เมื่อวันที่ 24-25 มิถุนายน 2559 สำนักหอสมุดกลางได้จัดสัมมนาบุคลากรเรื่อง โครงการสัมมนาบุคลากร ประจำปีงบประมาณ 2559 เรื่องการจัดทำแผนยุทธศาสตร์สำนักหอสมุดกลาง (แผนระยะยาว) ณ โรงแรมเมธาวลัย อ.ชะอำ จ.เพชรบุรี
ผู้อำนวยการสำนักหอสมุดกลาง ผศ.ดร.ศักดิพันธ์ ตันวิมลรัตน์ ได้กล่าวเปิดการสัมมนาและได้นำแผนพัฒนายุทธศาสตร์ของสำนัก หอสมุดกลาง โดยมีตัวอย่างที่จะใช้ KPI สำหรับการประเมินซึ่งจะใช้นำร่องสำหรับบางงานก่อน เช่น เลขานุการ
เป้าหมายของสำนักหอสมุดกลางคือ  ไปสู่องค์กรนวัตกรรม
การประเมินผลเพื่อนำไปสู่การพัฒนา
การบริหารเน้นพัฒนาคน พัฒนางาน พัฒนาองค์การ เพื่อนำสู่องค์การแห่งนวัตกรรม ตัวชี้วัดคือ ระบบบริหาร และบริการ มีการประกันคุณภาพ การบริหารความเสี่ยง การจัดการความรู้ การทำงานเป็นทีม เพื่อมุ่งสู่องค์การนวัตกรรม มี 5 ประเด็นคือ
1. การพัฒนาองค์การสนับสนุนภารกิจมหาวิทยาลัย ตัวชี้วัดคือ จำนวนระบบบริหารและบริการ ให้มีการพัฒนาบุคลากรเพื่อรองรับการบริการที่เน้นนวัตกรรมโดยใช้เทคโนโลยีเข้ามาช่วยบริหารงาน นวัตกรรมเกิดจากการคิดที่มีความสุขไม่ใช่บังคับ ทบทวน KPI เน้นการมีส่วนร่วมและใช้หลักธรรมาภิบาล
2. การจัดหาทรัพยากรสารสนเทศ เรื่องสำคัญคือ งบประมาณ จะรวบรวมทรัพยากรสารสนเทศให้เป็นศูนย์รวมคลังปัญญาชั้นนำของประเทศ โดยเฉพาะความเป็นเลิศของสารสนเทศด้านศิลปะ โดยมีตัวชี้วัดในเรื่อง งบประมาณจัดซื้อสิ่งพิมพ์ จำนวนฐานข้อมูล e-Book จำนวนทรัพยากรสารสนเทศที่มาจากการมีส่วนร่วมของคณะวิชาและผู้ใช้บริการให้มากขึ้น (ต้องระวังเรื่องการบริหารเงิน ที่เป็นเงินเดือนกับเงินบริหารเมื่อมหาวิทยาลัยออกนอกระบบ ใครจะออกหรือไม่ออกนอกระบบให้คิดทบทวนดูให้ดี มหาวิทยาลัยได้งบเป็นก้อนจากเงินเต็มขั้นคนเกษียณ ต่อไปเมื่อมหาวิทยาลัยออกนอกระบบอาจได้เงินมาจากเงินเดือนตั้งต้นของตำแหน่งนั้น ๆ ผู้บริหารต้องเข้มแข็งและเก่งมากเพื่อจะได้มีเงินบริหารต่อไป)
3. การพัฒนาสภาพแวดล้อมเพื่อการเรียนรู้ การสร้างสรรค์ การสร้างแรงบันดาลใจและสนับสนุนการวิจัย โดยมีตัวชี้วัดคือ จำนวนพื้นที่ปรับปรุง ซึ่งขณะนี้กำลังดำเนินการเพื่อปรับปรุงพื้นที่บริการของหอสมุดพระราชวังสนามจันทร์ จำนวนห้องเรียนรู้กลุ่ม รวมถึงการพัฒนาสภาพแวดล้อมการทำงานให้บุคลากรอยู่อย่างมีความสุข มีสุขอนามัยที่ดี
