ประสบการณ์ครั้งแรกกับเบื้องหลังการจัดสัมมนาออนไลน์

ในครั้งแรกที่ดิฉันได้รับมอบหมายในการเขียนโครงการสัมมนาฯ  เนื่องจากสถานการณ์ในช่วงสถานการณ์โควิด-19 นี้ ทางมหาวิทยาลัยฯ มีการเรียนการสอนแบบออนไลน์ 100 % และบุคลากรมีการทำงานแบบ Work from Home การจัดสัมมนาจึงต้องจัดในรูปแบบ “การสัมมนาออนไลน์” ทุกส่วนงานและการประสานงานแทบไม่ได้พบปะหน้ากัน เกือบทุกขั้นตอนจึงเป็นการทำงานแบบสื่อสารผ่านเครื่องมือสื่อสาร ผ่านสื่อโซเชียลต่าง ๆ เช่น ไลน์ อีเมล เฟสบุ๊ค เป็นต้น  ซึ่งดิฉันได้รับมอบหมายในการเป็นเลขาโครงการฯ ยอมรับว่ายังไม่เคยมีประสบการณ์จัดสัมมนาออนไลน์มาก่อน รู้สึกกังวลและตื่นเต้นเป็นอย่างมาก เมื่อการปฏิบัติหน้าที่ผ่านพ้นและบรรลุตามวัตถุประสงค์ด้วยดี จึงอยากนำประสบการณ์มาเล่าสู่กันฟัง ซึ่งพอจะสรุปขั้นตอนในการดำเนินการได้ ดังนี้

  1. เริ่มด้วยการประสานงานกับผู้บังคับบัญชาเกี่ยวกับรายละเอียดและแนวทางการจัดโครงการสัมมนานี้ เช่น หัวข้อการบรรยาย วิทยากร งบประมาณ กำหนดการคร่าว ๆ เป็นต้น
  2. ดำเนินการหาข้อมูลเพื่อติดต่อประสานงานเรียนเชิญท่านวิทยากร ดำเนินการทาบทามท่านวิทยากร ประสานงานสอบถามกำหนดการจัดสัมมนาที่ลงตัวทั้ง 2 ฝ่าย คือ หน่วยงานผู้จัดและวิทยากร จนได้กำหนดการที่แน่นอน จึงขอข้อมูลประวัติท่านวิทยากร
  3. ดำเนินการเขียนโครงการฯ เพื่อขออนุมัติฯ จัดส่งทางอีเมลเสนอผู้บังคับบัญชาตรวจสอบ พร้อมแต่งตั้งคณะกรรมการฯดำเนินการแก้ไขตามความเหมาะสมจนแล้วเสร็จ
  4. ดำเนินการจัดส่งโครงการฯ ทางอีเมลแก่ผู้มีส่วนเกี่ยวข้องในการนำเสนอท่านผู้อำนวยการอนุมัติฯ ระหว่างนี้ มีการปรับแก้เล็กน้อย
  5. ติดตามสอบถามการอนุมัติโครงการฯ จากผู้เกี่ยวข้อง
  6. เมื่อโครงการฯ ได้รับการอนุมัติ ดำเนินการประสานงานกับท่านประธานฯ และคณะกรรมการฯ ผู้เกี่ยวข้องเพื่อวางแผนการปฏิบัติงาน ดังนี้

6.1 ผู้รับผิดชอบดำเนินการจัดทำแบบสมัครเข้ารับการอบรมออนไลน์ผ่าน Google Form

6.2 ผู้รับผิดชอบดำเนินการเปิด Host ในการสัมมนาออนไลน์ผ่านระบบประชุมออนไลน์ (Zoom)

6.3 ผู้รับผิดชอบดำเนินการจัดทำป้ายประชาสัมพันธ์โครงการฯ และจัดส่งข้อมูลต่าง ๆ เช่น โครงการฯ ข้อมูลวิทยากร ลิงค์แบบสมัครออนไลน์ ลิงค์การเข้าร่วมสัมมนาออนไลน์ผ่านระบบประชุมออนไลน์ (Zoom) เพื่อดำเนินการจัดทำป้ายประชาสัมพันธ์ต่อไป

6.4 ผู้รับผิดชอบดำเนินการจัดทำหนังสือเรียนเชิญวิทยากร และการประสานงานกับท่านวิทยากรเกี่ยวกับเอกสาร/ไฟล์ประกอบการอบรม เป็นต้น

6.5 ผู้รับผิดชอบดำเนินการตรวจสอบ-ตอบรับการสมัครอบรมออนไลน์ การส่งลิงค์การประชุมและแบบประเมินโครงการฯ (ออนไลน์) แก่ผู้สมัครทุกราย

6.6 ผู้รับผิดชอบดำเนินการเบิก-จ่าย ค่าใช้จ่ายในโครงการฯ เช่น ค่าตอบแทนวิทยากร เป็นต้น โดยประสานงานจัดส่งโครงการที่อนุมัติแล้วแก่ผู้รับผิดชอบเบิก-จ่ายด้วย

6.7 ผู้รับผิดชอบดำเนินการจัดทำ (ร่าง) คำกล่าวในการเปิดงานฯ แก่ท่านผู้อำนวยการฯ

6.8 ผู้รับหน้าที่พิธีกรฯ

6.9 ผู้รับผิดชอบดำเนินการจัดทำแบบสอบถาม และประมวลผลแบบสอบถาม (Google Form)

สุดท้ายนี้  ดิฉันหวังว่า ข้อมูลนี้จะเป็นประโยชน์แก่ตัวดิฉันเองในคราวต่อไป และอาจจะเป็นประโยชน์แก่เพื่อน ๆ ไม่มากก็น้อยนะคะ