เมื่อผู้ใช้บริการได้ยืมหนังสือของหอสมุดฯไป และได้ทำหนังสือหาย ลำดับแรกคือผู้ใช้บริการต้องมาติดต่อกรอกแบบฟอร์มแจ้งหนังสือหายที่เคาน์เตอร์บริการยืม-คืน  จากนั้นผู้ใช้บริการหรือเจ้าหน้าที่แจ้งให้ผู้ใช้บริการไปดำเนินการค้นหาหนังสือเล่มที่ทำหาย กรณีที่ยังหาหนังสือไม่พบแต่แจ้งหายไว้ก่อน ถ้าพบตัวเล่มให้รีบนำมาคืนพร้อมชำระเงินค่าปรับนับตั้งแต่วันกำหนดส่งถึงวันที่ส่งคืนหนังสือ หากไม่พบให้ซื้อเล่มที่เหมือนเดิมมาคืน(ชื่อผู้แต่งและชื่อหนังสือเหมือนเดิม) กรณีปีพิมพ์เดิมหาซื้อไม่ได้ แต่มีเล่มที่ปีพิมพ์ใหม่กว่า ให้ซื้อมาทดแทนได้ พร้อมชำระค่าปรับเกินกำหนด(ถ้ามี)โดยนับตั้งแต่วันเกินกำหนดส่งถึงวันที่แจ้งหายและชำระค่าดำเนินการหนังสือใหม่เล่มละ 100 บาท
กรณีไม่สามารถหาซื้อหนังสือมาคืนได้ บรรณารักษ์/หัวหน้าฝ่ายบริการ จะเป็นผู้พิจารณาให้ถ่ายเอกสารชดใช้หรือให้ชำระเงินค่าปรับเป็น 2 เท่าของราคาหนังสือ