4. การพัฒนานวัตกรรมการบริการเพื่อรองรับการเรียนรู้ โดยมีตัวชี้วัดด้าน จำนวนความต้องการของผู้ใช้บริการ ความพึงพอใจของผู้ใช้บริการ จำนวนการเข้าใช้บริการ จำนวนการเข้าถึงข้อมูลสารสนเทศแบบออนไลน์ จำนวนการเข้าถึงห้องสมุดดิจิทัล จำนวนบริการเชิงรุก จำนวนโครงการ การอบรมปฐมนิเทศนักศึกษา ให้นักศึกษาเข้าใจว่าห้องสมุดมีบริการอะไรบ้าง หาวิธีการให้เข้าใช้ห้องสมุดมากขึ้น มีของแจก การเข้าถึงรวมทั้งทางออนไลน์  ให้ออกแบบแนะนำการใช้
5. การบริการวิชาการแก่สังคมและส่งเสริมศิลปวัฒนธรรม ห้องสมุดเราทำกันอยู่แล้ว เน้นเรื่องฐานข้อมูลที่เราสร้างเอง
ตามที่ผู้อำนวยการได้นำเสนอแผนต่อสภามหาวิทยาลัยฯ และนำมาสู่ภาคปฏิบัติ ว่าแต่ละปีมีตัวชี้วัดมีกี่โครงการ โดยนำเสนอสภามหาวิทยาลัยฯ ว่าจะทำอะไรบ้าง ซึ่งสภามหาวิทยาลัยฯ จะเอาตัวเลขที่ได้นำเสนอมาประเมินผู้อำนวยการสำนักฯ จะประเมินเมื่อครบรอบ  1 ปี และครบรอบ 3 ปี  หากทำไม่เข้าเป้าเพราะอะไร  ทั้งนี้ได้ให้ผู้อำนวยการนำข้อสังเกตที่สภามหาวิทยาลัยฯ แนะนำไปดำเนินการ คือ 1. ดำเนินการทำห้องสมุดภาพ ที่จะทำร่วมกับหอศิลป์ ซึ่งมีการมอบหมายผู้รับผิดชอบไว้แล้ว 2. ฐานข้อมูลศิลปะ โบราณคดี จัดข้อมูลเข้าสู่ระบบ ให้เปิดใช้และดาว์นโหลดได้ และให้คิดเป็นเชิงการค้าด้วย 3. สแกนหรือสำเนาหนังสือเก่าที่เป็น great book เก็บไว้ รวมถึงวารสารด้วย  4. นำข้อมูลที่ได้จากการสำรวจความพึงพอใจของผู้ใช้บริการมาวิเคราะห์ใช้เป็นแนวทางในการพัฒนา ทำอย่างไรให้อาจารย์ ทำวิจัยได้เพิ่มขึ้น ทำให้นักศึกษาเรียนจบ 5. พิจารณาบทบาทหน้าที่ที่เปลี่ยนแปลงไป ได้แก่ พัฒนาบุคลากร และนำ IT มาใช้มากขึ้น การลดจำนวนคนทำงานลง หากมีการนำเครื่องยืมอัตโนมัติมาใช้  6. การสำรวจความต้องการ เรื่อง ห้องสมุดซื้อหนังสือแพง การใช้บัตรเครดิตไม่ได้ ให้ศึกษาว่าจะทำอย่างไร เรื่องการซื้อหนังสือนี้มีนักศึกษาได้เสนอว่าควรซื้อหนังสือที่หายากและราคาแพงเพราะนักศึกษาซื้อเองไม่ได้ ให้หาแหล่งจำหน่ายหนังสือราคาถูก  7. มีการจัดลำดับความสำคัญของการดำเนินการโครงการต่าง ๆ 8. มีเครือข่ายการทำงานร่วมกันให้มากขึ้นทั้งภยในภายนอกมหาวิทยาลัย
จากแผนยุทธศาสตร์นำมาสู่คนทำงาน มีการทำแผนให้บุคลากร ซึ่งการประเมินผลมี 2 แบบ  เพื่อค่าตอบแทน และเพื่อพัฒนาตนเอง  ขณะนี้มีแนวทางเรื่องบุคลากร 2 เรื่อง คือ การคัดเลือกคนเข้าทำงาน และการเตรียมคนก่อนเกษียณ จะดูแลเรื่องสุขภาพ การใช้ชีวิตหลังเกษียณ
KPI ถอดออกมาจากยุทธศาสตร์ แล้วนำมาคิดว่าจะทำอะไรบ้าง พร้อมตัวอย่างจากบริษัท และตัวอย่างที่จะวัดการทำงานของเลขานุการ สำนักหอสมุดกลาง ได้แก่ ระบบสำนักงานอัตโนมัติ และนวัตกรรม เช่น การจองห้องประชุม
การวัดผลจากยุทธศาสตร์ 30 % และจากงานประจำ 70 % ให้ทำตามกระบวนการ PDCA
