หนังสือที่เราจัดซื้อเข้าห้องสมุดในทุก ๆ ปี นั้น ห้องสมุดจัดสรรงบประมาณไปยังคณะต่าง ๆ ในการจัดซื้อหนังสือที่ตรงกับหลักสูตร และจัดซื้อตามความต้องการของผู้ใช้ที่เสนอซื้อเข้ามาจากช่องทางต่าง ๆ ที่ห้องสมุดจัดไว้ ซึ่งในแต่ละปีจัดซื้อตามงบที่ได้รับมาแล้วนั้น ดำเนินการกับตัวเล่มและออกให้บริการแล้ว อีกหนึ่งภารกิจคือ การติดตามการใช้หนังสือที่จัดซื้อเข้ามาว่ามีการใช้มากน้อยเพียงใด คุ่มค่า หรือไม่ เราสามารถเรียกดูข้อมูลสถิติได้จาก sierra โดยใช้ฟังก์ชัน create list ซึ่งข้อมูลที่เราต้องเรียกดู มีดังนี้
- หาจำนวนทรัพยากรสารสนเทศที่จัดซื้อปีงบประมาณนั้นๆ จากนั้น
- หาจำนวนทรัพยากรสารสนเทศที่มีการใช้หลังจากการจัดซื้อ
- คำนวณหาค่าร้อยละที่มีการใช้
จาก กระบวนการทั้ง 3 กระบวนการนี้ 2 กระบวนการแรก จะทำใน sierra โดยมีการนำ ตรรกบูลีน มาใช้ในการเรียกดูข้อมูล ดังนี้
- หาจำนวนทรัพยากรสารสนเทศที่จัดซื้อปีงบประมาณนั้นๆ ซึ่งทำให้เราทราบว่าในปีงบประมาณนั้นๆ จัดซื้อหนังสือเข้าห้องสมุดจำนวนกี่รายการ โดยเขียนคำสั่งเรียกข้อมูลที่มีการซื้อในปีงบประมาณที่ผ่านมา โดยใช้ตรรกบูลีน ในการเขียน codeดังนี้
| คำสั่งที่ 1 การเรียกข้อมูลหนังสือที่จัดซื้อ โดยใช้คำสั่ง ดังนี้ | ||
| Type (ประเภทของข้อมูล) | เรียกข้อมูลจาก item | |
| Field (ข้อมูล) | เลือก OPACMSG | |
| Condition (เงื่อนไข) | เลือก = (equal to) | |
| Value A (ค่าข้อมูล) | เป็น P (Purchase) | |
| เลือก OPACMSG | กำหนดค่าเท่ากับ P (Purchase) | |
| คำสั่งที่ 2 การเรียกข้อมูลจาก item ที่มีการสร้าง itemในช่วงปีงบประมาณ | ||
| Operator (การเชื่อมคำสั่ง) | กำหนดค่าเป็น AND | |
| Type (ประเภทของข้อมูล) | เรียกข้อมูลจาก item | |
| Field (ข้อมูล) | เลือก CREATED (การสร้างข้อมูล) | |
| Condition (เงื่อนไข) | เลือก Between (ระหว่าง) | |
| Value A (ค่าข้อมูลเริ่มต้น) | วันที่เริ่มต้นงบประมาณ | |
| Value B (ค่าข้อมูลสิ้นสุด) | วันที่สิ้นสุดงบประมาณ | |
| คำสั่งที่ 3 เรียกข้อมูลเฉพาะวิทยาเขตของเรา | ||
| Operator (การเชื่อมคำสั่ง) | กำหนดค่าเป็น AND | |
| Type (ประเภทของข้อมูล) | เรียกข้อมูลจาก item | |
| Field (ข้อมูล) | เลือก location (สถานที่จัดเก็บ) | |
| Condition (เงื่อนไข) | เลือก Has (มี) | |
| Value A (ค่าข้อมูลเริ่มต้น) | Code ของแต่ละวิทยาเขต | |
- หาจำนวนทรัพยากรสารสนเทศที่มีการใช้หลังจากการจัดซื้อ
เขียนคำสั่งเพื่อเรียกข้อมูล โดยใช้คำสั่ง 2 คำสั่ง ดังนี้
คำสั่งที่ 1 เรียกข้อมูลจาก itemที่มีการยืม ซึ่งค่าจะไม่เท่ากับ 0 เชื่อมด้วย operator “OR”
คำสั่งที่ 2 เรียกข้อมูลจาก itemที่มีการใช้ ซึ่งค่าจะไม่เท่ากับ 0
| คำสั่งที่ 1 เรียกข้อมูลจาก itemที่มีการยืม ซึ่งค่าจะไม่เท่ากับ 0 | ||
| Type (ประเภทของข้อมูล) | เรียกข้อมูลจาก item | |
| Field (ข้อมูล) | เลือก TOT CHKOUT | |
| Condition (เงื่อนไข) | เลือก ≠ (not equal to) | |
| Value A (ค่าข้อมูล) | เป็น 0 | |
| คำสั่งที่ 2 เรียกข้อมูลจาก itemที่มีการใช้ ซึ่งค่าจะไม่เท่ากับ 0 | ||
| Type (ประเภทของข้อมูล) | เรียกข้อมูลจาก item | |
| Field (ข้อมูล) | เลือก INTL USE | |
| Condition (เงื่อนไข) | เลือก ≠ (not equal to) | |
| Value A (ค่าข้อมูล) | เป็น 0 | |
- คำนวณหาค่าร้อยละที่มีการใช้
 |
หลังจากที่เราหาจำนวนหนังสือที่จัดซื้อเข้ามาในปีงบประมาณนั้นๆ และ จำนวนหนังสือที่มีการใช้ จากคำสั่งข้างต้นแล้ว เรานำค่าที่ได้มาคิดเป็นร้อยละ โดยใช้สูตรในการคำนวณดังนี้
เราจะทราบได้ว่าหนังสือที่จัดซื้อเข้ามามีการใช้มากน้อยเพียงใด ในกรณีที่ต้องการดูว่ามีหนังสือเล่มไหนที่ยังไม่มีการถูกยืมไปใช้ ไม่ว่าจะยืมออกนอกห้องสมุด หรืออ่านภายในห้องสมุด เราสามารถเรียกดูข้อมูลได้เช่นกัน โดย เปลี่ยนคำสั่งในขั้นตอนที่ 2 เป็น
คำสั่งที่ 1 เรียกข้อมูลจาก itemที่มีการยืม(TOT CHKOUT) เท่ากับ 0 (Condition (เงื่อนไข) เลือก = equal to เชื่อมด้วย operator “AND”
คำสั่งที่ 2 เรียกข้อมูลจาก itemที่มีการใช้ (INTL USE) เท่ากับ 0 (Condition (เงื่อนไข) เลือก = equal to
ทำให้เราสามารถที่จะนำข้อมูลเหล่านี้มาจัดกิจกรรมส่งเสริมการอ่าน และการประชาสัมพันธ์ให้ผู้ใช้ได้ทราบว่าเราหนังสือใหม่ๆพร้อมส่งต่อสิ่งดีๆให้กับคุณ