานพัสดุ และตรวจรับ
- รอรับตัวเล่มวารสาร เพื่อลงทะเบียน (Checkin)
- ส่งงานบริการวารสาร
ปัญหาที่พบ คือ
- ร้านค้าไม่ทำใบเสนอราคา เนื่องจากวารสารอยู่ในระหว่าง การปรับราคา และการจัดทำตัวเล่ม และปลี่ยนนโยบายการจัดพิมพ์
- ไม่ได้รับใบเสร็จรับเงินต้องทวง
- ตัวเล่มวารสารไม่ได้รับตามกำหนด
- วารสารหยุดจัดทำ และย้ายที่อยู่ไม่สามารถติดต่อได้
- ได้รับใบเสร็จรับเงินแต่ไม่มีลายมือชื่อผู้รับเงินในใบเสร็จรับเงิน
- วารสารชำรุด เปียก ตัวเล่มวารสารฉีดขาด มีรอย
- ได้รับวารสารที่ จ่าหน้าที่อยู่ ไม่ใช่ของหอสมุดฯ แต่เป็นห้องสมุดหน่วยงานอื่น ต้องส่งคืนไปรษณีย์
- วารสารที่เป็นสมาชิกสมาคม มีการเปลี่ยนแปลงคณะทำงานต้องคอยสอบถามราคาวารสาร ก่อนที่จะส่งขออนุมัติ