การพัฒนาตนเองหรือ IDP เป็นการพัฒนาแต่ละคน ใครมีจุดอ่อนตรงไหนเสริมให้เต็ม อาจไม่ต้องอบรมเหมือนกันทั้งหมด มีวิธีการพัฒนาหลายอย่าง ตัวอย่าง งานบริการพูดจาไม่ดี ถูกร้องเรียนบ่อยก็ส่งทีมบริการไปอบรม
การทำ IDP กำหนดไว้ปีละ 2 เรื่อง เช่น อ่านหนังสือ 1 เรื่อง ดูวีดิโอเทป 1 เรื่อง หรือเรียนออนไลน์ก็ได้ แต่ IDP ต้องมีประโยชน์กับงาน  ทำความเข้าใจด้วยการอ่านหนังสือ
ผู้บริหาร จะวัดภาวะผู้นำ เป้าหมายให้หัวหน้าฟังเสียงสะท้อนของลูกน้อง แต่ละคนมีจุดอ่อนจุดแข็งอย่างไร ใช้ในเชิงพัฒนาเพื่อให้รู้ตนเอง  ซึ่งต่อไปจะมีการพัฒนาศักยภาพส่วนบุคคล มีการประเมินภาษาอังกฤษ ดัชนีชี้วัดคือ SU Test , การวัดการติดต่อสื่อสาร โดยต่อไปผู้อำนวยการจะเปิดช่องให้บุคลากรร้องเรียนได้
ตัวอย่าง KPI ของหัวหน้าหอสมุดฯ มีอะไรบ้าง หอสมุดคือหัวใจหลัก ผู้อำนวยการสำนักฯ ได้ดึงยุทธศาสตร์ที่เกี่ยวข้องมา 9 ข้อ แต่ไม่ได้ทำพร้อมกันทั้งหมดทีเดียว ต้องเลือกว่าจะทำเรื่องไหนปีไหน ได้แก่ 1. จำนวนพื้นที่ที่ได้รับการปรับปรุง 2. จำนวนห้องเรียนรู้กลุ่ม 3.การพัฒนาสภาพแวดล้อมในการปฏิบัติงาน เช่น สวยงาม สะอาด ทำ 5 ส หรือไม่  4. งบประมาณในการจัดซื้อหนังสือ ประสิทธิภาพในการจัดซื้อต้องตรงเร็วใหม่ดี  5.จำนวนฐานข้อมูล จำนวนการมีส่วนร่วมของคณะ 6. จำนวนนวัตกรรมการบริการ ทำอย่างไรให้ดีขึ้น  8. จำนวนการเข้าใช้บริการ 9. จำนวนผู้เข้าใช้บริการระบบออนไลน์
การประเมินหัวหน้าหอสมุดจากงานประจำ มี 2 ส่วน งานบริหารและงานวิชาชีพ เช่น บรรณารักษ์วิเคราะห์ ทำงานวิเคราะห์ไปด้วย หรือใครจะบริหาร 100% ก็ได้ งานวิชาชีพวัดตาม SIPOC Model เพื่อใช้วัดฝ่ายต่อไป และมีการประเมินภาวะผู้นำ และศักยภาพทางภาษา และการสื่อสาร ทั้งนี้ค่อยนำประเด็นเหล่านี้มาคุยกับผู้อำนวยการอีกครั้ง
ช่วงบ่าย วันที่ 24 มิ.ย. 2559 และ เช้าวันที่ 25 มิ.ย. 2559 การนำเสนอผลการ SWOT สำนักหอสมุดกลาง โดยอาจารย์ ดร.กฤษฎา พรประภา รองผู้อำนวยการ สำนักหอสมุดกลาง วิทยาเขตสารสนเทศเพชรบุรี ได้นำผลสรุปความคิดเห็นการวิเคราะห์สภาพแวดล้อมองค์กรที่ได้จากหอสมุดทั้ง 3วิทยาเขต รวมถึงงานจดหมายเหตุ และสำนักงานเลขานุการ หลังจากนั้นได้แบ่งกลุ่มระดมความคิดเห็นในการจัดทำแผนยุทธศาสตร์ แล้วมานำเสนอต่อที่ประชุมวันรุ่งขึ้น
จากการสัมมนาครั้งนี้จะเห็นได้ว่า ผู้ปฏิบัติงานทุกระดับชั้นล้วนมีส่วนเกี่ยวข้องทั้งสิ้น เพราะการทำงานจะมีการมอบหมายตามลำดับชั้น เพราะฉะนั้นทุกคนต้องเตรียมพร้อมในทุกเรื่องที่ได้สัมมนามา