การประสานงานกับเจ้าหน้าที่ของคณะวิชา/ภาควิชา
ฝ่ายหอสมุดพระราชวังสนามจันทร์ แบ่งโครงสร้างการบริหารงานออกเป็น 2 งาน ได้แก่
- งานบริการสารสนเทศ 2. งานจัดการทรัพยากรสารสนเทศ
งานจัดการทรัพยากรสารสนเทศ มีบุคลากร รวมทั้งหมด 8 ท่าน มีภารกิจ ดังนี้ จัดหาหนังสือ วารสารหนังสือพิมพ์ สื่อโสตทัศน์ หนังสืออิเล็กทรอนิกส์และฐานข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ ตลอดจนทรัพยการอื่นๆ ที่เกี่ยวข้องกับวัสดุการศึกษา วิเคราะห์และทำรายการหนังสือ งานสร้าง/ปรับปรุงฐานข้อมูลทรัพยากรสารสนเทศ งานหนังสือบริจาค และงานบำรุงรักษาทรัพยากรสารสนเทศ
ข้าพเจ้ามีหน้าที่หลักในการรับผิดชอบเกี่ยวกับการจัดหาทรัพยากรสารสนเทศทุกประเภทเข้าห้องสมุด ไม่ว่าจะเป็นการจัดซื้อหนังสือ/วารสาร การบอกรับวารสาร การต่ออายุวารสาร หนังสือบริจาค เป็นต้น เพื่อให้การทำงานเป็นไปด้วยความเรียบร้อย จึงต้องมีการติดต่อสื่อสารกับเจ้าหน้าที่ของแต่คณะ/ภาควิชาในมหาวิทยาลัยศิลปากร และต้องมีความใส่ใจในรายละเอียดต่าง ๆ เช่น รับทราบเรื่องงบประมาณที่แต่ละคณะวิชาจัดสรรมาเพื่อการจัดซื้อหนังสือ วารสารและทรัพยากรอื่น ๆ เข้าห้องสมุดฯ และเพื่อให้การทำงานเป็นไปด้วยความเรียบร้อย จำเป็นต้องมีเครือข่ายผู้ประสาน เพื่อแจ้งข่าวสารต่าง ๆ ของหอสมุดฯ เช่น การจัดงาน bookfair, การเสนอซื้อหนังสือ, การขอใบเสนอราคาจากผู้ขาย, การให้คำปรึกษาในการขอใบเสนอราคา, การติดตามเอกสารใบสำคัญต่าง ๆ ให้ทันภายในวันที่ 31 พ.ค. ของทุกปีงบประมาณ
เนื่องจากการจัดหาจัดซื้อหนังสือ ต้องจ่ายเงินเป็นระบบเครดิต ฝ่ายบัญชีของมหาวิทยาลัยฯ จำเป็นต้องสร้างฐานข้อมูลรายชื่อของร้านค้า โดยมีรายละเอียดตามที่ฝ่ายฯ กำหนด โดยใช้เอกสารตัวจริงและลงนามรับรองถูกต้องเท่านั้น มีการ Update ข้อมูลหน้าบัญชี เพื่อให้เป็นปัจจุบัน
โดยเฉพาะในเรื่องของ “การออกใบเสร็จรับเงิน หรือ ใบสำคัญรับเงิน” เพื่อให้ลดปัญหาการเบิก-จ่ายฯ จึงจำเป็นต้องย้ำกับร้านค้าและคณาจารย์/เจ้าหน้าที่ประสานงานเสมอ ๆ ว่า การออกใบเสร็จที่ถูกต้อง มีดังนี้
ที่อยู่ของลูกค้า ต้องออกในนาม : ฝ่ายหอสมุดพระราชวังสนามจันทร์ สำนักหอสมุดกลาง มหาวิทยาลัยศิลปากร
เลขที่ประจำผู้เสียภาษีของมหาวิทยาลัยศิลปากร : 099400162936
หากผู้ประสานงานสั่งซื้อหนังสือ มีความประสงค์จัดซื้อหนังสือกับร้านค้าใด ต้องแจ้งให้งานจัดการฯ ทราบว่า ประสงค์จะจัดซื้อกับร้านนี้ จะได้ไปตรวจสอบรายชื่อร้านค้าในฐานข้อมูลทางการเงินของมหาวิทยาลัย หรือไม่
หากตรวจสอบพบว่า ยังไม่มีในระบบของฐานข้อมูลการเงิน
จำเป็นต้องขอเอกสารข้อมูลหลักของผู้ขายดังนี้
- บริษัทจำกัด, บริษัทจำกัด (มหาชน) ห้างหุ้นส่วนจำกัด ห้างหุ้นส่วนสามัญ
– สำเนาหนังสือรับรองจดทะเบียนบริษัทฯ ห้างฯ (อายุของเอกสารไม่เกิน 3 เดือน)
– สำเนาใบ ภ.พ. 20
– สำเนาหน้าสมุดเลขบัญชีธนาคาร/เอกสารบัญชีธนาคาร
2.ร้านค้าต่าง ๆ
– สำเนาหนังสือจดทะเบียนร้านค้า
– สำเนาบัตรประจำตัวประชาชนของเจ้าของร้านค้า
– สำเนาหน้าสมุดเลขบัญชีธนาคาร /เอกสารบัญชีธนาคาร
3.บุคคลธรรมดา
-สำเนาบัตรประจำตัวประชาชน
-สำเนาหน้าสมุดเลขบัญชีธนาคาร / เอกสารบัญชีธนาคาร
โดยรับรองสำเนาถูกต้องของผู้มีอำนาจลงนามทุกหน้าเอกสาร
รายชื่อผู้ประสานงาน ได้แก่ คณะอักษรศาสตร์, ศึกษาศาสตร์,วิทยาศาสตร์, เภสัชศาสตร์, วิศวกรรมศาสตร์และเทคโนโลยี ทั้งนี้ ในแต่ละปีการศึกษา/ภาคการศึกษา ทางหอสมุดฯ จะมีหนังสือเชิญผู้ประสานงานของแต่ละคณะวิชาเพื่อมาร่วมประชุม/แลกเปลี่ยนเรียนรู้/อัพเดทข้อมูลกัน ในวันศุกร์ที่ 17 มีนาคม 2566 นี้