ทำใบเสร็จรับเงินหาย ออกใบใหม่แทนได้ไหม
หอสมุดพระราชวังสนามจันทร์ สำนักหอสมุดกลาง มหาวิทยาลัยศิลปากร มีการออกใบเสร็จรับเงินเพื่อเป็นเอกสารยืนยันว่าผู้ใช้บริการได้จ่ายเงิน และหอสมุดฯ ได้รับเงินจริง เป็นเงินรายได้ค่าบริการของหอสมุดฯ แยกตามประเภท เช่น ค่าปรับหนังสือเกินกำหนดส่ง ค่าเข้าใช้บุคคลภายนอก ค่าดำเนินการทางเทคนิค เป็นต้น และต้องรวบรวม ตรวจสอบ และจัดทำเอกสารเพื่อนำเงินส่งให้มหาวิทยาลัยจัดเก็บพร้อมสำเนาใบเสร็จรับเงินส่วนที่งานคลังเป็นผู้จัดเก็บต่อไป
นอกจากการออกใบเสร็จรับเงินที่มาจากรายได้ค่าบริการของหอสมุดฯ ที่ต้องทำเป็นประจำทุกวันแล้ว ยังมีการออกใบเสร็จรับเงินอื่น ๆ ที่นอกเหนือจากเงินรายได้ค่าบริการของหอสมุดฯ ก็คือ เงินรายได้บริการทางวิชาการที่เกิดจากการจัดโครงการทับแก้วบุ๊คแฟร์ ขึ้นในทุกปี ซึ่งปีนี้ได้จัดเป็นครั้งที่ 16 เป็นเวลา 9 วัน ตั้งแต่วันที่ 15-23 กุมภาพันธ์ 2567 มีร้านค้า บริษัท สำนักพิมพ์ ประสงค์เข้าร่วมงานและชำระเงินค่าบูธในงาน หอสมุดฯ มีการดำเนินการจัดเก็บเงิน และออกใบเสร็จรับเงินเรียบร้อยแล้ว เพื่อให้เงินที่จัดเก็บถูกนำส่งเข้าสู่ระบบ และสามารถดำเนินการตามกระบวนการเพื่อนำเงินดังกล่าวมาเป็นค่าใช้จ่ายในการดำเนินกิจกรรมในโครงการ
ในระหว่างการจัดงานทับแก้วบุ๊คแฟร์ ได้รับแจ้งว่ามีสำนักพิมพ์ที่มาตั้งบูธภายในงาน ทำใบเสร็จรับเงินค่าบูธ (ต้นฉบับ) สูญหาย ต้องการให้หอสมุดฯ ออกใบเสร็จฉบับใหม่ให้แทน ซึ่งหอสมุดฯ ไม่สามารถออกใบเสร็จรับเงินฉบับใหม่ให้ได้ เนื่องจากกระบวนการได้ดำเนินการไปจนถึงระหว่างการจัดงานแล้ว และใบเสร็จรับเงินดังกล่าวได้ออกตั้งแต่เมื่อวันที่ 22 ธันวาคม 2566 ซึ่งข้อปฏิบัติระบุไว้ว่าไม่สามารถยกเลิกใบเสร็จรับเงินข้ามวันได้
การออกใบเสร็จรับเงินของหอสมุดฯ เป็นการออกใบเสร็จรับเงินโดยผ่านระบบ SAP และใช้ใบเสร็จแบบต่อเนื่องที่เป็นรูปแบบและเบิกจากมหาวิทยาลัยศิลปากรเท่านั้น ในใบเสร็จรับเงิน 1 ฉบับ ประกอบไปด้วย 3 แผ่น คือ
- ต้นฉบับ (สีขาว) สำหรับให้ผู้ชำระเงิน
- สำเนาใบที่ 1 (สีฟ้า) สำหรับงานการเงินของหน่วยงานผู้รับเงินเก็บไว้เป็นหลักฐาน
- สำเนาใบที่ 2 (สีชมพู) สำหรับส่งให้งานบัญชีบันทึกบัญชีประจำวันและเก็บรักษา
สำหรับการดำเนินการแก้ไขเรื่องใบเสร็จรับเงินของสำนักพิมพ์สูญหายดังกล่าว ดำเนินการในส่วนที่ทำได้คือ ถ่ายเอกสารใบเสร็จรับเงิน (สำเนาใบที่ 1 สีฟ้า) ที่จัดเก็บที่งานการเงินของหน่วยงานผู้รับเงินให้แทน เพื่อให้สำนักพิมพ์นำสำเนาดังกล่าวไปเป็นเอกสารประกอบ/เป็นหลักฐาน