การเขียนหนังสือราชการ

ด้วยเมื่อช่วงเดือนมิถุนายน 2562 ได้มีโอกาสลงทะเบียนเรียนออนไลน์ สำนักงาน ก.พ. เรื่อง  เสริมทักษะการเขียนหนังสือราชการ และได้อ่านหนังสือชื่อ หลักการเขียนหนังสือราชการ เพิ่มเติม แล้วทำให้ได้รับความรู้เกี่ยวกับการเขียนหนังสือราชการที่ถูกต้องมากยิ่งขึ้น และขอนำความรู้ที่ได้รับมาทบทวนและแบ่งปันกันต่อนะค่ะ

หลักการเขียนหนังสือติดต่อราชการที่ดี มีหลักการปฏิบัติดังนี้

1.เขียนให้ถูกต้อง โดยเขียนให้ถูกแบบ ถูกเนื้อหา ถูกหลักภาษา และถูกความนิยม

2.เขียนให้ชัดเจน โดยชัดเจนในเนื้อหา ชัดเจนในจุดประสงค์ และกระจ่างในวรรคตอน

3.เขียนให้รัดกุม โดยเขียนให้มีความหมายแน่นอน ดิ้นไม่ได้ ไม่มีช่องโหว่ให้โต้แย้ง

4.เขียนให้กะทัดรัดโดยเขียนให้สั้น ไม่ใช้ข้อความเยิ่นเย่อยืดยาด หรือใช้ถ้อยคำฟุ่มเฟือย

เขียนให้ถูกต้อง คือ การเขียนให้ถูกแบบหนังสือภายนอก หนังสือภายใน และหนังสือประทับตรา

การเขียนให้ถูกเนื้อหา คือ การระบุสาเหตุที่มีหนังสือไป จุดประสงค์ที่มีหนังสือไป และ การเขียนให้ถูกหลักภาษา  รูปประโยค ซึ่งประกอบด้วยคำต่างๆ ได้แก่ คำนาม คำสรรพนาม คำกริยา คำวิเศษณ์ คำบุพบท คำสันธาน คำอุทาน ดังตัวอย่างเช่น “ด้วย ก.พ.ได้แต่งตั้งท่านเป็นกรรมการสอบแข่งขันเพื่อรับทุนรัฐบาลไปศึกษาวิชา ณ. ต่างประเทศ ดังสำเนาประกาศแต่งตั้งกรรมการฯซึ่งส่งมาพร้อมกับหนังสือนี้        จึงเรียนมาเพื่อทราบ ส่วนกำหนดนัดประชุมกรรมการฯ เมื่อใดจะได้เรียนมาให้ทราบภายหลัง ”

เขียนให้ชัดเจน คือเขียนให้ชัดเจนในจุดประสงค์

1.เรื่องที่มีจุดประสงค์ประการเดียว เช่น

เรื่องแจ้งเพื่อทราบ เขียนตอนท้ายของหนังสือว่า “ จึงเรียนมาเพื่อทราบ ”

เรื่องชี้แจงให้เข้าใจ เขียนตอนท้ายของหนังสือว่า “ จึงเรียนมาเพื่อโปรดทราบ ” หรือ “ จึงเรียนชี้แจงมาเพื่อโปรดเข้าใจตามนี้ด้วย ” หรือ “ จึงเรียนซ้อมความเข้าใจมา เพื่อถือเป็นหลักปฏิบัติต่อไป ”

เรื่องสั่งการ เขียนตอนท้ายของหนังสือว่า “ จึงเรียนมาเพื่อถือเป็นหลักปฏิบัติต่อไป ” หรือ “จึงเรียนมาเพื่อโปรดดำเนินการต่อไป ”

เรื่องขออนุมัติ เขียนตอนท้ายของหนังสือว่า “ จึงเรียนมาเพื่อโปรดพิจารณาอนุมัติด้วย จะขอบคุณมาก ” หรือ “ จึงเรียนมาเพื่อโปรดนำเสนอ ก.พ. พิจารณาอนุมัติด้วย ”

2.เรื่องที่มีจุดประสงค์หลายประการ ตัวอย่างเช่น เรื่องหารือจะมีจุดประสงค์ 2 ประการ คือ ขอให้พิจารณาข้อหารือ และขอให้แจ้งผลให้ทราบ

การเขียนที่ถูกต้อง คือ “ จึงเรียนมาเพื่อขอได้โปรดนำเสนอ ก.พ. พิจารณาวินิจฉัยแล้ว แจ้งผลให้ทราบด้วยจะขอบคุณมาก ”

เขียนให้รัดกุม คือ เขียนให้ตรงและถูกต้องตามที่ผู้ใช้ต้องการ เลือกคำที่ใช้อยู่ในภาษาปัจจุบันและถูกต้องตามหลักภาษา  ใช้คำไทยให้มากที่สุดและเลือกใช้พจนานุกรม ปทานุกรม สารานุกรม ช่วยในการเลือกหาคำที่ถูกต้อง

เขียนให้กะทัดรัด  เรื่องที่เขียนต้องได้ใจความที่ย่อสั้นที่สุดของหนังสือฉบับนั้น

ตัวอย่างเรื่องที่ยาวเกินความจำเป็น“ การลงโทษข้าราชการพลเรือนที่กระทำผิดวินัยข้าราชการพลเรือนฐานทุจริตในการสอบ ”

ตัวอย่างการเขียนที่ถูกต้อง  “ การลงโทษข้าราชการฐานทุจริตในการสอบ ”

ตัวอย่างการเขียนที่สั้นจนไม่ได้ใจความ  “ ขอความร่วมมือ ”

ตัวอย่างการเขียนที่ถูกต้อง   “ ขอความร่วมมือในการจัดสัมมนานักบริหาร ”

รูปแบบทักษะการเขียนหนังสือติดต่อราชการ   ประกอบด้วย หนังสือนำส่ง  หนังสือสอบถามรายละเอียด  หนังสือตอบข้อสอบถาม  หนังสือเชิญ  หนังสือขอร้อง  หนังสือขอบคุณ  หนังสือตักเตือน หรือตำหนิ  หนังสือตอบปฏิเสธ  หนังสือขอความร่วมมือ และหนังสือขอความช่วยเหลือ

การเขียนหนังสือราชการที่ดี ประกอบด้วย

มีชีวิต                 คือ สื่อความหมายได้

มีวิญญาณ          คือ หวังผลตามจุดมุ่งหมาย

มีสติ                   คือ  ให้เกิดผลดี ไม่มีผลร้าย

มีหลัก                 คือ  ถูกหลักในการเขียนหนังสือที่ดี

มีศิลปะ               คือ  คมคาย เพราะพริ้ง โน้มน้าวจูงใจ

¯¯¯¯¯¯¯¯¯