การเขียนรายงานการประชุม

การเขียนรายงานการประชุม ส่วนตัวต้องฝึกฝนเป็นอย่างมาก ด้วยทำหน้าที่เลขาบรรณารักษ์ ทุกครั้งที่ประชุมต้องจดบันทึก ข้อด้อยในตัวเองคือ การจับประเด็น การเขียนการใช้ภาษา ต้องขอบคุณพี่เอ๋อย่างมาก ที่สละเวลาเกลาภาษาให้ทุกครั้ง และอ่านของพี่เขา คิดในใจเสมอ เมื่อไหร่จะเขียนได้แบบนี้!! และช่วง WFH เป็นโอกาสดี ได้ค้นหนังสือมาอ่านเพื่อพัฒนาตนเอง จึงสรุปออกมาเพื่อนำมาใช้กับการทำหน้าที่เลขา

การเขียนเอกสารการประชุม 

          ชนิดของเอกสารการประชุม

1. จดหมายเชิญประชุม เป็นเอกสารที่ส่งถึงผู้ที่จะเข้าประชุมล่วงหน้า แจ้งให้ทราบว่าจะมีการประชุม วัน เวลา และสถานที่

2. ระเบียบวาระการประชุม เพื่อนำเสนอให้ที่ประชุมทราบหรือพิจารณา ในเรื่องต่างๆ โดยจัดเรียงตามลำดับ

3. รายงานการประชุม คือ การบันทึกความคิดเห็นของผู้มาประชุม ผู้เข้าร่วมประชุม เรื่องและมติที่ประชุมไว้เป็นหลักฐาน

         การเขียนข้อความในจดหมายเชิญประชุม ผู้ร่างอาจหารือกับประธาน ตรวจสอบว่าผู้ถูกเชิญประชุมว่างหรือไม่ จองสถานที่ กำหนดเวลาการประชุม และเขียนจดหมายเชิญประชุม

         ข้อความในจดหมายเชิญประชุม แบ่งได้ 3 ส่วนคือ

1. ส่วนนำ แจ้งให้ทราบถึงเรื่อง คำขึ้นต้น สิ่งที่ส่งมาด้วย (ถ้ามี)

2. ส่วนเนื้อหา แจ้งให้ทราบเรื่อง อาจกล่าวถึงการกำหนด วัน เวลา สถานที่ประชุม

3. ส่วนท้าย เป็นส่วนที่เน้นจุดประสงค์ของจดหมายเชิญประชุมฉบับนั้นๆ

         การเขียนข้อความในระเบียบวาระการประชุม โดยทั่วไปประกอบด้วย 5 วาระ

1. เรื่องแจ้งเพื่อทราบ คือ เรื่องที่ประธานจะนำมาแจ้งให้ผู้เข้าประชุมทราบ

2. เรื่องรับรองรายงานการประชุม คือ การรับรองรายงานการประชุมโดยปกติระเบียบวาระนี้จะหมายถึงการรับรองรายงานการประชุมครั้งล่าสุด

3. เรื่องสืบเนื่อง คือ เรื่องที่ประชุมค้างพิจารณาไว้

4. เรื่องเสนอพิจารณา คือ เรื่องที่เป็นหัวข้อสำคัญที่ต้องจัดให้มีประชุมขึ้น

5. เรื่องอื่นๆ (ถ้ามี) คือ เรื่องที่ผู้เข้าประชุมต้องการแจ้งให้ที่ประชุมทราบ โดยไม่เกี่ยวกับวัตถุประสงค์ของการประชุมนั้น

          การเขียนข้อความในระเบียบวาระการประชุม ควรมีลักษณะดังนี้

1. ใช้ภาษาที่เป็นทางการ

2. ใช้ภาษาที่มีความกะทัดรัด และตรงประเด็นที่ต้องการเสนอ

           การเขียนจดบันทึกรายงานการประชุม มี 3 วิธี

1. จดละเอียดทุกคำพูด

2. จดย่อคำพูดที่เป็นประเด็นสำคัญ

3. จดเฉพาะเหตุผลและมติของที่ประชุม

           ประโยชน์ที่ได้รับจากการอ่าน

1. เพื่อพัฒนา เพิ่มศักยภาพในการทำหน้าที่เลขานุการให้ดีขึ้น

2. ให้เห็นขั้นตอน กระบวนการ ความสำคัญก่อนและหลังการประชุม

ที่มา : ประภัสสร ภัทรนาวิก. (2550). การเขียนเอกสารสำนักงาน. [สงขลา] : ศูนย์หนังสือมหาวิทยาลัยทักษิณ